Правила подгот. и оформлен. документов

Подразделения

1 Секретариат —выпол­няет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру­ководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк­турными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совеща­ний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги­альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

• бездокументное обслуживание руководителей (организа­ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро­вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга­низация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа Выполняет сле­дующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод­ства органа местного управления, писем, справок, их согла­сование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить на­звания: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствова­нию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения дело­производства (положений, инструкций, правил, регламен­тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

• разработка классификационных справочников (номенкла­тура дел, классификаторы, перечни документов со срока­ми хранения и др.);

• организация и проведение мероприятий по совершенство­ванию квалификации работников службы делопроизводст­ва и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция —Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распре­деление по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых до­кументов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла­сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек­ция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения доку­ментов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их об­ращений;

• формирование и хранение дел с документами по обраще­ниям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руко­водством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы­полняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;

• тиражирование текстов документов;

• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и под­готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизацию, хранение и организацию использо­вания документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Юр. Треб.

- наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведеных в единый перечень с конкретным их наименованием и соответствующих даному предпр., органу управления на этом п/п и решакмым задачам

-соблюдение порядка подготовки и оформления реквизитов, утверждения и выпуска этих документов

правила подгот. и оформлен. документов

-наименование вышестоящей организации

-указание автора документа

-название вида документа

-почтовый адоес отправителя

-каммуникационые даные

-подпись

-дата

-регистрационый индикс

-ссылка на регистрационый индекс и дату входящего документа

-место составления или издания

Автором выступают:

-организации, учреждения, п/п или структурные подразделения, предприниматели осуществляющие деятельность без обрезования, юр. лица, частные лица.

Автором отзывов и т.д. могут быть и отдельные должностные лица.

Название вида документа должно соответствовать действующему класификатору управленческих документов печататься прописными буквами.

Удостоверение подписи док. Является обязат элементом придающим докум юр силу, док удостоверяется подписью, а особо важные печатью. В состав подписи входит: -наименование должности лица, личная подпись, расшифровка личной подписи. Утверждение особый способ удостоверения подлиности док после его подписания.

Дата привязывает документ к определеному отрезку времени она обозначает начало действий предписаний указывает время принятия решения вопроса, она проставляется лицом подписы вающим документ

Регистрация означает включение документа в систему действия или исполнения, установления ответствености за него.

Виды док

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

Устав

УСТАВ ПРЕДПРИЯТИЯ - документ, определяющий порядок и условия функционирования предприятия. У.п. входит в состав учредительных документов. Устав содержит сведения об организационно-правовой форме предприятия, его наименовании, местонахождении, размере уставного капитала, составе, порядке формирования и компенсации его органов управления и контроля, порядке распределения прибыли и формирования фондов предприятия, порядке и условиях реорганизации и ликвидации предприятия.

Положение об п/п

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета. В первую очередь, это органы власти и управления.

Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Положения об организациях могут быть:

типовыми,

примерными,

индивидуальными.

 

Совет п/п

СОВЕТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Орган, в котором представители менеджмента и рабочих предприятия или фирмы встречаются для обсуждения вопросов, представляющих взаимный интерес. Из обсуждения обычно исключаются вопросы заработной платы, но в него включаются проблемы условий труда, здоровья и охраны труда, индивидуальные или групповые жалобы. Многие менеджеры находят советы предприятий полезными для улаживания проблем до того, как они перерастут в производственные конфликты. Советы также могут использоваться как подходящая возможность ознакомления работников с состоянием дел фирмы и ее прибылями. Совет предприятия в целом не имеет власти принимать управленческие решения, но если менеджмент не уделяет большого внимания его деятельности, если за дискуссиями не следуют действия, он несет ответственность за то, что проблемы усугубились, а не упростились.

 

Правила распорядка.

Нормативный акт регламентирующий:

-порядок приема и увольнения работников

-основные права

-обязоности и ответственость сторон трудового договора

-режим работы

-время отдыха

-принимаемые к работника меры поощрения и взыскания

 

Должностная инструкция

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

 

Штатное расписание

Штатное расписание - это локальный нормативный правовой акт (организационный документ), который содержит сгруппированный в определенном порядке перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количества единиц по каждому их наименованию, тарифных разрядов (коэффициентов, кратных размеров тарифной ставки первого разряда) по ЕТС, классов, категорий, размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат.

Можно выделить основные признаки и особенности данного документа:

1) штатное расписание - это локальный нормативный правовой акт.

Данный документ чаще всего утверждается руководителем организации и является обязательным для исполнения всеми работниками организации;

2) штатное расписание отражает организационную структуру организации.

Данный документ разрабатывается на основании утвержденной структуры и численности штата организации, в которой в соответствии с потребностями нанимателя и особенностями осуществляемой деятельности систематизированы должности служащих и профессии рабочих, введенные в организации (руководство, управления, отделы, цеха и т.д.).

3) штатное расписание устанавливает порядок формирования и структуру заработной платы работника, определяя в конечном итоге размер должностного оклада (для служащих) и тарифных ставок (для рабочих).

 

Положение о стр подр

Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. Приказ издает ООТиЗ (в случае отсутствия этого подразделения в организации — ОК). В приказе указываются:

-срок утверждения и введения в действие положения;

-мероприятия, связанные с введением в действие положения;

-об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения

Распорядит док.

-приказ

-распоряжение

-указание

-инструкция

Распоряжение и указание

Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Текст распоряжения состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «обязываю» или «предлагаю» в некоторых случаях эти слова могут отсутствовать.

Оформляются оба на общем бланке или бланке конкретного вида формата А4.

Указание-правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера а также по вопросам связаным с организацией исполнения правовых актов.