Обработка почты должна осуществляться с минимальным количеством этапов, рациональным использованием транспортных средств и средств механизации. В зависимости от количества городских почтовых узлов на территории города различают три системы обработки и продвижения почты:
- централизованная;
- децентрализованная;
- комбинированная.
Наиболее рациональной является такая система, при которой до минимума сокращается число этапов обработки, сроки обработки, продвижения и доставки почтовых отправлений. Одновременно должно обеспечиваться рациональное использование транспортных средств, производственных помещений и оборудования, повышение эффективности работы городской почтовой связи.
При выборе системы обработки и продвижения почты необходимо учитывать следующие основные факторы:
- административно-политическое и хозяйственное значение города;
- площадь территории города;
- размещение вокзалов, аэропортов, пристаней;
- объем нагрузки;
- время поступления нагрузки и ее отправки.
При централизованнойсистеме обработки и продвижения почтовых отправлений городской почтовый узел размещен на одном объекте. Эффективным является вариант размещения городского узла на УОПП (ЦОПП). В этом случае сокращается до минимума количество этапов обработки, уменьшается внутригородской транзит, количество средств транспорта, эксплуатационные расходы, контрольные сроки прохождения городских потоков почты.
Вся исходящая письменная корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков, а также другие виды почтовых отправлений, принятые на объектах почтовой связи и поступившие из пунктов ПКОК направляются непосредственно на ЦОПП. Там она полностью обрабатывается и отправляется по назначению: иногородние за пределы города, а местные – на соответствующие предприятия и пункты ПКОК.
При децентрализованнойсистеме обработки и продвижения почтовых отправлений в городе имеется несколько городских почтовых узлов, каждый из которых обрабатывает почтовые отправления для определенной части города. Эта система применяется в крупных городах. Каждый городской узел организует выемку простой письменной корреспонденции из почтовых ящиков, обмен с городскими отделениями почтовой связи и пунктами ПКОК, отправляет ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские объекты своей зоны обслуживания. Для крупнейших городов такая система является наиболее эффективной, так как приводит к сокращению холостых проездов, что способствует улучшению качества и повышению рентабельности работы городской почтовой связи. Узлы почтовой связи организуют выемку корреспонденции из почтовых ящиков своего района обслуживания, сортируют исходящую и входящую корреспонденцию и отправляют ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские доставочные подразделения своей зоны обслуживания. Входящая корреспонденция и посылки сортируются по городским узлам почтовой связи, как правило, в почтовых вагонах. Местная корреспонденция сортируется по узлам почтовой связи города непосредственно в том узле, где она поступила из почтовых ящиков и пунктов ПКОК. После сортировки корреспонденция направляется в соответствующие узлы, где сортируется вместе с входящей корреспонденцией и направляется в доставочные отделения почтовой связи и пункты ПКОК.
При комбинированнойсистемев городе имеются не менее двух городских узлов почтовой вязи, в каждом из которых обрабатываются определенные вещи почтовых отправлений. Например, городским узлом почтовой связи для письменной корреспонденции может быть головное подразделение, для страховой – цех обмена и перевозки почты. Возможен также вариант, когда вся исходящая почта обрабатывается на головном подразделении, а входящая – в цеху обмена и перевозки почты. Эта система обусловлена недостатком производственных площадей в прижелезнодорожном почтамте. С почтовыми отправлениями, для которых узлом является головное предприятие города, происходит замедление прохождения почтовых отправлений и возрастает себестоимость их продукции.
Каждая система имеет свои достоинства и недостатки: централизованная система позволяет сокращать количество этапов обработки почты, время прохождения почты, уменьшаются эксплуатационные расходы; комбинированная система применяется при недостаточности производственных площадей.