Основные вопросы темы
1. Понятие самоменеджмента и его основные функции.
2. Управление карьерой.
3. Организация личного труда.
1. Чтобы эффективно управлять людьми, менеджер в первую очередь должен овладеть наукой и искусством управления самим собой. Самоменеджмент (персональный менеджмент) помогает руководителю: рационально организовывать свой труд и труд своих подчиненных; реализовывать профессиональные и жизненные цели; избегать стрессовых ситуаций; повышать работоспособность; получать удовлетворение от выполняемой работы.
Разумная самоорганизация дает менеджеру следующие преимущества:
· выполнение работ с меньшими затратами;
· лучшая организация личного труда;
· меньшая загруженность работой;
· меньше ошибок при выполнении своих функций;
· удовольствие от работы, большая мотивация труда;
· меньше спешки и стресса;
· рост квалификации;
· лучшие результаты труда;
· достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Существуют разные точки зрения на понятие самоменеджмента. Довольно распространена узкая трактовка самоменеджмента как индивидуальной технологии использования рабочего времени. Л. Зайверт, например, дает такое определение: «Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование испытанных праюических методов работы в повседневной деятельности, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».
В большинстве источников самоменеджмент определяют как самоуправление, процесс самодеятельности, возвышения личности.
Эффективное самоуправление объективно связано как с человеческой природой (биоритмы, генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.
|
Самоменеджмент - это наука и искусство по:
• эффективному использованию базовых ресурсов личности (таких как время, активность, платежеспособность, образованность);
• управлению процессами жизнедеятельности личности (труд менеджера, использование свободного времени, карьера);
• управлению результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).
Основная цель персонального менеджмента состоит в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь самоопределяться), преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.
Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.
Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций;
1. Постановка цели.
2. Анализ и формирование личных целей.
3. Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
4. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
5.Реализация и организация. Составление распорядка дня и
организация личного трудового процесса в целях реализации
поставленных задач.
6. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция (информация и коммуникации).Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.
|
Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в данной модели, а многообразно переплетаются.
Определенные рабочие приемы и методы управления собой, своим временем, карьерой, имиджем составляют технику самоменеджмента, которая представлена в таблице 1.
Систему персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять самим собой (табл. 2). Данная модель показывает, что искусство управлять собой складывается из основных блоков личных качеств:
· приверженность к системному подходу;
· умение ценить и эффективно использовать время;
· умение сосредоточиться на главном;
· умение все делать по порядку;
· умение не упускать из виду мелочи;
· умение анализировать затраты времени
Таблица 1.
Техника самоменеджмента.
Функции самоменеджмента | Рабочие приемы, методы | Достигаемый результат |
1.Постановка целей | Определение целей, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели. | Мотивация. Устранение слабых сторон. Распознавание преимуществ. Концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов. |
2. Планирование | Годовое планирование. Месячное планирование. Декадное планирование. Планирование дня. Принципы временного менеджмента. Метод «Альпы». Менеджмент с помощью дневника времени | Подготовка к реализации цели. Оптимальное распределение и использование времени. Сокращение сроков использования |
3. Принятие решений | Установка приоритетов. Принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ-анализ. Принцип Эйзенхауэра. Делегирование дел. | Приводящая к успеху организация труда. Первоочередное решение жизненно важных проблем. Упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат. |
|
Таблица 2.
Умение управлять собой.
