Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Владимирский государственный университет
Имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»
(ВлГУ)
Институт экономики и менеджмента
Кафедра «Бизнес-информатика и экономика»
Лабораторная работа №4
по дисциплине
«Система электронного документооборота»
на тему:
«АССИСЕНТ СЛИЯНИЯ»
Выполнил: студент гр. БИ -115
Киреев Д.Т.
Приняла: доцент кафедры БИЭ к.э.н. Муравьева Н.В.
Владимир 2017
Практическая часть
Задание 1. Создание серийных писем (все ключевые операции должны сопровождаться скриншотами экранов!)
1. Набрать в окне документа текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем. Например:
Уважаем
Приглашаем вас на конференцию, которая состоится октября в часов в.
Секретарь
2. Выбрать на ленте вкладку Рассылки. В группе Начать слияние выбрать Пошаговый мастер слияния. На экране появляется окно Слияние Ассистента слияния.
Рис. 1 Открытие «Пошаговый мастер слияния»
3. Этап 1. В области Выбор типа документа выбрать Письма.
4. Этап 2. В области Выбор документа выбрать Текущий документ
Рис. 2 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
5. Этап 3. В области Выбор получателей выбрать Создание списка и щелкнуть по значку Создать.
Рис. 3 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
5.1. Открывается окно Новый список адресов. Нажать кнопку Настройка столбцов. Откроется окно Настройка списка адресов.
Рис. 4 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
5.1.1. Удалить ненужные поля при помощи кнопки Удалить.
5.1.2. Добавить новые поля при помощи кнопки Добавить.
5.1.3. Закрыть окно Настройка списка адресов нажатием ОК
Рис. 5 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
5.2. Ввести данные в список адресов. После заполнения строки данных надо нажимать кнопку Создать запись.
Рис. 6 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
5.2.1. Завершить создание списка нажатием кнопки ОК. Сохранить созданный источник данных
- в поле Имя ввести имя файла.
- нажать Сохранить.
5.2.2. Закрыть окно Получатели слияния нажатием кнопки OK.
Рис. 7 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
6. Этап 4.Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо
6.1. Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных
6.2. Нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние
6.3. Выбрать Поля базы данных
6.4. Из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора.
6.5. Нажать кнопку Закрыть.
Рис. 8 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
Рис. 9 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
7. Этап 5. Можно просмотреть вид создаваемых писем.
Рис. 10 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
Рис. 11 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
8. Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например -все)и нажать ОК.
Рис. 12 Работа с «Пошаговый мастер слияния»
После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Формы, содержащий созданные письма.
Рис. 13 Готовое письмо
Рис. 14 Готовое письмо
УважаемаяН.И.Беляева
Приглашаем вас на конференцию, которая состоится 18октября в 19 часов в конферец-зале.
Секретарь
УважаемыйС.А.Павлов
Приглашаем вас на конференцию, которая состоится 20октября в 14 часов в Актовом зале.
Секретарь
Задание 2. Создать 10 приглашений своим друзьям и знакомым на концерт.
УважаемыйД.В.Виноградов
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемаяН.В.Муравьева
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемыйД.А.Леонтьев
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемаяЕ.В.Тихонова
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемыйА.О.Муравьев
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемаяП.О.Бутузова
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемаяА.Р.Бородулина
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемыйК.С.Комаров
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемаяА.Е.Куликова
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
УважаемыйД.А.Арбатский
Приглашаем вас на «Кельтский новый год Самайн» с группой «SpiritualSeasons» (г.Харьков), который состоится7 ноябряв 19:30часов в Баре "Другой", который находится по адресу ул.Б.Московская, д.14, цена билета в предварительной продаже - 300 р., в день концерта - 400 р.. Информация по телефону 8-900-474-8910.
Задание 3.Создать 8 объявлений для разных школ о Дне открытых дверей вуза.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 11г.Ковров.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 23г.Ковров.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 24г.Ковров.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 26г.Владимир.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 10г.Владимир.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 2г.Муром.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Уважаемые выпускники 11 класса школы № 1г.Куровское.
Приглашаем вас на день открытых дверей ИЭиМВладимиского государственного университета им А.Г. и Н.Г. Столетовых, который состоится 15 декабря в 12:00часов в шестой корпус ВлГУпо адресу г.Владимир, ул. Горького 79. Дополнительная информация о дне открытых дверей можно узнать по телефону 8 (4922) 47-75-38, или на сайте вуза https://iem.vlsu.ru/.
