Фаза подготовки управленческого решения.

Этапы:

– уяснение проблемы. На этом этапе необходимо четко представить желаемую ситуацию и трудности, связанные с ее достижением;

– анализ исходной ситуации предполагает анализ потенциала организации и состояние окружающей среды на момент принятия решения с т.з. возможности достижения поставленной цели или получения желаемого результата;

– постановка задачи – действие в результате, которого конечную цель (лучше если она будет иметь количественное выражение) подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, связанные с конечной целью;

– разработка вариантов решения проблемной ситуации, к которой привлекают специалистов. Количество вариантов может быть различным, но каждый должен содержать четкую формулировку задачи, основные этапы ее решения по времени, данные о требуемых ресурсах и возможные последствия осуществления данного варианта.

Фаза принятия решения включает в себя следующие этапы:

– анализ предлагаемых вариантов предполагает: а) выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого; б) сопоставление принятых критериев с возможными результатами по каждому варианту;

– выбор оптимального варианта по результатам анализа предложенных вариантов. Оптимальный вариант – это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Здесь часто применяют приемы системного анализа, позволяющего сопоставить и оценить возможные варианты достижения поставленных целей. Выбор оптимального варианта утверждает руководитель. Решение формулируется и документально оформляется, подписывается руководителем, после чего доводиться до непосредственных исполнителей, т.е. осуществляется организация исполнения.

Фаза организации выполнения решения имеет следующие этапы:

– доведение заданий до исполнителей – смысл принятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции в исполнении решения;

– формирование организационного плана предусматривает четкое выполнение работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем;

– организация контроля за исполнением решения включает текущий и заключительный контроль. Первый осуществляется в течение всей работы над исполнением, второй – проводится по результатам и позволяет соизмерять цели и результаты и осуществлять вознаграждение.

Следует отметить, эта схема представляет собой идеаль­ную модель. Фактически структура процесса принятия решений во многом определяется конкретной ситуацией и решаемой пробле­мой.

Процедура процесса подготовки, принятия и осуществления управленческого решения представлена в таблице 1.

Таблица 1 – Процедура процесса подготовки, принятия и осуществления управленческого решения

Последовательность и характер операций	Исполнитель
Постановка задачи	Вышестоящий руководитель (орган управления), трудовой коллектив
Уяснение задач	Нижестоящий руководитель
Сбор и обработка необходимой информации, изучение и оценка ситуации	Руководитель (в необходимых случаях с привлечением специалистов)
Выработка вариантов решения	Специалисты
Анализ, обсуждение и оценка вариантов	Руководитель и специалисты
Формулировка решения	Руководитель
Документальное оформление решения	Технические исполнители
Фиксация решения (подписание документа)	Руководитель или лицо уполномоченное им
Доведение заданий до исполнителей	Руководитель или лицо уполномоченное им
Формирование и реализация организационного плана	Все работники аппарата управления
Организация контроля	Руководитель или лицо уполномоченное им

 

4. Методы оптимизации управленческих решений

Наиболее распространенными методами оптимизации управленческих решений являются:

– математическое моделирование;

– метод экспертных оценок;

– мозговой штурм (атака);

– теория игр.

Математическое моделирование – применяют в тех случаях, когда управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование математических моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти, оптимальный вариант её решения. Построение математической модели может быть представлено в виде схемы (рис. 2).

 

 

Рисунок 2 – Построение математической модели

Основными этапами оптимизации управленческого решения с помощью математических методов являются:

– постановка задачи;

– выбор критерия эффективности, который должен выражаться однозначно, например числом и, отражать меру соответствия результатов решения поставленной цели;

– анализ и изменение переменных величин (факторов), влияющих на величину критерия эффективности;

– построение математической модели;

– математическое решение модели;

– логическая и экспериментальная проверка модели и полученного с ее помощью решения;

разработка рекомендаций по практическому использованию полученных результатов.

Методы экспертных оценок – обычно применяются в двух случаях, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами.

Экспертиза – исследование сложных специальных вопросов на стадии выработки управленческого решения лицами, обладающими специальными знаниями и опытом, с целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируется ход исследования и его итоги.

(Во введении указывается, кто, где, когда и в связи, с чем организует и проводит экспертизу. Далее фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные для его исследования, и полученные в результате исследования данные. В заключительной части содержаться выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами.)

Этот метод наиболее эффективен при анализе сложенных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании тенденций развития то или иной системы при оценке альтернативных вариантов решения.

Метод мозгового штурма (мозговая атака) – применяется в тех случаях, когда имеется минимум информации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются правила:

– все высказываются по очереди;

– говорят лишь тогда, когда могут предложить новую идею;

– высказывания не критикуются и не осуждаются;

– все предложения фиксируются.

Разновидностью этого метода является мнение жюри. Суть состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой, что способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.

Методы теории игр суть состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов.

