Тема: Документационное обеспечение управленческой деятельности
В процессе деятельности любого государственного органа, организации возникают документы. Документ является обязательной и неотъемлемой составной частью процесса управления.
Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке (Стандарт РБ) называется официальным управленческим документом. Процесс создания документа называется документированием. Документирование – это составление и оформление документа по установленным правилам. Организация работы с документами – это прием документов, их регистрация, учет, рассмотрение документов и их исполнение, контроль за исполнением, списание документов в дело, формирование дела и хранение. Делопроизводство – это документирование и организация работы с документами (две составляющие).
Каждый документ состоит из ряда реквизитов: текст, наименование организации, дата, регистрационный индекс, подпись, печать. Реквизит – информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое и в пространстве, и во времени.
Основным реквизитом любого документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документы классифицируются по различным признакам:
1) По времени возникновения. Документы каждого исторического периода делятся по происхождению на внутренние и внешние; официальные и личные;
2) Документы делятся по сложности содержания на простые и сложные; по воспроизведению – на оригиналы и копии документов;
3) Документы разделяются по видам и разновидностям. Виды: устав, декрет, распоряжение, приказ. Разновидность детализирует понятие «вид» (докладная, пояснительная, объяснительная записка);
Документы используются во всех отраслях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной реальности и мыслительной деятельности человека. Информация в документе может быть зафиксирована:
1) Письменно
2) В виде чертежа
3) Звукозаписи
4) Рисунка
5) Фотографии
Функции документа:
1) Социальная функция – информация о процессах, происходящих в обществе. Суть этой функции состоит в запечатлении, сохранении и передачи социальной информации. Социально значимым является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Информация не только об обществе, но и о конкретной личности общества, месте и роли данного человека в обществе.
2) Коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию это функция организации и поддержания информационной связи в обществе между определенными элементами общественной структуры. В этой функции есть две подфункции: а) документы, ориентированные в определенном направлении (сверху вниз – от руководителя подчиненным); б) документы, направляемые снизу вверх (от исполнителя руководителю).
3) Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых отношений. Исполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы правоотношения или прекращают их действие.
4) Функция учета – функция дает не качественную, а количественную характеристику документов. Регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с управленческой деятельностью.
5) Контрольная (управленческая) функция – это функция реализации возложенных на управленческий аппарат задач и обязанностей.
6) Культурная функция – выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
7) Историческая функция – выступает с момента возникновения документа. Сохраняется на протяжении всего времени существования данного документа.
Унификация и стандартизация документа
Унификацией и стандартизацией занимается государственный стандарт РБ во всех сферах деятельности, в том числе и в области делопроизводства. Госстандарт занимается унификацией и стандартизацией документов, разрабатывает и утверждает унифицированные системы документации. В 1991 г был утвержден свод положений и правил «Государственная система документационного обеспечения управления». В этом ГСДОУ были утверждены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях. Создание ГСДОУ было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда и работы с документами. ГСДОУ представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив. В ГСДОУ основным направлением является унификация и стандартизация документов. Под унификацией понимается оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Унификация – установление единообразия форм и состава управленческих документов. Стандартизация – форма юридического закрепления, проведенной унификации. Процесс установления и применения правил, с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон. Основная цель унификации и стандартизации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект и будет способствовать росту творческих элементов в управлении.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Задачи при унификации: целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.
Стандартизация выступает как правовое закрепление проведенной унификации. Один отдельный документ – единичный акт документирования. Одной из главных унифицированных систем документации является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Характерной чертой УСОРД является то, что с ее помощью документируются действия государственных органов и организации при выполнении любой управленческой функции. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Унифицированный документ – созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленная в соответствии с решаемыми задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации. Инструкция по делопроизводству – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, конкретной организации с учетом условий и специфики его деятельности.
УСОРД является самой массовой из систем документации, применяемых в каждом государственном органе и организации при оформлении организационной, распорядительной и справочно-информационной документации. Подразделяется на 3 группы:
1) Организационные документы
2) Распорядительные документы
3) Справочно-информационные документы.