Современная оргтехника и организация делопроизводства в ООО «Эдельвейс 01»

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Планирование и организация деятельности
функционального подразделения (турфирмы)……………………………....5

1.1 Анализ организационной структуры управления ООО «Эдельвейс 01»…………………………………………………………………………………..5

1.2 Анализ стиля руководства…………………………………………………7

1.3 Должностные обязанности специалиста по туризму………………..…...8

1.4 Анализ системы мотивации труда сотрудников ООО «Эдельвейс 01»………………………………………………………………………………...10

2. Современная оргтехника и организация делопроизводства в ООО «Эдельвейс 01»………………………………………………………………………………...11

2.1 Законодательная и нормативно-методическая основа делопроизводства в туристских организациях………………………………...11

2.2 Анализ документооборота в процессе деятельности организации……………………………………………………………………... 13

2.3 Порядок оформления договорной документации………………………....16

2.4 Анализ средств обработки, транспортировки и хранения документов……………………………………………………………………….17

3. Финансово-хозяйственная деятельность ООО «Эдельвейс 01» …………………………………………………………………………………….21

3.1 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Эдельвейс 01».............21

3.2 Анализ себестоимости услуг туристской организации (подразделения)………………………………………………………………….22

3.3. Анализ финансовых результатов деятельности ООО «Эдельвейс 01»……...…………………………………………………………………………24

Заключение…………………………………………………………………...…25

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………………...26

Введение

Предприятие, на котором я проходила производственную практику и которое рассматриваю в данной работе, является туристическая фирма ООО «Эдельвейс 01».Фирма находиться в г. Воронеж, проспект революции, 30 (ЦНТИ), 1 этаж, офис 2. Сроки практики 13.01.2014 г. по 02.02.2014 г.

В этом отчете будут рассмотрены, проанализированы и изучены все стороны работы туристического предприятия, такие как:

– Планирование и организация деятельности функционального подразделения (турфирмы);

– Современная оргтехника и организация делопроизводства в ООО «Эдельвейс 01»;

– Финансово-хозяйственная деятельность ООО «Эдельвейс 01».

В первой части отчета я рассмотрела информацию об организационной структуре управления - линейно - функциональной, о связи между подразделениями, об обязанностях сотрудников, а также о регламентационной деятельности.

Во второй части отчета я указала организационно-правовую форму, миссию, цели и задачи, направления деятельности. В третьей части изучила работу предприятия со стороны технологии процесса, то есть описала методы продажи туристического продукта, реализации туров и обслуживание клиентов, рассчитала стоимость тура. Турфирма использует современные информационные технологии. Так же я провела анализ финансового состояния организации, рассчитала основные экономические показатели, и сделала выводы по каждому показателю.

 

 

Планирование и организация деятельности функционального подразделения (турфирмы).

 

1.1 Анализ организационной структуры управления ООО «Эдельвейс 01».

 

Туристская деятельность - это организованная деятельность по предоставлению туристских услуг. Рынок туризма характеризуется большим числом субъектов, участвующих в процессе производства и продвижения туристской услуги. Организационная структура управления туризмом позволяет упорядочить совокупность взаимосвязанных элементов внутри любой туристской организации, туристского рынка. Управление туристской структурой представляет собой распределение задач между структурными подразделениями и работниками, в том числе наделение их полномочиями на осуществление того или иного направления туристской деятельности или деятельности по обеспечению функционирования организации.