Существуют также такие методы, как:

– метод дискуссий представляет собой обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и привлечением всех ее участников;

– метод собраний-совещаний – обсуждение производственных вопросов и проблем требующих коллективного решения;

– метод деловых переговоров – обсуждение конкретного вопроса с варьированием ясно осмысливаемых целей, интуитивных резонов и бессознательных мотивов;

– метод симпозиума представляет собой ряд кратких выступлений группы специалистов для расширения кругозора участников и оказания на них воздействий;

– метод записной книжки – выработка творческих идей в течение длительного времени с занесением их в записные книжки участников с последующим их сведением и экспертизой;

– метод многомерных матриц – выработка творческих идей при помощи нового комбинирования известных и зарекомендовавших себя проблем;

– метод эмпатии выработка творческих идей путем постановки автора идеи на место участника проблемы.

Эти методы могут дополнять друг друга и использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений. Выбор методов зависит от информационного обеспечения менеджмента.

5. Реализация решений и их эффективность

Способы и методы реализации решения зависят от его содержа­ния и объективных условий, в рамках которых оно претворяется в жизнь, но ни в коем случае не от желаний и умения соответствующих руководителей и сотрудников.

Методы решения должны быть практически применимыми.

Другим требованием является экономичность: эффект, получен­ный при реализации принятого решения, должен перекрывать свя­занные с ним затраты.

Применяемые при решении проблем методы должны обладать достаточной точностью, обеспечивающей соответствие полученно­го результата тому, что ожидалось. Однако нужно иметь в виду, что точность требует повышенных затрат.

Наконец, методы реализации решения должны быть надежны­ми, не допускающими значительных ошибок и не создающими си­туаций с повышенным риском.

Успех в решении проблем обусловлен влиянием трех групп фак­торов: организационных, материальных и личных.

К организационным факторам относятся способность организа­ции своевременно перестроиться для решения проблемы в соответ­ствии с изменившимися условиями, приспособиться к ним; своев­ременность обнаружения проблемы и наличие необходимого запа­са времени для выхода из сложившейся ситуации. Нужно иметь в виду, что в условиях цейтнота легко принять неверное решение и пойти по пути, уводящему в сторону.

Организационным фактором, влияющим на процесс реализа­ции решений, являются его возможные последствия. Если прогноз хороший, исполнители будут работать с подъемом, а если плохой – работа пойдет значительно хуже.

Наконец, на эффективность реализации решения во многом оказывает влияние стабильность, надежность функционирования организации, ее способность преодолевать разного рода помехи, вызывающие отклонения от намеченного пути.

К материальным факторам, оказывающим влияние на успешное решение проблем, относятся наличие необходимых ресурсов – ес­тественных, технологических, технических, информационных и т. д. – и возможность свободного маневрирования ими.

Личными факторами, влияющими на реализацию решений, яв­ляются необходимый уровень квалификации, знаний и опыта ра­ботников, занимающихся решением проблем; степень их понима­ния, обусловливающая соответствующее отношение к делу; ожида­емое вознаграждение в случае успеха или, наоборот, боязнь воз­можного наказания при неудаче; общий морально-психологи­ческий климат в коллективе.

Существует ряд обстоятельств, которые крайне неблагоприятно влияют на эффективность решения проблем. Прежде всего это не­дооценка их важности, сложности, возможных последствий. В ито­ге могут стремительно развиваться негативные тенденции, ставя­щие под сомнение благополучие и стабильность организации в бу­дущем.

Крайне отрицательно на эффективность решений воздействует субъективизм, ориентация исключительно наличный опыт, интуицию, вдохновение, симпатии или антипатии к кому-либо или чему-либо, ориентация на собственную выгоду и т. д.

Выделяют два аспекта эффективности управленческих решений:

– целевой отражает меру достижения целей организации (такую эффективность называют стратегической);

– затратный – экономичность способов преобразований ресурсов в результаты производства (такую эффективность называют тактической).

Решение называется эффективным, если не существует более предпочтительного**.

Под эффективностью решения понимают степень полезности для лица принимающего решение предполагаемого (будущего) или действительно полученного в операции эффекта. Существует минимум три градации предпочтительности ожидаемого или полученного эффекта:

– положительный (полезный);

– нулевой;

– отрицательный (вредный) эффект.

Степень эффективности решений в рамках каждой из градаций может быть уточнена с использованием числовой или количественной шкалы.

Выделяют абсолютную и относительную оценки эффективности. Для обоих случаев в основе оценки эффективности лежит сопоставление эффекта управления с затратами ресурсов, его обусловившими. Эффект управления заключается в достижении целей объекта управления в заданные сроки.

В качестве показателей, характеризующих конечный эффект управления, используются показатели конечных результатов деятельности объекта управления (финансовые показатели, объем реализации продукции, ее качество, уровень удовлетворенности запросов потребителей и т.д.).

Затраты на управление определяются затратами на основное фонды и содержание аппарата управления, затратами на приобретение и эксплуатацию информационно-технических средств управления и др.

Выделяют различные виды эффективности:

– экономическую;

– социальную;

– организационную;

– техническую и др.

* операция – это законченное действие; процедура – набор операций, направленных на решение каких-либо управленческих задач.

** Множество эффективных решений в литературе называют множеством Парето, или множеством деноминируемых решений