Для более рационального оборота наличных денег сокращения трудовых и материальных затрат, связанных с обслуживанием оборота наличных денег, основная масса платежей должна осуществляться в безналичном порядке. Предприятия и организации всех форм собственности должны сдавать в банк для зачисления на их расчетные (текущие) счета все суммы, полученные ими наличными деньгами, за проданные товары, оказанные услуги и выполненные работы и др. Предприятиям и организациям по согласованию с обслуживающими их банками устанавливается лимит кассовой наличности, т.е. предельная сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия. Для установления лимита остатка наличных денег организация представляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу».
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных банках, оно обращается по своему усмотрению в один из них с расчетом на установление лимита, о чем уведомляет другие банки. Если предприятие не предоставило соответствующий расчет, лимит считается нулевым, а вся наличность, находящаяся в кассе сверхлимитной.
Лимит остатка определяется исходя из объема наличного денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. (См. ПРИЛОЖЕНИЕ 2)
Установленные банком лимиты письменно сообщаются организациям, возможно как вторые экземпляры справки по форме №0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться и в течение года.
Сверх установленных банком лимитов денежные средства в кассе организации могут находиться только в дни выдачи заработной платы, пенсий, пособий в течение 3 рабочих дней, включая день получения денежных средств на эти цели в банке.
За несоблюдение действующего порядка хранения наличных денег, а также накопление в кассе сверхлимитных денег вводятся штрафы в 3-х кратном размере выявленной сверхлимитной наличности. На руководителя предприятия, допустившего накопление сверхлимитных денег, налагается штраф в 50-кратном размере минимальной месячной оплаты труда.
Контроль за соблюдением предприятиями и организациями правил наличного денежного обращения возлагается на обслуживающие банки. Большое значение придается правильной и четкой организации кассовой работы в коммерческом банке, которая должна обеспечить и сохранность ценностей, и своевременное обеспечение кассовой наличностью обслуживаемых банком предприятий и организаций, и инкассацию денежной наличности. При этом работы должны вестись с полным соблюдением кассовой дисциплины. Отношения кредитных организаций с клиентами, а также учреждениями Банка Российской Федерации осуществляются на договорной основе. Порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам, неплатежным и поддельным денежным знакам определяется договором.
Коммерческие банки осуществляют операции с наличными деньгами по обслуживанию клиентов только при наличии у них лицензии, выданной Центральным банком Российской Федерации (или его территориальным управлением) на ведение кассовых операций, при этом банку устанавливается лимит Операционной кассы, размер которого зависит от объема выполняемых банком операций. Операционной кассой называется вся денежная наличность, используемая для выполнения кассовых операций.
Для обеспечения рационального оборота наличных денег в кассе банк на основе заявок клиентов составляет кассовый прогноз поступлений и выплат наличными деньгами. При недостатке кассовой наличности для обеспечения предстоящих выплат банк может получить наличные деньги в расчетно-кассового центра за счет средств на корреспондентском счете банка. Сверхлимитный остаток операционной кассы подлежит сдаче в расчетно-кассового центра для зачисления на корреспондентский счет банка.
Для приема и выдачи наличных денег и других ценностей в коммерческом банке создается отдел кассовых операций, который возглавляет заведующий кассой (старший кассир), осуществляющий руководство отделом и контроль за работой кассового аппарата банка. Наряду с главным бухгалтером и руководителем банка заведующий кассой несет ответственность за правильную организацию кассовой работы, четкое кассовое обслуживание предприятий и организаций, а также населения, своевременное отражение в учете денег, поступивших в кассу или выданных из кассы, сохранность всех ценностей в кассе банка.
В коммерческом банке создаются кассы приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние, кассы для выдачи чековых книжек, пересчета денежной выручки. Виды и количество таких касс зависят от объема операций и характера деятельности банка.
Для хранения наличных денег и других ценностей в коммерческом банке выделяется специальное помещение - денежное хранилище. Технические требования к оборудованию касс и денежного хранилища определяются в специальном документе Центрального банка Российской Федерации. Кабины касс должны быть оборудованы таким образом, чтобы можно было зрительно следить за работой кассира, но в то же время помещение кассы должно быть защищено от проникновения в него извне. Денежное хранилище оборудуется так, чтобы обеспечить полную сохранность ценностей. В хранилище имеются несгораемые и железные шкафы, запирающиеся стеллажи для хранения наличных денег и ценностей.
В соответствии с письменным распоряжением руководителя кредитной организации ответственность за сохранность ценностей в хранилище может быть возложена на заместителей руководителя и главного бухгалтера кредитной организации или при наличии в кредитной организации подразделений, осуществляющих расчетно-кассовое обслуживание клиентов, - на должностных лиц этих подразделений, а также заведующего.
Непосредственное выполнение операций с наличными деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники кредитной организации. С каждым кассовым и инкассаторским работником, выполняющим операции с наличными деньгами и другими ценностями, заключается договор о полной материальной ответственности.
По решению руководителя кредитной организации операции с ценностями могут осуществляться группами материально ответственных лиц, с которыми заключаются договоры о коллективной (бригадной) ответственности. Кассовые и инкассаторские работники несут полную материальную ответственность за сохранность вверенных им ценностей в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Кассовым работникам запрещается:
- передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;
- выполнять поручения организаций по проведению операций с денежной наличностью по их счетам в кредитной организации, принимая объявления на взнос наличными или денежные чеки, минуя операционных работников;
- хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями кредитной организации.
Для хранения наличных денег и других ценностей в течение рабочего дня кассовые работники кредитной организации обеспечиваются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа, специальными столами, имеющими индивидуальные секреты замков. Операции по обработке денежной наличности выполняются с использованием средств механизации и автоматизации кассовых операций.
Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, образцами подписей кассовых работников указанных касс. (См. ПРИЛОЖЕНИЕ 3) Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.
Передача приходных и расходных документов между кассовыми и операционными работниками кредитной организации производится внутренним порядком.
Незнание кассовыми и инкассаторскими работниками требований Положения о порядке ведения кассовых операций не может служить основанием для освобождения их от ответственности в случае допущенных ими каких-либо нарушений.
Планирование операций с денежной наличностью клиента