Основные блоки качеств (первый уровень) | Содержание критерия | Первичные качества (второй уровень) | |
1. Самодисциплина | Умение держать себя в руках, управлять своим поведением | 1. Обязательность, способность держать слово. 2. Пунктуальность, точность исполнения. 3. Собранность, умение не разбрасываться. 4. Наличие чувства ответственности. 5. Умение отказываться от удовольствий ради главного | |
2. Знание техники личной работы | Знание правил и приемов личной работы и умение ими пользоваться | 1. Организация рабочего места. 2.Умение работать с информацией. 3. Умение составлять документы. 4. Умение говорить по телефону. 5. Умение слушать. 6. Умение планировать свои дела. 7. Знание методов рационализации личного труда. 8. Умение пользоваться современной организационной и вычислительной техникой. 9. Умение менять занятия. 10. Знание технологии коммуникаций. 11. Умение делегировать полномочия. 12. Умение подготовиться к служебной командировке. | |
3.Эмоционально-волевой потенциал | Способность управлять своей волей | 1. Волевые качества. 2. Трудолюбие. 3. Упорство в работе. 4. Целеустремленность. 5. Решительность.6. Напористость. 7. Умение заинтересовать, мотивировать себя. 8. Оптимизм и жизнерадостность. 9. Увлеченность работой. 10. Преданность работе и коллективу.11. Семейное благополучие. 12. Уверенность в самом себе.13. Психологическая подготовка к работе. | |
4. Способность делать себя здоровым | Хорошее состояние здоровья, гигиена умственного труда | 1.Физические нагрузки. 2. Питание. 3. Сон. 4. Дыхание. 5.Водные процедуры. 6. Закаливание. 7. Борьба с шумом. 8.Тренированность нервной системы. 9. Умение расслабиться. 10. Отказ от вредных привычек. 11. Режимы труда и отдыха | |
5. Способность формулировать и реализовывать жизненные цели | Умение формулировать и добиваться реализации жизненных целей | 1. Способность познать самого себя. 2. Умение формулировать свои жизненные цели. 3. Умение принимать решения. 4. Умение планировать карьеру. 5. Умение найти и получить хорошую работу. 6. Умение адаптироваться в коллективе. | |
6. Личный самоконтроль | Способность контролировать процессы и результаты своей деятельности | 1. Контроль процессов. 2. Контроль результатов. 3. Контроль дня. 4. Умение формировать и контролировать свой имидж. | |
2. Карьера — это субъективно осознанные суждения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути самовыражения и удовлетворения трудом, это поступательное движение по служебной лестнице, улучшение навыков, способностей, квалификационных возможностей и размеров вознаграждения, связанных с деятельностью работника. Жизнь человека вне работы также имеет значительное влияние на карьеру.
Сделать карьеру — значит добиться престижного положения в обществе, больших полномочий, более высокого статуса, власти, денег. При этом имеется в виду престижность с точки зрения общественного мнения.
Успешная карьера не делает сама по себе человека счастливым. Но еще меньше шансов у неудачника почувствовать себя счастливым, поэтому успех всегда желателен, особенно в тех сферах, которые являются ключевыми. Однако очень важно какой ценой это достигается. Чья-то сломанная жизнь — это слишком высокая цена успеха.
Какие люди делают карьеру? Какие люди успешны в достижении карьерных целей? Во-первых, те, кто их ставит!
Значение постановки целей определяется тем, что люди, точно знающие, что делать, самоопределяются, самоутверждаются намного быстрее и являются наиболее преуспевающими.
Над людьми, не имеющими четких личных целей, обычно господствуют требования момента.
Выдающийся менеджер Ли Якокка отмечал: «Чтобы преуспеть в бизнесе, как, впрочем, и почти во всем другом, самое главное — сосредоточиться и рационально пользоваться своим временем. А чтобы целесообразно использовать свое время, необходимо твердо осознать, что именно главное в вашей работе, а затем отдать себя целиком осуществлению этого главного».
Если вы хотите сделать карьеру, следует осознать, что реализация ваших намерений потребует от вас полной отдачи, отказа от чего-либо привычного для вас и напряжения всех духовных и физических сил, возможно, в течение продолжительного времени.
Одного желания для работы с полной самоотдачей мало, необходимо дать четкие ответы на такие вопросы, как:
• Каких целей необходимо достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существует ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
• Что необходимо сделать для этого (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны)-
Подобный анализ личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей. Очень важно правильно оценивать себя, в чем могут помочь специальные системы тестирования, которые дают возможность разобраться в своих достоинствах и недостатках.
Таблица 3.
Мои способности
«Срез» способностей | Сильные стороны (+) | Слабые стороны (—) |
Профессиональные знания и опыт | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Социальные и коммуникационные способности | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Личные способности | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Способности руководителя | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Интеллектуальные способности, рабочие приемы | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Прочее | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
В процессе анализа (необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы)) сравниваются с реальной ситуацией. Например, выбрать пять важнейших целей и определить необходимые для этих целей средства (табл. 3). Проверить, чего еще вы должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели, указать необходимую для достижения целей квалификацию и поставить конкретные реальные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.
