4.1. Документирование операций. Первичные учетные документы.
4.2. Документооборот.
4.1. Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошной учет всех хозяйственных операций путем их строгого документирования. Документальное оформление хозяйственных операций является основной формой учетного наблюдения.
Наблюдение, измерение и регистрация хозяйственных операций, в совокупности представляющие собой документирование операций, относятся к первой стадии учетного процесса.
Документирование операций - это способ первичной регистрации хозяйственных операций, основывающийся на документальном подтверждении всех фактов хозяйственной деятельности правильно оформленными оправдательными документами.
Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно все хозяйственные операции, которой проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной
хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.
По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.
Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ
о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство, доверенность на получение товара и др.).
Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации. Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.
Оправдательными являются документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции. К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, накладные, расчетные документы и др.
Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, так и расписка данного лица в их получении из кассы организации).
Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.
Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных требований:
1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы) и код формы;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции. Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.
2. Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Федеральной службой государственной статистики (до 1 сентября 2004 г. имела название Государственный комитет РФ по статистике - Госкомстат России).
Альбомы содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.
В настоящее время все организации обязаны применять следующие основные унифицированные формы первичной учетной документации:
- по учету кассовых операций;
- по учету материалов;
- по учету торговых операций;
- по учету основных средств;
- по учету нематериальных активов;
- по учету труда и его оплаты;
- авансовый отчет;
- по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
- по учету результатов инвентаризации.
Отдельные организации (в зависимости от специфики своей деятельности) кроме указанных выше форм обязаны применять некоторые из перечисленных ниже унифицированных форм первичной учетной документации:
- по учету работ в капитальном строительстве;
- по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- по учету работы строительных механизмов и машин;
- по учету работ в автомобильном транспорте.
Типовые формы расчетных документов по банковским операциям утверждены Положением Центрального банка РФ от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее — Положение ЦБ России о безналичных расчетах) и являются обязательными для применения всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.
Для документального оформления банковских операций, совершаемых путем безналичных расчетов, Положением ЦБ России о безналичных расчетах предусмотрено использование следующих расчетных документов:
- платежные поручения;
- аккредитивы;
-чеки;
- платежные требования;
- инкассовые поручения.
В соответствии с постановлением Госкомстата России организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации. При включении дополнительных реквизитов не допускается удаление из унифицированных форм ни одного из утвержденных Госкомстатом России реквизитов.
При использовании различных бухгалтерских программ, основанных на использовании средств вычислительной техники, допускается также самостоятельный выбор того или иного формата форм, изменение размеров граф или строк унифицированных форм первичной учетной документации.
В расчетных документах изменение реквизитов, размеров полей и граф расчетных документов, установленных Положением ЦБ России о безналичных расчетах, не допускается.
Организациям дано право самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах и утверждаются непосредственно организацией, должны содержать нормативно установлено обязательные реквизиты, перечень которых был приведен выше.
Разработанные организацией формы первичных учетных документов с краткими указаниями по их заполнению подлежат утверждению руководителем организации и должны прилагаться к приказу об учетной политике организации.
3. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
4. Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям лиц, а не к их фамилиям.
5. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица платежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации (например, квитанция к приходному кассовому ордеру, платежные поручения и др.).
6. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.
7. В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.
8. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
9. Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные поручения) не допускается. Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые документы. Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то чек перечеркивается и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек.
В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, однако эти исправления должны быть обязательно оговорены.
Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следующем порядке:
- неправильно написанный текст (или неправильно указанная сумма) должен быть
аккуратно зачеркнут одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы прочесть зачеркнутый текст (сумму);
- правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);
- исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и согласовано с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;
- указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;
- в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.
10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке.
Проверка осуществляется:
- по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);
- арифметически (проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);
- по содержанию (проверяется законность отраженных в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).
Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. В таких случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
4.2 .Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.
В общем случае документооборот включает в себя следующие этапы:
- составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;
- перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;
- систематизацию переносимых сведений путем отражения на соответствующих
счетах бухгалтерского учета;
- составление бухгалтерской отчетности организации по окончании отчетного периода на основании данных учетных регистров;
- составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;
- обработку и систематизацию всех документов для последующей сдачи в архив.
Перечень первичных учетных документов, сроки составления, представления и обработки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных данных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота.
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.
Правильно составленный график документооборота создает условия:
- для улучшения качества всей учетной работы в организации;
- для рационального распределения должностных обязанностей между работниками;
- для усиления контрольных функций бухгалтерии;
- для своевременного составления бухгалтерской отчетности и др.
Примерный график документооборота должен содержать следующий перечень работ:
- порядок создания документов (устанавливаются ответственные за выписку, оформление и исполнение тех или иных документов, сроки их исполнения и количество экземпляров);
- порядок проверки документов (устанавливаются ответственные за представление документов к проверке, порядок и срок их представления, а также ответственные за проверку представленных документов);
- порядок обработки документов (устанавливаются исполнители и сроки исполнения);
-порядок передачи документов в архив (устанавливаются исполнители и сроки передачи документов в архив).
Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передаче в архив.
В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и, бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
До передачи в архив указанные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. При этом обязанностью руководителя организации является определение порядка хранения документов и назначение ответственных работников. Главный бухгалтер несет ответственность за сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и отчетов, оформление и передачу их в архив.
Обработанные первичные учетные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке, подшиваться в папки (дела) и сопровождаться справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки из банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери или злоупотреблений.
На папках (делах) должны быть указаны наименование организации, период, за который скомплектованы документы (год, квартал, месяц), номера документов (с № по № включительно), общее количество листов в деле, срок хранения дела и другие справочные сведения.
Обработка документов, подлежащих сдаче в архив, производится ежегодно.
Сроки хранения бухгалтерских документов определяются организацией с учетом требований действующего законодательства.
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, подлежащих сдаче в архив.
В соответствии с этим законом перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов.
В общем случае первичные бухгалтерские документы хранятся на месте в организации не менее 5 лет. По истечении указанного срока эти документы могут быть уничтожены с разрешения уполномоченного архивного органа.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится только после упорядочения и представления в архивный орган описей на документы долговременного срока хранения по личному составу.
Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение соответствующего архивного органа. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу (документы по учету кадров) длительного срока хранения согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации.
К документам по личному составу относятся:
- приказы о приеме, перемещении и увольнении работников организации (формы
№ Т-1, № Т-1 а, № Т-5, № Т-5а, № Т-8, № Т-8а);
- личные карточки на уволенных работников (форма № Т-2);
- лицевые счета на всех работников, включая совместителей и лиц, работающих по
договору подряда.(формы № Т-54 и № Т-54а).
Перечисленные формы относятся к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Указанные документы являются единственным основанием для восстановления трудового стажа и начисления пенсий гражданам и поэтому имеют срок хранения 75 лет.
В случае прекращения деятельности организации документы по личному составу подлежат обязательной сдаче в государственный архив.