Организационная структура управления в сфере туризма, также как в любой другой организации, включает звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи между ними - горизонтальные и вертикальные. Звенья управления в туристской организации определяются ее масштабами. Уровни управления туризмом представляют собой совокупность звеньев управления, отражают иерархическое построение организации и отношения руководства и подчинения между уровнями разного уровня. Вертикальная зависимость и соподчинение ступеней управления позволяют распределить ответственность за принятие и реализацию управленческих решений между работниками организации. На высшем уровне управления - директором и его заместителями разрабатываются решения стратегического характера, затрагивающие политику организации в сфере развития туристской деятельности, расширения географических маршрутов, они осуществляют координирование деятельности своих заместителей - руководителей отделов и других подчиненных. Средний уровень управления обеспечивает реализацию политики функционирования организации, разработанной руководством высшего уровня, и делегирует определенный объем задач подразделениям и отделам низшего уровня. Специалисты среднего уровня отвечают за подбор работников для выполнения поставленной задачи и обеспечение его необходимыми ресурсами и информацией, осуществляют контрольные функции, так как они отвечают за своевременное выполнение поставленных задач, и проводят мониторинг результатов с целью выявления отклонений от запланированных показателей. Руководитель отдела продаж планирует деятельность менеджеров по продажам, устанавливает для них график работы, показатели будущих продаж, оценивает результаты их предыдущей работы, осуществляет текущий и конечный контроль, проводит обучение и информационную поддержку. Специалистам среднего уровня необходимо знать всю специфику туристской деятельности, быть хорошими организаторами, обладать навыками работы с персоналом. На низшем уровне управления менеджеры выполняют не только управленческие, но и исполнительские функции. Они заняты реализацией еженедельных и ежедневных задач, работают непосредственно с исполнительским персоналом организации и отвечают за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей. Например, менеджер по рекламе занимается поиском подрядных организаций по изготовлению и размещению рекламы, ставит перед ними конкретные задачи, заключает с ними договоры, контролирует их деятельность, отвечает за качество рекламного продукта. В менеджменте туризма выделяют следующие основные организационные структуры управления: линейную, функциональную и линейно-функциональную. Линейная организационная структура управления основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Туристскую организацию возглавляет руководитель, в его подчинении находятся заместители - руководители линейных подразделений. Они наделены всеми полномочиями для реализации единоличного руководства своими подчиненными, однако не могут связываться друг с другом непосредственно. Такую структуру часто называют однолинейной.

В турфирме ООО «Эдельвейс 01» существует линейная организационная структура управления.

 

1.2 Анализ стиля руководства

 

Директор турфирмы ООО «Эдельвейс» в руководстве использует «Демократический стиль».

Демократический стиль управления характеризуется распределением полномочий, инициативы и ответственности между руководителем и заместителями, руководителем и подчиненными. Руководитель демократического стиля всегда выясняет мнение коллектива по важным производственным вопросам, принимает коллегиальные решения. Регулярно и своевременно проводится информирование членов коллектива по важным для них вопросам. Общение с подчиненными проходит в форме просьб, пожеланий, рекомендаций, советов, поощрений за качественную и оперативную работу, доброжелательно и вежливо; по необходимости применяются приказы. Руководитель стимулирует благоприятный психологический климат в коллективе, отстаивает интересы подчиненных.

 

 

1.3. Должностные обязанности специалиста по туризму.

 

Специалист по туризму (турменеджер) должен: 1. Знать необходимую нормативную и законодательную документацию, технологию процесса обслуживания клиентов, правила заполнения и оформления документов. 2. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. 3. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей. 4. Пройти обучение по мерам личной профилактики инфекционых и паразитарных заболеваний в Центре Госсанэпидемнадзора. 5. Ознакомить клиента со свидетельством о регистрации, лицензией, сертификатом соответствия. 6. Предоставить клиенту полную и достоверную информацию о озможных маршрутах путешествий. Ознакомить клиента с рекламной продукцией компании. 7. Принять заявку от клиента в установленные сроки, с указанием полной информации о маршруте поездки, сроках поездки, количестве человек, условиях переезда, категории отеля и номера (показать проспекты отеля), условиях питания, экскурсионной программе, услугах гида-переводчика, трансфера, об индивидуальных условиях тура. 8. Определить стоимость тура. Информировать клиента об окончательной стоимости тура. 9. Информировать клиента об условиях страхования, о таможенных правилах и ответственности за нарушение правил пребывания в стране. Предупредить клиента о самостоятельной ответственности (включая уголовную) за все его действия по законодательству страны пребывания, за самостоятельное изменение им условий, оговоренных в листе бронирования и туристической путевки. 10. Оформить договор с клиентом, в котором оговорены условия предоставления услуг компанией. 11. Предупредить клиента об ответственности за недостоверное предоставление сведений о туристах, за использование туристами просроченных, не действующих или неправильно оформленных паспортов и связанных с этим расходов. 12. Принять от клиента необходимые для поездки документы. 13. Забронировать необходимые для поездки услуги: номер в гостинице, трансфер, авиабилеты (ж/д билеты), согласно листу бронирования. 14. Оформить страховой полис. 15. Оказать помощь клиенту в оформлении документов для визы и доставки их в посольство. 16. Передать клиенту в письменной форме подтверждение о произведенном бронировании интересующего количества мест или отказ от бронирования. 17. Провести индивидуальный инструктаж с клиентом по мерам личной профилактики инфекционных и паразитарных заболеваний в случае оформления тура в страну с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой — в соответствии с рекомендациями Центра Госсанэпидемнадзора. 18. Оформить все необходимые для поездки документы: ваучер, билеты, страховой полис, памятку туриста, памятку по мерам личной профилактики инфекционных и паразитарных заболеваний в случае оформления тура в страну с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой. 19. Обеспечить клиента информационно-рекламными материалами по заказанной туристической поездке. 20. Своевременно выдать клиенту необходимый для осуществления поездки комплект документов. 21. В связи с производственной необходимостью турменеджер может направляться в служебные командировки. 2. Требовать создания необходимых производственно-бытовых условий для выполнения служебных обязанностей. 3. Требовать соблюдения режима труда, согласно контракту или приказу директора. 4. Требовать своевременное предоставление времени для отдыха в случае переработок или привлечения к работе в выходные дни. 5. Требовать своевременной выплаты заработной платы, премий, материальных вознаграждений и других льгот, установленных дирекцией. 6. Требовать предоставления очередного оплачиваемого отпуска. 7. На повышение своей квалификации, категории. 8. Обжаловать действия должностных лиц в установленном Законом порядке. Специалист по туризму(турменеджер) не имеет право разглашать сведения, являющиеся коммерческой тайной компании.