В совокупности целей каждого человека обнаруживаются цели главные и промежуточные, подчиненные главным, но без которых нельзя достичь конечной цели. К одним целям человек проявляет чрезвычайный интерес и готов пожертвовать самым дорогим для их достижения; другие же цели его мало волнуют и не затрагивают его эмоциональной сферы. Такая система соподчиненных целей называется деревом целей.
Французский социолог Б. Гурней выделяет четыре типа личных целей человека, вступившего в управленческую организацию.
1. Стремление к безопасности, к исключению угроз риска для себя лично.
2. Стремление к повышению жизненного уровня. Для понимания этой цели следует иметь в виду, что удовлетворенность работников своей заработной платой зависит не только от абсолютной величины вознаграждения, но и от соотносительной величины заработной платы их коллег.
3. Стремление к власти. Эта цель распадается на ряд взаимосвязанных подцелей: стремление к расширению круга своих полномочий, к достижению автономии, к продвижению вверх по служебной лестнице.
4. Стремление повысить и укрепить престиж. Эта цель разбивается на две подцели: укрепление личного престижа и престижа самой организации.
Важным условием достижения карьерных целей является их правильная постановка. Личные цели должны отвечать следующим требованиям:
• Человек чувствует себя лично заинтересованным в их достижении.
• Возможно успешное продвижение к ним малыми шагами.
• Установлены временные пределы.
• Четко установлен конкретный конечный результат.
Наряду с общими целями важно ставить перед собой и краткосрочные подцели и добиваться промежуточных успехов. Окружающая нас действительность и мы сами постоянно меняемся, поэтому цели необходимо систематически анализировать и при необходимости пересматривать, искать наилучшие из имеющихся возможностей.
Ошибки в выборе карьеры и ее планировании могут привести к серьезным отрицательным последствиям.
При постановке карьерных целей (как, впрочем, и других) нельзя переоценивать свои возможности, нужно учитывать свои личные качества и природные данные.
Классификация индивидуальных признаков, имеющих значение при определении карьеры, такова:
1. Черты характера (уверенность в себе, общительность, способность к самоутверждению, уравновешенность, реализм).
2. Профессиональные склонности (в 1988 г. в международном классификаторе профессий их было 9333, в нашей стране — около 7000). По методу академика Е.А. Климова все виды профессиональной деятельности делятся на пять основных групп: 1-я — профессии типа «человек — природа»; 2-я — профессии типа «человек — техника»; 3-я — профессии типа «человек — знаковая система»; 4-я — профессии типа «человек — художественный образ»;
5-я — профессии типа «человек— человек». Многие профессии представляют собой комбинацию различных видов деятельности.
3. Способности и опыт.
4. Происхождение.
Делая карьеру в условиях рынка труда, вы поступаете как создатель и продавец собственной рабочей силы. Поэтому нужно использовать методы и приемы маркетинга (самомаркетинга) в поиске работы.
В первые дни на новой работе следует воспользоваться известным принципом менеджмента — «залечь на дно», для чего:
сохраняйте спокойствие; выслушивайте все, что вам говорят; сами говорите как можно меньше.
И еще несколько правил и рекомендаций, выполнение которых поможет вам в процессе адаптации на новом рабочем месте:
1. Учитесь слушать. Быть хорошим слушателем — не простое искусство. Понимая подтекст и намеки, вы сможете лучше и быстрее разобраться в ситуации на новом месте.
2. Разберитесь в неформальной структуре.
3. Не откладывайте работу на потом.
4. Осуществляйте контроль выполненного.
Для того чтобы успешно закрепиться на новой работе, необходимым условием является добросовестное и профессионально грамотное выполнение своих должностных обязанностей. Но если вы хотите, чтобы ваша работа стала очередной ступенькой в восхождении по лестнице карьеры, то просто хорошей работы может оказаться недостаточно. Необходимо, чтобы вас заметили и выделили среди других коллег.
Общие факторы, способствующие востребованности человека:
• очень важно правильно оценивать себя;
• для человека, собирающегося сделать успешную карьеру, сегодня необходимы основы владения офисной техникой, в первую очередь компьютерной;
• полезно, а порой просто необходимо знание иностранных языков, умение водить машину, что зачастую прямо указывается в требованиях к кандидату на престижную должность. А знания в области бизнеса и права необходимы каждому руководителю и предпринимателю.
Человек, стремящийся сделать карьеру, может продвигаться по иерархической лестнице почти безгранично. Чем выше поднимаешься, тем больше требуется усилий. Любая остановка - путь вниз.
