Сущность самоменеджмента и его основные функции

 

Основные вопросы темы

1. Понятие самоменеджмента и его основные функции.

2. Управление карьерой.

3. Организация личного труда.

 

1. Чтобы эффективно управлять людьми, менеджер в первую очередь должен овладеть наукой и искусством управления самим собой. Самоменеджмент (персональный ме­неджмент) помогает руководителю: рационально организовывать свой труд и труд своих подчиненных; реализовывать профессио­нальные и жизненные цели; избегать стрессовых ситуаций; повышать работоспособность; получать удовлетворение от вы­полняемой работы.

Разумная самоорганизация дает менеджеру следующие преимущества:

· выполнение работ с меньшими затратами;

· лучшая организация личного труда;

· меньшая загруженность работой;

· меньше ошибок при выполнении своих функций;

· удовольствие от работы, большая мотивация труда;

· меньше спешки и стресса;

· рост квалификации;

· лучшие результаты труда;

· достижение профессиональных и жизненных целей крат­чайшим путем.

Существуют разные точки зрения на понятие самоменедж­мента. Довольно распространена узкая трактовка самоменедж­мента как индивидуальной технологии использования рабочего времени. Л. Зайверт, например, дает такое определение: «Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование испытанных праюических методов работы в повседневной деятельности, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».

В большинстве источников самоменеджмент определяют как самоуправление, процесс самодеятельности, возвышения лич­ности.

Эффективное самоуправление объективно связано как с че­ловеческой природой (биоритмы, генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.

Самоменеджмент - это наука и искусство по:

• эффективному использованию базовых ресурсов личности (та­ких как время, активность, платежеспособность, образованность);

• управлению процессами жизнедеятельности личности (труд ме­неджера, использование свободного времени, карьера);

• управлению результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).

Основная цель персонального менеджмента состоит в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возмож­ности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь само­определяться), преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций;

1. Постановка цели.

2. Анализ и формирование личных целей.

3. Планирование. Разработка планов и альтернативных вари­антов своей деятельности.

4. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.

5.Реализация и организация. Составление распорядка дня и
организация личного трудового процесса в целях реализации
поставленных задач.

6. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необ­ходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге распо­ложена дополняющая функция (информация и коммуникации).Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» осталь­ные функции, поскольку коммуникации как обмен информаци­ей необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в данной модели, а многообразно переплетаются.

Определенные рабочие приемы и методы управления собой, своим временем, карьерой, имиджем составляют технику само­менеджмента, которая представлена в таблице 1.

Систему персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного уп­равлять самим собой (табл. 2). Данная модель показывает, что искусство управлять собой складывается из основных блоков личных качеств:

· приверженность к систем­ному подходу;

· умение це­нить и эффективно использовать время;

· умение сосредото­читься на главном;

· умение все делать по порядку;

· уме­ние не упускать из виду мелочи;

· умение анализировать затра­ты времени

 

Таблица 1.

Техника самоменеджмента.

 

Функции самоменеджмента	Рабочие приемы, методы	Достигаемый результат
1.Постановка це­лей	Определение целей, ситу­ационный анализ, целе­вые стратегии и методы достижения успеха, фор­мулирование цели.	Мотивация. Устранение слабых сто­рон. Распознавание преиму­ществ. Концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших ша­гов.
2. Планирование	Годовое планирование. Месячное планирование. Декадное планирование. Планирование дня. Принципы временного менеджмента. Метод «Альпы». Менеджмент с помощью дневника времени	Подготовка к реализации цели. Оптимальное распределе­ние и использование вре­мени. Сокращение сроков ис­пользования
3. Принятие реше­ний	Установка приоритетов. Принцип Парето (соот­ношение 80:20), АБВ-анализ. Принцип Эйзенхауэра. Делегирование дел.	Приводящая к успеху ор­ганизация труда. Перво­очередное решение жиз­ненно важных проблем. Упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат.

 

Таблица 2.

Умение управлять собой.

