Тема 5. Личная документация
Личная деловая бумага – документ, обслуживающий потребности человека, участвующего в деловой коммуникации.
Автобиография
Автобиография – это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме, однако существуют некоторые ее обязательные элементы:
· название документа,
· фамилия, имя, отчество автора,
· дата и место рождения,
· образование (место и период учебы, присвоенная квалификация и специальность),
· вид трудовой деятельности,
· последнее место работы и занимаемая должность,
· награды, грамоты,
· семейное положение,
· сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы/учебы и адрес проживания),
· дата составления автобиографии,
· личная подпись.
Пример автобиографии
Автобиография
Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 22 июля 1956 года в г. Владимире в семье рабочих.
В 1963 году поступила в среднюю школу № 23 г. Владимира. Закончила среднюю школу в 1973 году. Одновременно занималась в городской музыкальной школе по классу скрипки, закончила школу в 1971 году.
В 1973 году поступила во Владимирский педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Закончила с отличием институт в 1978 году по специальности учитель английского языка.
В 1978 году поступила на работу в школу № 3 г. Владимира учителем английского языка, где работаю по настоящее время.
Отец, Павлов Василий Иванович, пенсионер. Мать, Павлова Анна Сергеевна, бухгалтер магазина № 14.
Не замужем.
Домашний адрес: г. Владимир, ул. Пушкина, д. 6, кв. 18
Дата
Личная подпись Н.В. Павловой
Резюме
Резюме – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность. Резюме содержит краткую (1-2 страницы) характеристику трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний. Для каждого отдельного случая необходимо составлять новое резюме, максимально учитывая квалификационные требования к определенной вакансии.
Существует три основных вида резюме: хронологическое, функциональное и комбинированное.
Хронологическое резюме представляет собой описание фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы/учебы. Преимущество этого вида резюме для работодателя заключается в том, что он может увидеть в резюме четкую картину трудовой деятельности человека, преимущество для соискателя – это возможность продемонстрировать карьерный и профессиональный рост в необходимой сфере деятельности. Однако от данного вида резюме лучше отказаться в тех случаях, если последняя должность (либо весь официально зафиксированный трудовой путь) соискателя не имеет отношения к той деятельности, на которую он рассчитывает, либо в трудовой биографии много пропусков – периодов времени, когда человек не работал.
В таких ситуациях, при возвращении к искомому направлению деятельности после длительного перерыва, а также при отсутствии стажа работы, выгодно подавать работодателю функциональное резюме, которое составляется без указания хронологии трудовой деятельности. В нем основное внимание соискателя сосредоточено на профессиональных навыках и достижениях в разных сферах деятельности.
Комбинированное резюме объединяет основные черты функционального и хронологического резюме. В этом документе подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, при этом основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке. Преимущество этого вида резюме состоит в том, что оно позволяет обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность трудовой деятельности.
Вне зависимости от того, какой вид резюме вы выберете, учитывайте при его написании следующие характеристики резюме.
1. Краткость. В резюме указывается только то, что с вашей точки зрения повышает ваш шанс получить именно эту работу. Поэтому желательно, чтобы объем резюме был небольшой, чтобы предложения были предельно краткими, чтобы содержалась исключительно целесообразная информация.
2. Правдивость. Резюме правдиво настолько и таким образом, насколько и каким образом правдива всякая реклама, ведь резюме – это ваша личная реклама. Имея в виду, что, конечно, не следует обманывать работодателя, все-таки помните, что, если работодатель ожидает от вас каких-либо специальных навыков, которые лично вы в состоянии приобрести в короткие сроки и незаметно от него, вы можете указать их как уже имеющиеся. С другой стороны, наоборот, нежелательные, неблагоприятные факты из вашей трудовой биографии иногда можно не упоминать в резюме.
3. Конкретность. Необходимо точно указывать годы учебы и работы; полностью называть учреждения, в которых вы учились и работали; правильно указывать свою специальность, полученные дипломы, сертификаты и т.п.
4. Позитивность. Необходимо избегать в тексте резюме отрицательных частиц, глаголов и имен существительных с негативным или отрицательным значением: не следует писать не участвовал, не хотел бы, не имею опыта; вместо улаживал жалобы клиентов на… напишите помогал клиентам в…
5. Энергичность. При личной встрече с работодателем или менеджером по персоналу о вашей энергичности будут говорить манера держаться, быстрота и громкость речи, твердость рукопожатия и т.п.
В письменной речи о вашей энергичности все сообщат точность и краткость изложения, предпочитаемые вами конструкции предложений.
6. Грамотность. Резюме обязательно должно быть написано грамотно, в выдержанном едином стиле.
7. Эстетичность. Резюме никогда не пишется от руки. Чем качественнее техника, при помощи которой выполнено резюме, и качественнее бумага, на которой оно напечатано, тем больше шансов на заинтересованное внимание к вам работодателя.
Общие правила составления резюме следующие.
1. Определяем вид резюме. В любом верхнем углу документа можно поместить фото.
2. Слово «резюме» писать не принято, заглавием являются фамилия, имя, отчество соискателя, выделенные шрифтом, поэтому именно с них начинается резюме. Ниже указывается дата рождения, адрес проживания, контактные телефоны и электронный адрес (e-mail).
3. Указывается цель, которую соискатель преследует при поиске работы.
4. Опыт работы (если таковой имеется). Необходимо указывать период работы, наименование и сферу деятельности компании, наименование должности, описание функциональных обязанностей и основных профессиональных достижений. Данный раздел должен охватывать период не более 10 последних лет.
5. Необходимо указать образование: период учебы, наименование учебного заведения, специальность и квалификацию.
6. Желательно упомянуть об участии в тренингах, курсах, семинарах, конференциях и т.п., профессиональных навыках: уровне владения ПК и знании иностранных языков, о личных качествах соискателя.
7. Дополнительная информация: сведения о семейном положении, готовности к командировкам, о наличии загранпаспорта, водительского удостоверения, собственного автомобиля, о готовности к ненормированному рабочему дню, о хобби – все эти сведения являются необязательными, указываются в резюме по мере необходимости.
8. Если есть возможность предоставить рекомендации с предыдущего места работы и/или учебы, можно указать в резюме: рекомендации прилагаются и/или рекомендации будут предоставлены по требованию.
При написании резюме необходимо избегать употребления разного рода аббревиатур и сложных терминов; желательно не использовать разнообразие шрифтов и размеров символов.