Лабораторная работа №2
Таблицы в MS Access, их структура и
средства создания
Цель занятия
1. Получение необходимых сведений о таблицах, их структуре, ключевых полях.
2. Приобретение практического навыка создания таблиц с помощью конструктора таблиц MS Access, импорта таблиц и модификации их структуры.
3. Приобретение практического навыка создания таблиц в режиме таблицы.
4. Получение необходимых сведений о шаблонах таблиц.
5. Получение необходимых сведений об индексах. Получение практического навыка создания индексов.
Выполнение лабораторной работы
1.Создана пустая БД и сохранена ее под именем " Учет товарооборота " в D:\
2.Создана в режиме Конструктора таблица в соответствии со структурой.
3.Сохранена созданная таблица под именем «Товар » (Ключевое поле выделено жирным шрифтом).
4.Импортирована из БД «Борей » таблица «Доставка ».
5.Добавлена в таблицу «Товар » поле Доставка. С помощью Мастера подстановок организована связь между таблицами «Товар » и " Доставка ".
6.Перемещена поле Доставка за полем Поставщик.
7.Добавлено поле Примечание.
8.Выбран тип данных для поля Примечание, позволяющий хранить в таблицах изображения, электронные таблицы, звукозаписи и т.д.
9. Вставлено за полем Количество дополнительное поле НаличиеНаСкладе с типом данных Логический.
10.Создана таблица «Поставщик » в режиме таблицы в соответствии со следующей структурой (вместо Добавить поле вписываем имя поля):
11.Сохранена таблица под именем " Поставщик ".
12.Перешел в режим Конструктора таблиц. Переименовано ключевое поле Код в КодПоставщика.
13.Для полей ТипРегиона, Регион, Район, ТипНаселенногоПункта, НаселенныйПункт, ТипУлицы, Улица изменено тип данных на Числовой.
14. Для поля Страна в Свойствах поля введите в свойство Значение по умолчанию «Россия ». Сохраните изменения. 
15. Заполните часть полей таблицы следующими данными:
16. Создайте простой индекс для поля НазваниеФирмы, выбрав в нижней половине окна в свойстве Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются). Перейдите в режим таблицы и попробуйте ввести в поле НазваниеФирмы какое-нибудь название второй раз. Перейдите на новую запись. Объясните полученное сообщение.
17. Создайте составной индекс с именем Адрес с помощью окна индексов для полей НаселенныйПункт, Улица, Дом, Комната.
18. Создайте таблицу «Сотрудник » в режиме Конструктора таблиц в соответствии со следующей структурой:
Ответы
1. Текстовые поля, Числовые поля, Поля Денежного типа.Счетчик Дата/время, Логические поля, Поля МЕМО, Поля объекта OLE, Поля Вложения.
2. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов. Необходимую ширину поля можно задать в строке Размер поля окна Конструктора Свойства поля.
Числовые поля отличаются от текстовых тем, что допускают ввод данных только числового типа. Причем, только над числовыми полями возможно выполнение математических операций. Используя значение свойства Размер поля, можно установить необходимый формат для полей числового типа.
Поля Денежного типа аналогичны числовым (отличие: Формат поля устанавливается автоматически, Число десятичных знаков по умолчанию равно двум). Размер поля – 8 байтов.
Значения полей типа Счетчик не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении в таблицу каждой новой записи. Их значения уникальны, последовательно возрастают на 1 или могут быть любыми случайными числами. Размер поля – 4 байта.
Данные полей Дата/время представлены в специальном формате. Конкретный вариант Формата поля устанавливается в разделе Свойства поля Конструктора. Тип данных Дата/время автоматически использует поддержку встроенного интерактивного календаря для выбора даты. Кнопка календаря автоматически появляется с правой стороны от даты. Можно отключить календарь, используя свойство Отображать элемент выбора для даты.
Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл. Размер – 1 бит.
Поля МЕМО могут содержать те же данные, что и текстовые поля, но размер поля МЕМО может достигать 65535 символов. Поля MEMO могут хранить форматированный текст. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML.