Специалист по туризму (турменеджер) несет ответственность:1. За невыполнение своих функциональных обязанностей. 2. За невыполнение приказов, распоряжений директора компании. 3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии. 4. За сохранность документов, техники, инвентаря.

 

1.4 Анализ системы мотивации труда сотрудником ООО «Эдельвейс 01».

 

Для улучшения работы турфирмы, руководство ООО «Эдельвейс 01», мотивирует своих сотрудников. Для этого она использует такие методы как:

-Поощрения;

-Дополнительный отдых;

-«Спасибо».

-Карьерные перспективы.

И многие другие мероприятия, для повышения труда сотрудников и улучшение работы турфирмы.

 

Современная оргтехника и организация делопроизводства в ООО «Эдельвейс 01»

 

2.1 Законодательная и нормативно-методическая основа делопроизводства в туристских организациях.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится сегодня в Российской Федерации в стадии становления.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее -- ГКРФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере -- стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

* национальные стандарты;

* правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

* общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

* стандарты организаций.

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обесᴨȇчение и некоторые другие асᴨȇкты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обесᴨȇчение сохранности документов; порядок ᴨȇредачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические асᴨȇкты, связанные с документами, и другие вопросы.

В своей работе, турфирма руководствуется на такие законы как:

• Закон об основах туристской деятельности в РФ;
• Закон о порядке выезда из РФ и въезда в РФ;
• О лицензировании туроператорской и турагентской деятельности;
• Положение о лицензировании туроператорской деятельности;
• Положение о лицензировании турагентской деятельности;
• Закон о защите прав потребителей;
• Закон о защите прав потребителей;
• Закон о защите прав потребителей.

Помимо законов, турфирма ООО «Эдельвейс 01» основывает свою деятельность на договоре с туристом, на путевках, договорах с транспортными компаниями, договорах с гостиницами и анимационных организациях.

 

2.2. Анализ документооборота в процессе деятельности организации.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

 

2.3 Порядок оформления договорной документации

1 Область применения;

2 Нормативные ссылки;

3 Общие положения;

4 Порядок согласования и утверждения технического задания;

5 Порядок внесения изменений в техническое задание;

6 Построение, содержание и оформление технического задания;

7 Ответственность.

 

2.4 Анализ средств обработки, транспортировки и хранения документов.

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.
Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.
Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
Серия настольных вертикальных ленточных подборщиков: DC 6 Mini (8лоточныи). DC 8 Mini (10лоточный), DC 10 Mini (10лоточный), имеют производительность 2100 блоков в час, работают с бумагой формата АЗА4.

Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
Машины СВ 350, СВ 400, СВ 3000, РМ 12 осуществляют переплет пластмассовыми пружинами до 450 листов; СВ 600, WB 600 переплет металлическими пружинами до 150 листов; Т 90. Т 95 термоперсплет высокого качества в течение 40секунддо 150 листов.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

 

 

Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

Основными требованиями к системе хранения документов являются:
-удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
-удобство и простота поиска документов;
-минимальный размер занимаемой площади;
-невысокая стоимость.

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.