Составление товарного отчета

Для каждой торговой организации важно определить стоимость то­варов, которые отгружаются со склада на продажу, так как от этого зависит, какую прибыль получит организация от реализации этих то­варов. Следовательно, используемые методы списания товаров со склада влияют и на финансовое положение торговой организации.

В условиях рыночной экономики в результате инфляции стоимость даже однородных товаров в течение отчетного периода может изменяться, как правило, в сторону увеличения, поэтому каждый из

указанных методов дает различные показатели общей стоимости отпущенных со склада товаров.

Любое предприятие должно следить за наличием това­ров, так как происходит их постоянное движение. Все пе­редвижения товаров отражаются в товарном отчете.

На основании первичных приходных и расходных документов мате­риально-ответственные лица составляют товарные отчеты по форме № ТОРГ-29.

Товарный отчет состоит из двух частей: приходной и расходной, его содержание отражает структуру товарного баланса:

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке «Остаток товаров на конец отчетного периода» или из инвентаризационной описи, если первый отчет составляют после проведения инвентаризации.

Приходная часть товарного отчета заполняется на ос­новании приходных документов, сопровождающих по­ступление товаров в розничную торговую сеть. Записи в этой части отчета ведут отдельно по каждому документу, указывая источник поступления товаров, номер докумен­та, дату документа, сумму поступивших товаров. Затем подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за этот отчетный период, а также определяют итог прихода с остатком на начало отчетного периода. Движение товаров в товарном отчете показывают по розничным ценам.

Расходная часть товарного отчета заполняется также только на основании расходных документов, по каждому отдельно. Указывают направление выбытия товаров, номер документа, дату документа, сумму выбывших товаров. Да­лее подсчитывают общую сумму расхода товаров за этот отчетный период.

Основным назначением товарного отчета является под­тверждение товарного остатка, поэтому каждый приходный и расход­ный документ, связанный с движением товаров, отражают в товар­ном отчете отдельной строкой. Затем рассчитываются общая сумма оп­риходованных товаров и общая сумма расхода товаров за отчетный период и выводится остаток на конец отчетного периода.

В отчете указыва­ют наименование организации, торгового предприятия (магазина, фирмы), структурного подразделения (отдела, секции), фамилию, имя, отчество материально ответствен­ного лица, лимит товарного остатка, номер отчета по по­рядку, период времени, за который представляется отчет по товару. Товарные отчеты составляются материально-ответственными лицами в тех це­нах, в которых осуществляется учет товаров. Если, например, учет товаров ведется в продажных ценах, то и в товарном отчете указыва­ется продажная стоимость товаров.

Все приходные и расходные документы, на основании которых со­ставляются товарные отчеты, записываются в хронологическом по­рядке.

Товарные отчеты оформляются в двух экземплярах. Первый экземп­ляр вместе со всеми приходными и расходными документами, под­тверждающими поступление или выбытие товаров, представляют в бухгалтерию организации, а второй экземпляр с распиской бухгалте­ра о приеме товарного отчета оставляют у материально-ответственного лица.

Сроки составления отчетов устанавливаются руководством торговой организации в зависимости от условий работы в пределах 1-10 дней.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

- подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных доку­ментов;

- соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

- соответствие в данном отчете остатков товара и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

- соответствие в отчете остатков товара и тары на на­чало отчетного периода фактическим остаткам в ин­вентаризационных описях на дату проведения ин­вентаризации;

- соответствие дат первичных документов, включен­ных в отчет, дате начала проведения инвентаризации (для контроля за датой фактического поступления товаров: до или после начала проведения инвента­ризации);

- законность и обоснованность хозяйственных опера­ций (прием, отпуск, списание товара и т. п.);

- наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распоря­дительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

- полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или при­нятым к оплате документам;

- правильность применяемых цен на товары, такси­ровки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

- соответствие записей, сделанных материально ответ­ственными лицами в карточках и книгах складского учета, первичным приходным и расходным докумен­там;

- соответствие суммы по внутреннему перемещению отпускных товаров и тары сумме, показанной в при­ходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

- соответствие выручки, показанной в расходной ча­сти товарного отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бух­галтер выявит ошибки, то ошибочную запись или цифру следует аккуратно зачеркнуть, сделать правильную запись и заверить ее подписью бухгалтера.

Товарные отчеты с приложенными к ним документами подбираются по их порядковым номерам и переплетаются. Срок хранения товарных отчетов — 5 лет. Ответствен­ность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.

В случае нарушения установленных правил по сдаче товарного отчета главный бухгалтер должен принимать меры административного воздействия на виновных лиц. Нельзя откладывать проверку товарных отчетов в долгий ящик, так как операторами могут быть допущены ошибки при оприходовании товара в базу данных.

Например, часто встречающаяся ошибка - сумма накладной соответствует накладной поставщика, а количество завышено (занижено) в несколько раз. В результате - стоимость одной единицы товара становиться дешевле (дороже) и торговое предприятие реализует товар ниже его закупочной цены.

Выявленную ошибку при проверке товарного отчета может исправить только сотрудник, установленный руководителем торгового предприятия. Рекомендуется применить меры административного характера к лицу, допустившему ошибку. Обязательно возьмите с него объяснительную записку, на которую нанесете резолюцию. Это поможет операционисту стать более внимательным при оприходовании следующих накладных и избавит от потерь торговое предприятие.

Своевременная проверка товарных отчетов бухгалтерией и исправление выявленных ошибок при оприходовании товара обеспечивает правильность исчисления налогов, не дает возможности продавать товар ниже закупочных цен и не создает проблем при взаиморасчетах с поставщиками.

Есть еще один аспект в формировании товарных отчетов, о котором стоит помнить руководителю предприятия. Индивидуальные схемы оприходования товара требуют особого контроля над первичными документами.