 

Основные блоки качеств (первый уровень)	Содержание критерия	Первичные качества (второй уровень)
1. Самодисципли­на	Умение держать себя в руках, уп­равлять своим по­ведением	1. Обязательность, способность держать слово. 2. Пунктуаль­ность, точность исполнения. 3. Собранность, умение не раз­брасываться. 4. Наличие чувства ответственности. 5. Умение от­казываться от удовольствий ради главного
2. Знание техники личной работы	Знание правил и приемов личной работы и умение ими пользоваться	1. Организация рабочего места. 2.Умение работать с информа­цией. 3. Умение составлять до­кументы. 4. Умение говорить по телефону. 5. Умение слу­шать. 6. Умение планировать свои дела. 7. Знание методов рационализации личного труда. 8. Умение пользоваться современной организационной и вы­числительной техникой. 9. Уме­ние менять занятия. 10. Знание технологии коммуникаций. 11. Умение делегировать пол­номочия. 12. Умение подгото­виться к служебной команди­ровке.
3.Эмоционально-волевой потен­циал	Способность уп­равлять своей во­лей	1. Волевые качества. 2. Тру­долюбие. 3. Упорство в работе. 4. Целеустремленность. 5. Ре­шительность.6. Напористость. 7. Умение заинтересовать, мо­тивировать себя. 8. Оптимизм и жизнерадостность. 9. Увле­ченность работой. 10. Предан­ность работе и коллективу.11. Семейное благополучие. 12. Уверенность в самом себе.13. Психологическая подготов­ка к работе.
4. Способность де­лать себя здоро­вым	Хорошее состоя­ние здоровья, ги­гиена умственного труда	1.Физические нагрузки. 2. Питание. 3. Сон. 4. Дыха­ние. 5.Водные процедуры. 6. Закаливание. 7. Борьба с шумом. 8.Тренированность нервной системы. 9. Умение расслабиться. 10. Отказ от вредных привычек. 11. Режи­мы труда и отдыха
5. Способность формулировать и реализовывать жизненные цели	Умение формули­ровать и добивать­ся реализации жизненных целей	1. Способность познать самого себя. 2. Умение формулировать свои жизненные цели. 3. Умение принимать решения. 4. Умение планировать карьеру. 5. Умение найти и получить хорошую рабо­ту. 6. Умение адаптироваться в коллективе.
6. Личный само­контроль	Способность контролировать процессы и ре­зультаты своей деятельности	1. Контроль процессов. 2. Контроль результатов. 3. Контроль дня. 4. Умение формировать и контролировать свой имидж.

2. Карьера — это субъективно осознанные суж­дения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути са­мовыражения и удовлетворения трудом, это поступательное дви­жение по служебной лестнице, улучшение навыков, способнос­тей, квалификационных возможностей и размеров вознагражде­ния, связанных с деятельностью работника. Жизнь человека вне работы также имеет значительное влияние на карьеру.

Сделать карьеру — значит добиться престижного положения в обществе, больших полномочий, более высокого статуса, власти, денег. При этом имеется в виду престижность с точки зрения об­щественного мнения.

Успешная карьера не делает сама по себе человека счастли­вым. Но еще меньше шансов у неудачника почувствовать себя счастливым, поэтому успех всегда желателен, особенно в тех сфе­рах, которые являются ключевыми. Однако очень важно какой ценой это достигается. Чья-то сломанная жизнь — это слишком высокая цена успеха.

Какие люди делают карьеру? Какие люди ус­пешны в достижении карьерных целей? Во-первых, те, кто их ставит!

Значение постановки целей определяется тем, что люди, точ­но знающие, что делать, самоопределяются, самоутверждаются намного быстрее и являются наиболее преуспевающими.

Над людьми, не имеющими четких личных целей, обычно господствуют требования момента.

Выдающийся менеджер Ли Якокка отмечал: «Чтобы преус­петь в бизнесе, как, впрочем, и почти во всем другом, самое глав­ное — сосредоточиться и рационально пользоваться своим време­нем. А чтобы целесообразно использовать свое время, необходи­мо твердо осознать, что именно главное в вашей работе, а затем отдать себя целиком осуществлению этого главного».