Все основные приемы и методы решений в области карьеры, актуальные на любом ее этапе, становятся все изощреннее и тоньше. Например, для преуспевающего банкира дорогой и элегантный, но в меру консервативный костюм — это уже не просто пожелание, а обязательная часть профессионального этикета. Вежливость и соблюдение этикета — долг каждого воспитанного человека, но для дипломатов и государственных деятелей высшего ранга — это еще и ответственность.
Разумеется, данные советы и рекомендации не могут решить всех проблем успешной работы на новом рабочем месте. Целесообразнее всего заняться самообразованием.
3. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обязанностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих четыре:
1. Планирование. Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.
2. Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.
3. Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.
4. Взаимодействие с другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля.
Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом.
Экономия времени - требует времени «Правило Тейлора».
Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.
Планируя, необходимо ответить на вопросы:
а) что достигнуто?
б) чего необходимо достичь?
в) как этого добиться?
Первый вопрос требует оценки ситуации, второй — предполагает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.
Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что тратится основное время. Проанализировав временной план, можно определить дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Необходимо составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, необходимо пересмотреть и по-новому спланировать очередность дел.
Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие признаки:
• неизвестно, на что расходуется время;
• неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;
• неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность.
Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:
• анализ бюджета времени;
• определение содержания планируемых дел;
• определение времени, необходимого для выполнения этих дел;
• сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;
• составление списка основных дел на год;
• составление тематического списка дел на месяц;
• составление плана действий на неделю;
• запись текущих дел и составление рабочих планов на день.
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.
Чем эффективней распределено рабочее время, тем больше времени останется для личных и профессиональных интересов. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина.
Практический прием, который можно рекомендовать, — это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее план, тем легче представить затраты времени на ее выполнение.
После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. При составлении плана на день наряду с обычными моментами необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам.
Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.
Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных Л делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.
Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить и не захотят потерять.
Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполнение Б и В дел. Его будут ценить не слишком высоко.
Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3 или 4 часами.
Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда в этом появится опыт, можно перейти и к 2 часам и т.д.
Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оставались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и даже отдыха.
Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.
Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедельника, т. е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командировки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля за выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наносится на сетку часов соответственно сроку его выполнения.
Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.
Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод включает пять стадий:
1. Составление заданий.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени (в соотношении 60: 40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
5. Контроль (учет несделанного).
Ниже приводятся основные доводы в пользу данного метода.
1. Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
2. Четкое представление о задачах дня.
3. Преодоление забывчивости.
4. Концентрация на наиболее существенном.
5. Уменьшение объема «бумажной работы».
6. Достижение целей дня.
7. Выделение более важных и менее важных дел.
8. Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
9. Сокращение помех и нежелательных перерывов.
10. Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
11. Ощущение успеха в конце рабочего дня.
12. Повышение удовлетворенности и мотивации.
13.Рост личных результатов.
14.Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% рабочего времени.
Для большего рационализирования плана, наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов можно использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например, для пометки тех или иных действий, можно применять следующие символы:
Т Срочно.
! Важно.
? Выяснить.
+ Приоритет категории А.
• Задача выполнена.
О Перенос на более поздний срок.
х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование дневника времени.
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобна своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
Это постоянный спутник «письменная память», которая всегда и всюду под рукой. Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Существуют и другие формы планирования времени.
Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем.
В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя. Компьютерные системы организации труда позволяют решать следующие задачи:
• «календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;
• «документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.);
• «справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;
• «калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия в процессе работы.
При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается не принтере и защищается паролем.
Подробнее см.: 1-7, 9-12, 14-18, 23.
Заключение
«Теория управления», как дисциплина включает в себя: анализ наиболее важных типичных форм управленческих отношений (взаимодействие управляющих и управляемых); определение основных тенденций развития управленческих процессов; построение наиболее вероятных направлений и сценариев развития управленческой деятельности; формулирование научно-обоснованных рекомендаций по совершенствованию системы управления – в сфере государственного и муниципального управления, а также деятельности органов государственной власти.
Поэтому знание системы базовых понятий и категорий настоящего учебного курса, изучение теорий управления связанных с деятельностью органов государственной и муниципальной власти, приобретают особое значение в условиях, происходящих в нашей стране государственно-политических преобразований.