В начале работы следует получить общее представление о специфике и масштабе деятельности экономического субъекта и о системе бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Ознакомление с системой бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предварительной стадии проверки может быть произведено на основании устного опроса, просмотра необходимых документов, обработки и оценки сведений о сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта. Результаты такого ознакомления занести в табл. 1.
Таблица 1
| Да (1) | Нет (0) | Не характерно | |||
| Организационная структура | |||||
| 1. Разработана и утверждена схема организационной структуры экономического субъекта по отделам (функциональным обязанностям на МП) с указанием управленческих связей, подчиненности отделов (исполнителей) | |||||
| 2. Разработана и утверждена схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета с указанием управленческих связей, подчиненности исполнителей | |||||
| 3. Имеется разработанный и утвержденный график документооборота в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых подразделениями и отдельными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ | |||||
| Разделение обязанностей, полномочий, ответственности (контрольная среда) | |||||
| 4. Распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками, обеспечивающими осуществление реальной коммерческой и финансово – хозяйственной деятельности, и сотрудниками, обеспечивающими отражение этих операций в бухгалтерском учете | |||||
| 5. Разделение функций (обязанностей) между работниками, выполняющими операции на определенном участке с возможностью контроля за ведением учета на участке в целом | |||||
| 6. Имеются должностные инструкции для работников бухгалтерских и учетных служб с распределением обязанностей, определением ответственности и установлением пределов полномочий в соответствии с занимаемой должностью | |||||
| Например, определена ответственность по конкретным исполнителям за: правильностью приемки, хранения и отпуска ТМЦ; | |||||
| соблюдением норм расхода сырья, материалов, ГСМ; | |||||
| правильностью оформления и составления первичных учетных документов в соответствии с выполняемыми операциями; | |||||
| отражением в договорах и соблюдением юридических и правовых норм договорных обязательств | |||||
| отражением в договорах и соблюдением финансово – экономических обязательств сторон; | |||||
| контролем за наличием и продлением лицензий для организации на лицензируемые виды ее деятельности | |||||
| 7. Установлен круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов | |||||
| 8. При наличии в учете дефицитных и дорогостоящих ТМЦ ограничен круг лиц, имеющих право распоряжаться ими | |||||
| 9. Назначены приказом материально ответственные лица. Заключены с ними договоры о полной материальной ответственности | |||||
| Обеспечение условий сохранности имущества, денежных средств, учетных регистров, документов | |||||
| 10. Организованы хранение и сохранность ТМЦ, денежных средств (имеется склад с соответствующе оборудованными местами хранения ТМЦ и запасами, склад охраняется или оснащен охранной сигнализацией) | |||||
| 11. В целях контроля за сохранностью документации все документы сброшюрованы и последовательно пронумерованы для облегчения их поиска при необходимости | |||||
| 12. Учетные регистры хранятся в сейфах или в отдельных, специально оборудованных помещениях | |||||
| Продолжение табл. 1 | |||||
| Внутренний контроль активов | |||||
| 13. Утверждены и действуют внутренние контролирующие органы: служба внутреннего аудита | |||||
| разработано в соответствии с уставом и действует положение о ревизоре и ревизион- ной комиссии; | |||||
| назначена и утверждена руководителем инвентаризационная комиссия; | |||||
| утверждена комиссия по приему, вводу в эксплуатацию, списанию ОС | |||||
| 14. Внутренними контролирующими органами проводятся ревизионные и инвентариза- ционные плановые и внезапные проверки на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию | |||||
| 15. В соответствии с установленными учетной политикой сроками проводится инвентаризация: склада на предмет фактического наличия ТМЦ; | |||||
| основных средств; | |||||
| готовой продукции, товаров; | |||||
| незавершенного производства; | |||||
| нематериальных активов; | |||||
| имущества, принятого (переданного) на ответственное хранение; | |||||
| инвентаризация бланков строгой отчетности, ценных бумаг; | |||||
| финансовых вложений; | |||||
| кредитов, заемных средств | |||||
| 16. Получение и отпуск ТМЦ со склада производится только на основании доверенностей | |||||
| Кадровая политика | |||||
| 17. Проводятся мероприятия по обучению, повышению квалификации кадров, например инструктажи и обучение: с членами инвентаризационных комиссий относительно порядка проведения и оформления результатов инвентаризации имущества | |||||
| с кассиром – о правилах совершения кассовых операций; | |||||
| с материально ответственными лицами – по вопросам ведения учета, правилами приемки и отпуска ТМЦ; | |||||
| с бухгалтерским персоналом – по обучению и повышению квалификации | |||||
| ВСЕГО | |||||
При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом рекомендуется использовать не менее трех градаций – высокая, средняя, низкая. Вывести оценку системы внутреннего контроля можно на основе обработки данных теста 1, где в столбце 4 проставляется номер по порядку напротив тестов, не участвующих в опросе. Процентное соотношение положительных тестов к общему числу тестов, участвующих в опросе, будет являться базой для оценки.
|
|
|
|
|
|
Если данное соотношение составляет 40-60% предварительную и приблизительную оценку системы внутреннего контроля можно определить как среднюю. Соответственно при отношении менее 40% уровень системы внутреннего контроля можно определить как низкий, при отношении более 60% - как высокий.
Итоги первоначального знакомства с системой бухгалтерского учета и внутреннего контроля недостаточны для того, чтобы сделать вывод о действенности СВК. Тем более что низкая оценка надежности СВК и (или) отдельных средств контроля не исключает возможности средней или высокой оценки надежности других отдельных средств контроля.
На основании заполненной табл.1 выводится оценка по каждому разделу и этапу в целом (табл. 2).
Таблица 2
| Разделы | Оценка по разделам | Последствия |
| Организационная структура объекта | ||
| Разделение обязанностей | ||
| Обеспечение условий сохранности имущества, учетных регистров | ||
| Внутренний контроль активов | ||
| Кадровая политика |
Далее проверка планируется с учетом полученных результатов. На основании первоначального итога, полученного по оценке, выведенной по всему этапу, принимается решение о том, можно ли полагаться на СВК экономического субъекта, подлежащего проверке.