Если вы хотите сделать карьеру, следует осознать, что реализа­ция ваших намерений потребует от вас полной отдачи, отказа от чего-либо привычного для вас и напряжения всех духовных и фи­зических сил, возможно, в течение продолжительного времени.

Одного желания для работы с полной самоотдачей ма­ло, необходимо дать четкие ответы на такие вопросы, как:

• Каких целей необходимо достичь?

• Согласуются ли они между собой?

• Существует ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

• Что необходимо сделать для этого (силь­ные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны)-

Подобный анализ личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению це­лей. Очень важно правильно оценивать себя, в чем могут помочь специальные системы тестирования, которые дают возможность разобраться в своих достоинствах и недостатках.

 

 

Таблица 3.

 

Мои способности

 

«Срез» способностей	Сильные стороны (+)	Слабые стороны (—)
Профессиональные знания и опыт	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Социальные и комму­никационные способ­ности	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Личные способности	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Способности руково­дителя	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Интеллектуальные способности, рабочие приемы	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Прочее	1. 2. 3.	1. 2. 3.

 

В процессе анализа (необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы)) сравниваются с реальной ситуацией. Например, выбрать пять важнейших целей и определить необходимые для этих целей средства (табл. 3). Проверить, чего еще вы должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствую­щей цели, указать необходимую для достижения целей квали­фикацию и поставить конкретные реальные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.

В совокупности целей каждого человека обнаруживаются це­ли главные и промежуточные, подчиненные главным, но без ко­торых нельзя достичь конечной цели. К одним целям человек проявляет чрезвычайный интерес и готов пожертвовать самым дорогим для их достижения; другие же цели его мало волнуют и не затрагивают его эмоциональной сферы. Такая система сопод­чиненных целей называется деревом целей.

Французский социолог Б. Гурней выделяет четыре типа лич­ных целей человека, вступившего в управленческую организа­цию.

1. Стремление к безопасности, к исключению угроз риска для себя лично.

2. Стремление к повышению жизненного уровня. Для пони­мания этой цели следует иметь в виду, что удовлетворенность ра­ботников своей заработной платой зависит не только от абсолют­ной величины вознаграждения, но и от соотносительной величи­ны заработной платы их коллег.

3. Стремление к власти. Эта цель распадается на ряд взаимо­связанных подцелей: стремление к расширению круга своих пол­номочий, к достижению автономии, к продвижению вверх по служебной лестнице.

4. Стремление повысить и укрепить престиж. Эта цель разби­вается на две подцели: укрепление личного престижа и престижа самой организации.

Важным условием достижения карьерных целей является их правильная постановка. Личные цели должны отвечать следую­щим требованиям:

• Человек чувствует себя лично заинтересованным в их дости­жении.

• Возможно успешное продвижение к ним малыми шагами.

• Установлены временные пределы.

• Четко установлен конкретный конечный результат.

Наряду с общими целями важно ставить перед собой и крат­косрочные подцели и добиваться промежуточных успехов. Окру­жающая нас действительность и мы сами постоянно меняемся, поэтому цели необходимо систематически анализировать и при необходимости пересматривать, искать наилучшие из имеющих­ся возможностей.

Ошибки в выборе карьеры и ее планировании могут привести к серьезным отрицательным последствиям.

При постановке карьерных целей (как, впрочем, и других) нельзя переоценивать свои возможности, нужно учитывать свои личные качества и природные данные.

Классификация индивидуальных признаков, имеющих зна­чение при определении карьеры, такова:

1. Черты характера (уверенность в себе, общительность, спо­собность к самоутверждению, уравновешенность, реализм).

2. Профессиональные склонности (в 1988 г. в международном классификаторе профессий их было 9333, в нашей стране — око­ло 7000). По методу академика Е.А. Климова все виды професси­ональной деятельности делятся на пять основных групп: 1-я — профессии типа «человек — природа»; 2-я — профессии типа «че­ловек — техника»; 3-я — профессии типа «человек — знаковая сис­тема»; 4-я — профессии типа «человек — художественный образ»;

5-я — профессии типа «человек— человек». Многие профессии представляют собой комбинацию различных видов деятельности.

3. Способности и опыт.

4. Происхождение.