Поля объекта OLE позволяют хранить в таблицах Access объекты других приложений Windows: документ MS Word, таблицу MS Excel, рисунок, звукозапись. Размер – до 1 Гб.
В MS Access введен еще один тип полей - поля Гиперссылки, которые предназначены для хранения адресов гиперссылок, что позволяет организовывать информационные справочно-правовые системы типа «КонсультантПлюс», «Гарант» и т.п. Можно также хранить ссылки на объекты приложения Access, которые хранятся в БД. Размер – 65535 символов в одном элементе управления.
Тип данных Мастер подстановок запускает Мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка. Список значений создается пользователем.
Поля Вложения позволяют хранить все типы документов и двоичные файлы в БД (файлы, которые нельзя прочесть с помощью текстового редактора, такие как цифровые изображения (фотографии и другие изображения) или файлы, созданные с помощью других приложений Microsoft Office). Вложения можно использовать для хранения нескольких файлов в одном поле, причем в этом поле можно хранить файлы разных типов. Размер - 2 гигабайта для сжатых вложений; для несжатых вложений приблизительно 700 КБ, в зависимости от степени сжатия вложений.
3. Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись. MA Access создает поле Код с типом данных Счетчик, т.е. при внесении каждой новой записи значение номера в этом поле будет увеличиваться на 1. Этот номер и будет являться первичным ключом для каждой новой записи.
4. Мастер подстановок позволяет создавать поля с раскрывающимся списком значений для выбора и подстановки их в поле.
5. Для того чтобы этот порядок изменить, необходимо выполнить следующие действия:
Слева от имени поля находится область выбора поля. Необходимо перейти на строку с названием поля, которое надо переместить, и щелкнуть левой кнопкой мыши по этой области. При этом вся строка будет выделена.
Теперь, щелкнув по области выбора поля и не отпуская кнопку мыши, можно заметить, что под курсором мыши появился маленький пунктирный прямоугольник.
Далее необходимо перенести всю строку так, чтобы она оказалась прямо над тем полем, перед которым нужно ее расположить.
Отпускаем кнопку мыши. Поле теперь будет находиться на новом месте.
С помощью кнопки Отменить на панели быстрого доступа можно вернуть перемещенное поле на прежнее место.
6. Добавление, изменение, удаление.
7. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов.
8. Различают простые и составные индексы.
9. Создание Простого индекса предполагает выполнение следующих действий:
1. В окне Конструктора таблицы выбрать поле, для которого создается индекс.
2. В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выбрать нужное значение.
Для создания Составного индекса используется окно Индексы. Необходимо выполнить следующие действия:
1. В окне Конструктора нажать кнопку Индексы 
на ленте инструментов в контекстной вкладке Работа с таблицами - Конструктор. На экране откроется окно Индексы (рис. 2.9).
2. В открывшемся окне надо ввести Имя индекса в первой пустой строке столбца Индекс. В качестве Имени индекса можно использовать имя одного из полей, включаемых в индекс, или любое допустимое имя.
3. В столбце Имя поля той же строки нажать кнопку раскрытия списка и выбрать первое поле Составного индекса.
4. В столбце Имя поля следующей строки выбрать имя следующего поля Составного индекса. В этой строке поле столбца Индекс следует оставить пустым.
5. По умолчанию задается порядок сортировки значений в поле По возрастанию. При необходимости порядок сортировки может быть изменен в столбце Порядок сортировки.
6. Выбрав Поле индекса в столбце маркировки, можно определить свойства Составного индекса в нижней части окна (рис. 2.10).
10. Для того чтобы создать таблицу с помощью шаблона, на ленте инструментов необходимо перейти на вкладку Создание и в группе Таблицы распахнуть список Шаблоны таблиц. Если в списке есть нужная таблица, то после щелчка по ее названию на экране откроется соответствующая таблица в режиме таблицы с уже заданным набором полей.