Тема № 1 Лекция 4. Основы делопроизводства в органах внутренних дел
Основная цель лекции: рассмотреть понятие и нормативное регулирование и требования, предъявляемые к документообороту и порядок движения документов в органах внутренних дел.
Цели занятия:
Учебная – формирование профессиональный знаний, навыков и умений слушателей в области осуществления документооборота в органах внутренних дел.
Воспитательная – воспитание слушателей в духе строгого соблюдения законодательства, режима государственной и служебной тайны в органах внутренних дел.
Развивающая – совершенствование навыков работы с юридическими терминами, выявление пробелов в знаниях и их устранение.
Учебные вопросы:
1. Понятие документооборота в органах внутренних дел.
2. Стадии документооборота в ОВД и их характеристика.
Примерное распределение учебного времени:
План лекции | мин |
Вступительнаячасть | |
1. Понятие документооборота в органах внутренних дел | |
2. Стадии документооборота в ОВД и их характеристика | |
Заключительная часть (подведение итогов) |
Нормативные акты и рекомендуемая литература к теме № 1:
Основная:
1. Конституция Российской Федерации, 1993г.
2. Об архивном деле: Федеральный закон РФ от 22.19.2004 № 125-ФЗ //СЗ РФ. - 2004. - № 43. - Ст. 4169.
3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ //СЗ РФ. - 2006. - № 31 (ч. 1). - Ст. 3448.
4. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон РФ от 29.12.1994г. № 77-ФЗ //СЗ РФ. - 1995. - № 1. - Ст.1.
5. О библиотечном деле: Федеральный закон РФ от 29.12.1994 № 78-ФЗ //СЗ РФ. - 1995. - № 1. - Ст. 2.
6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-2003 (Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. № 265-ст).
|
7. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ: Приказ МВД РФ от 20 июня 2012г. № 615//Опубликован не был. СПС «КонсультантПлюс».
8. Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, с указанием сроков их хранения: Приказ МВД РФ от 30 июня 2012 г. № 655.
9. Об организации архивной работы в системе МВД РФ: приказ МВД РФ о 15 августа 2011 г. № 935.
10. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов СПб.: Питер, 2003.
Дополнительная:
11. Коренев А.П. Основы управления в ОВД. - М., 2003.
12. Калатанов Ю.Н. Делопроизводство и работа с обращениями граждан в МВД и его подразделениях // Вестник МВД России, 1999 г., № 3-4.
13. Кирсанова М.В., Кобух С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учебное пособие. М.: ИНФРА, 2004
14. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000
15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учебник для Вузов М.: МЦФЭР,2004.
Материально-техническое обеспечение:
3. На занятиях используется проектор для демонстрации презентаций по темам.
Понятие документооборота в ОВД
Делопроизводство в ОВД – это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами, а именно, документирование, то есть процесс составления, изготовления и оформления документов, и документооборот.
|
Документооборот – это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Появление термина «документооборот» в 1920-е годы было связано с деятельностью крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства Дрезена Э.К., Майзельса Р.С. и других. Организацию документооборота они связывали с рациональным построение структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их трудах были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов.
Иными словами документооборот можно представить как деятельность сотрудников ОВД по осуществлению технических делопроизводственных операций, которые и образуют стадии документооборота.
Многие ученые совершенно справедливо считают, что «в делопроизводстве документооборот является средством коммуникации»[1], поэтому он должен рассматриваться в контексте информационных проблем управления, то есть отождествляться со сбором, обработкой, хранением и выдачей информации для управленческой деятельности.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов как между структурными подразделениями ОВД, так и сотрудниками ОВД.
Документопотоки обеспечивают прямую и обратную связь в управлении ОВД. Каждый документопоток отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
|
По направлению выделяют следующие документопотоки:
- горизонтальные, которые связывают органы внутренних дел одного уровня управления;
- вертикальные, связывающие органы внутренних дел различных уровней, например, вышестоящий ГУ МВД и РОВД.
По отношению к управленческой системе выделяют.
1. Входящий документопоток, то есть документы, поступающие в ОВД из других подразделений ОВД, граждан или организаций, не входящих в систему ОВД;
Исходящий документопоток, то есть документы, подлежащие отправке из ОВД;
Внутренний документопоток, то есть документы, составляемые в ОВД и используемые во внутреннем документообороте. К ним можно от нести организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы; документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Министерства (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и тому подобное); другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).
Характеристикой документооборота является его объем, который зависит от вида ОВД, существующих функций, объема решаемых задач и от количества связей с другими органами и организациями. Объем документооборота может увеличиваться, как по причинам объективного, так и субъективного характера.
Так, к объективным причинам относятся: влияние научно-технического прогресса, развитие экономики и как результат – усложнение процессов управления.
К субъективным причинам роста документооборота относится: неквалифицированное документирование, увеличение роста проверяющих органов, некомпетентность управленческого персонала.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Требования, предъявляемые к документообороту в ОВД:
1) В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОВД должен быть установлен единый порядок работы с документами;
2) Четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками ОВД, исключающее повторение различных делопроизводственных операций;
3) Осуществление документооборота, всех делопроизводственных операций должно быть целесообразным и необходимым для деятельности ОВД и оправдано конкретной целью;
4) Документы в ОВД должны проходить все стадии документооборота.
5) Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
Значение документооборота в деятельности сотрудников ОВД определяется возможностью осуществления контроля за исполнением документов, осуществления хранения и использования необходимых документов, а также направлено на организацию работы и учета документов, создаваемых сотрудниками ОВД.
Рассматривая документооборот как процесс движения документов и выполнение различных делопроизводственных операций, мы можем выделить определенные стадии: прием и первоначальная обработка документации, исполнение, хранение и отправка.