Делая карьеру в условиях рынка труда, вы поступаете как соз­датель и продавец собственной рабочей силы. Поэтому нужно ис­пользовать методы и приемы маркетинга (самомаркетинга) в по­иске работы.

В первые дни на новой работе следует воспользоваться изве­стным принципом менеджмента — «залечь на дно», для чего:

сохраняйте спокойствие; выслушивайте все, что вам говорят; сами говорите как можно меньше.

И еще несколько правил и рекомендаций, выполнение кото­рых поможет вам в процессе адаптации на новом рабочем месте:

1. Учитесь слушать. Быть хорошим слушателем — не простое искусство. Понимая подтекст и намеки, вы сможете лучше и быстрее разобраться в ситуации на новом месте.

2. Разберитесь в неформальной структуре.

3. Не откладывайте работу на потом.

4. Осуществляйте контроль выполненного.

Для того чтобы успешно закрепиться на новой работе, необходимым условием является добро­совестное и профессионально грамотное выполнение своих должностных обязанностей. Но если вы хотите, чтобы ваша работа стала очередной ступенькой в восхождении по лестнице карьеры, то просто хорошей работы может оказаться недостаточно. Необходимо, чтобы вас заметили и выделили среди других коллег.

Общие факторы, способствующие востребованности чело­века:

• очень важно правильно оценивать себя;

• для человека, собирающегося сделать успешную карьеру, се­годня необходимы основы владения офисной техникой, в первую очередь компьютерной;

• полезно, а порой просто необходимо знание иностранных языков, умение водить машину, что зачастую прямо указывается в требованиях к кандидату на престижную должность. А знания в области бизнеса и права необходимы каждому руководителю и предпринимателю.

Человек, стремящийся сделать карьеру, может продвигаться по иерархической лестнице почти безгранично. Чем выше поднимаешься, тем больше требуется усилий. Любая остановка - путь вниз.

Все основные приемы и методы решений в области карьеры, актуальные на любом ее этапе, становятся все изощреннее и тоньше. Например, для преуспевающего банкира дорогой и эле­гантный, но в меру консервативный костюм — это уже не просто пожелание, а обязательная часть профессионального этикета. Вежливость и соблюдение этикета — долг каждого воспитанного человека, но для дипломатов и государственных деятелей высше­го ранга — это еще и ответственность.

Разумеется, данные советы и рекомендации не могут решить всех проблем успешной работы на новом рабочем месте. Целесо­образнее всего заняться самообразованием.

3. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планиро­вать и организовывать труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обя­занностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Что же повышает эффек­тивность труда, превращает поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составля­ющих четыре:

1. Планирование. Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирова­ние, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

2. Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкрет­ные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - это задачи, выполнение кото­рых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарас­тающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из катего­рий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

3. Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполни­тельности, так и с точки зрения получения оптимальных резуль­татов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.

4. Взаимодействие с другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовать свою роль в межлич­ностных отношениях, участвовать в принятии решений и выпол­нять управленческие функции планирования, организации, мо­тивации, координации, регулирования и контроля.

Общий практический опыт свидетельствует о том, что увели­чение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии вре­мени в целом.

Экономия времени - требует времени «Правило Тейлора».

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее вре­мя, составлять план личной работы, при этом необходимо учиты­вать все выполняемые им работы, уметь расположить их в поряд­ке важности.

Планируя, необходимо ответить на вопросы:

а) что достигнуто?

б) чего необходимо достичь?

в) как этого добиться?

Первый вопрос требует оценки ситуации, второй — предпола­гает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.

Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что тратится основное время. Проанализировав временной план, можно определить дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Необходимо составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, необходимо пе­ресмотреть и по-новому спланировать очередность дел.

Нерационально спланированный рабочий день имеет следу­ющие признаки:

• неизвестно, на что расходуется время;

• неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;

• неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность.

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, ко­торая выполняется в следующей последовательности:

• анализ бюджета времени;

• определение содержания планируемых дел;

• определение времени, необходимого для выполнения этих дел;

• сопоставление необходимых затрат времени на планируе­мые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

• составление списка основных дел на год;

• составление тематического списка дел на месяц;

• составление плана действий на неделю;

• запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

По истечении соответствующего планового периода посред­ством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на после­дующий период.