Задание 4. Создать 10 извещений о заседании кафедры БИЭ (фамилии преподавателей взять с сайта https://bie.vlsu.ru)
Уважаемая Хрипунова Марина Борисовна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемый Виноградов Дмитрий Викторович.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Муравьева Надежда Викторовна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Куликова Ирина Юрьевна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Вахромеева Марина Петровна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Субботина Наталья Олеговна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Михайлик Надежда Борисовна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемый Уланов Евгений Александрович.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Мешкова Кристина Николаевна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Уважаемая Коваленко Светлана Юрьевна.
25 декабря 2017 г.в ауд. 307-6 в аудитории 307-6 состоится заседание кафедры Бизнес-информатика и экономика.
Повестка дня
· Допуск студентов очной формы обучения к зимней сессии
· Обсуждение тем дипломных работ
Контрольные вопросы
1. Использование текстовых редакторов при оформлении документов: преимущества и сложности.
Преимущества редактора:
1. Дает возможность выполнять все традиционные операции над текстом, предусмотренные современной компьютерной технологией:
· набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации,
· форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров,
· форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски),
· форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей),
· проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
2. Позволяет реализовать возможности новейших технологий связывания и встраивания объектов, которые дают возможность включать в документы текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.
3. Это - одна из первых общедоступных программ, позволяющая выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.
4. Это - уникальная коллекция оригинальных технологических решений, превращающих нудный и кропотливый труд по отделке текста в увлекательное, а иногда и успокаивающее занятие. Среди таких решений - система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие другие.
Задачи и способы автоматизации делопроизводства.
Задачи
а)повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;
б)объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;
в)обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
г)снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, какследствие, получение экономического эффекта;
д)заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Способы
- средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);
- системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);
- система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);
- системы управления документами - персональный архив Euphrates 96;
- системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей);
- системы управления деловыми процессами.
3. Программные продукты для автоматизации документооборота.
- программный продукт Group Wise компании Novell предназначен для информационного обмена предприятия. Он объединяет электронную почту, персональные календари, групповое планирование, межсетевую передачу сообщений и факсов и тесно интегрирован с сетевой средой NetWare. Group Wise предоставляет пользователю универсальный почтовый ящик для всех входящих сообщений независимо от их формы (текстовые, речевые, факсимильные, электронные и т.п.);
- продукт Soft Solution компании Soft Integro представляет собой систему управления документами. Главное достоинство системы – быстрый поиск документов в сетях масштаба предприятия. При размещении в этой системе документа ему присваивается уникальный номер, и пользователь заполняет специальную карточку, содержащую наименование, сведения об авторе, типе документа, приложении, в котором он был создан, круге лиц, которым доступен документ, и комментарий. В дальнейшем документ может быть быстро найден как по этой карточке, так и по рабочему списку, содержанию или номеру;
- программно – аппаратный комплекс обработки электронных образов бумажных документов компании Paper Wiseоснован на автоматическом сканировании всех входящих в организацию документов и накопленного фонда данных, после чего на рабочие места поступают не сами документы, а их электронные копии (образы). Любой служащий со своего рабочего места может сделать запрос и выбрать из папки по списку один или несколько документов, которые в тот же час будут доставлены на его рабочую станцию. Теперь их можно читать, печатать отправлять по электронной почте или факсу.
4. Локальные информационные сети и делопроизводство.
Локальная информационная сеть - информационная сеть, электронные машины которой расположены на небольшом расстоянии друг от друга.
Создание локальной информационной сети имеет два аспекта. Первый - чисто технический, включающий различные вопросы аппаратного и программного обеспечения, которыми занимаются инженеры и специалисты-эксперты.
Ядром локальной информационной сети, как и территориальной, является коммуникационная подсеть.
При создании локальной информационной сети (ЛИС), как и в любом деле, самое главное - не упускать из виду конечную цель. Изобилие всевозможных доступных средств автоматизации, обладающих большой мощностью и широкими возможностями, очень легко может привести в восторг и заставить забыть главное - действительные цели и задачи создания сети.
Режим работы в локальной информационной сети пригоден для облегчения обмена информацией между сотрудниками, объединенными решением общих задач, например, в системе автоматизации административно-управленческой деятельности.
Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.
5. Использование электронной почты для автоматизации документооборота.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
* обмен сообщениями между пользователями;
* обмен документами между пользователями;
* обмен данными между приложениями;
* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.