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно за­полняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реа­лизацию духовных интересов и отдых.

Чем эффективней распределено рабочее время, тем больше времени останется для личных и профессиональных интересов. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, дос­тижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организован­ность и самодисциплина.

Практический прием, который можно рекомендовать, — это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее план, тем легче представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти дан­ные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом плани­руемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень пла­нируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое со­поставление для проверки можно продолжить и узнать, насколь­ко реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. При составлении плана на день наряду с обычными момента­ми необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам.

Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, состав­лять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.

Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных Л делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в кото­рых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.

Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководи­тель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить и не захотят потерять.

Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполне­ние Б и В дел. Его будут ценить не слишком высоко.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожидан­ностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3 или 4 часами.

Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «кли­ном». Начинать планирование следует с одного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда в этом появится опыт, мож­но перейти и к 2 часам и т.д.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оста­вались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визиро­вания документов, непредусмотренных работ и даже отдыха.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техничес­кими средствами.

Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедель­ника, т. е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командиров­ки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля за выполнением записанных ме­роприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело на­носится на сетку часов соответственно сроку его выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специ­альную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями ра­боты. Записи на листе делаются карандашом, а после выполне­ния стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать вы­борку при составлении дневного плана.

Для составления ежедневного плана с использованием мето­да «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод вклю­чает пять стадий:

1. Составление заданий.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени (в соотношении 60: 40).

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

5. Контроль (учет несделанного).

Ниже приводятся основные доводы в пользу данного метода.

1. Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

2. Четкое представление о задачах дня.

3. Преодоление забывчивости.

4. Концентрация на наиболее существенном.

5. Уменьшение объема «бумажной работы».

6. Достижение целей дня.

7. Выделение более важных и менее важных дел.

8. Принятие решений об установлении приоритетов и о пере­поручении.

9. Сокращение помех и нежелательных перерывов.

10. Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

11. Ощущение успеха в конце рабочего дня.

12. Повышение удовлетворенности и мотивации.

13.Рост личных результатов.

14.Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования време­ни и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% рабочего времени.

Для большего рационализирования пла­на, наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов можно использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий, можно при­менять следующие символы:

Т Срочно.

! Важно.

? Выяснить.

+ Приоритет категории А.

• Задача выполнена.

О Перенос на более поздний срок.

х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последова­тельно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помо­щи бюрографии вы сможете повысить эффективное использова­ние дневника времени.

Дневник времени представляет собой личную рабочую карто­теку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря ра­циональному подразделению, должна быть удобна своей нагляд­ностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструмен­том планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.

Это постоянный спутник «письменная память», которая всегда и всюду под рукой. Дневник времени представля­ет собой, кроме того, практическую составную часть последова­тельной системы планирования времени, а именно рабочий на­копитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Существуют и другие формы планирования времени.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем.

В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя. Компьютерные системы ор­ганизации труда позволяют решать следующие задачи:

• «календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;

• «документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности рекви­зитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.);

• «справочник», содержащий адреса и телефоны юридичес­ких и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;

• «калькулятор», обеспечивающий арифметические и лога­рифмические действия в процессе работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация пе­чатается не принтере и защищается паролем.

 

 

Подробнее см.: 1-7, 9-12, 14-18, 23.

 

Заключение

«Теория управления», как дисциплина включает в себя: анализ наиболее важных типичных форм управленческих отношений (взаимодействие управляющих и управляемых); определение основных тенденций развития управленческих процессов; построение наиболее вероятных направлений и сценариев развития управленческой деятельности; формулирование научно-обоснованных рекомендаций по совершенствованию системы управления – в сфере государственного и муниципального управления, а также деятельности органов государственной власти.

Поэтому знание системы базовых понятий и категорий настоящего учебного курса, изучение теорий управления связанных с деятельностью органов государственной и муниципальной власти, приобретают особое значение в условиях, происходящих в нашей стране государственно-политических преобразований.