Тема: Составление доверенности на получение товарно-материальных ценностей
Наиболее популярной доверенностью в деятельности субъектов хозяйствования, конечно же, является доверенность по ф. № М-2. Она — неотъемлемый спутник получения/отпуска товаров и не только. Кто и в каких случаях должен предъявлять/требовать такую доверенность? Как ее правильно составить? Какие последствия ожидают субъектов хозяйствования, игнорирующих требования о наличии этого документа? А когда она и вовсе не нужна? Рассмотрим эти важные вопросы.
Зачем нужна доверенность?
Согласно п. 2 Инструкции № 99 сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструменты, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.
С 01.06.2008 г. доверенность перестала быть бланком строгой отчетности. Для оформления доверенности используется типовая форма № М-2, представленная в приложении 1 к Инструкции № 99.
Для получателя доверенность представляет собой документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить определенные перечень и количество ценностей. Таким образом, если у работника нет доверенности, то получается, что предприятие не уполномочило его получать ТМЦ.
Для поставщика доверенность служит основанием для отпуска ценностей получателю. Без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — товарно-транспортная накладная на отпуск ценностей, представляющий собой разрешение на осуществление хозяйственной операции по отпуску ценностей и являющийся основанием для ее бухгалтерского учета. Оформление накладной осуществляется после предоставления доверенности. В ней должно быть указано, по какой доверенности и через кого отпускаются ценности (см. письмо Минфина Украины от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784).
То есть доверенность выступает своего рода гарантией доставки ценностей по назначению предприятию-покупателю через его представителя — доверенное лицо.
Когда выдается доверенность?
Доверенность выдается практически для любого получения ценностей. В рамках какого договора осуществляется передача ТМЦ, значения не имеет. Это может быть купля-продажа, хранение и ремонт (п. 14 Инструкции № 99), дарение, аренда и прочее.
Доверенность необходима и при получении ценностей, право собственности на которые не переходит
Получатель ценностей должен выписать, а поставщик должен получить доверенность, в том числе и при отпуске:
— товара на комиссию и техники из ремонта (см. письмо Минфина Украины от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021);
— товара на ответственное хранение и при передаче возвратной тары (см. письмо Минфина Украины от 30.07.2003 г. № 04220-92);
— товара бесплатно неприбыльным организациям и другим получателям;
— давальческого сырья на переработку и при возврате готовой продукции, полученной из давальческого сырья (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821);
— ТМЦ в рамках договора о совместной деятельности (см. письмо Минфина Украины от 06.11.2000 г. № 053-41-54);
— акций и векселей (см. письма Минфина Украины от 28.04.2001 г. № 061-303/11-2263 и от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821).
Когда можно обойтись без доверенности?
Выписывать доверенность при получении ценностей нужно не всегда. Случаев, когда доверенность не нужна при приемке/передаче ценностей, не так уж и много. Поэтому рассмотрим каждый.
1. Приобретение ценностей за наличный расчет как юридическими лицами, так и предпринимателями (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821). В том числе и при приобретении ТМЦ у частного предпринимателя.
2. Получение ценностей лично частным предпринимателем, предъявившим при этом паспорт (другой документ, удостоверяющий личность) (см. письма Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151 и от 06.11.2000 г. № 053-4154). А статус физлица как предпринимателя поставщик всегда может посмотреть в базе данных ЕГР.
3. Получение ценностей лично директором или другим лицом, имеющим полномочия действовать от имени предприятия без доверенности. Подробнее о заменяющих документах см. газету «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 27, с. 32.
4. При внутреннем перемещении ТМЦ, когда они передаются между лицами, работающими на одном и том же предприятии. Подобные перемещения имеют иное документальное оформление.
5. Приобретение ценностей обычными гражданами — конечными потребителями независимо от формы расчетов (действие Инструкции № 99 на простых граждан не распространяется).
6. Если поставка осуществляется в условиях централизованно-кольцевых перевозок (подробнее об этом см. далее).
Кто выдает доверенность?
Заполняют доверенность (по типовой форме № М-2, приведенной в приложении 1 к Инструкции № 99) работники, которые занимают должности, дающие право составлять доверенность на получение ценностей. То есть выпиской доверенности занимается тот работник (п. 5 Инструкции № 99):
— в должностной инструкцией которого предусмотрена такая функция;
— назначенный руководителем на выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей.
Прежде чем выдать доверенность, лицо, ее выдающее, должно в обязательном порядке проинструктировать работника — получателя ценностей (на чье имя выдается доверенность), как должна быть использована доверенность: в какие сроки ее нужно предоставить поставщику и в какие сроки отчитаться (кому и какие документы предоставить) по выданной доверенности.
Помните! Работникам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается (п. 11 Инструкции № 99).
Чтобы отследить движение доверенностей на предприятии, ответственный работник должен вести Журнал регистрации доверенностей (далее — Журнал) по форме, приведенной в приложении 2 к Инструкции № 99.
Учитывая, что при получении доверенности работник должен оставить в качестве расписки о получении в Журнале свою подпись (графа 7), то вести его в электронном виде не получится. Кроме того, п. 3 Инструкции № 99 требует, чтобы такой Журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия (если руководитель на предприятии в том числе и за бухгалтера, то — подписью руководителя).
В Журнале нумерация доверенностей в течение календарного года производится в сквозном порядке. То есть с начала каждого года должен начинается новый отсчет номеров доверенностей с № 1.
Об использовании доверенности или возврате неиспользованной доверенности в Журнале делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности.
Неиспользованная доверенность должна быть возвращена работнику, выписавшему и зарегистрировавшему доверенность, не позднее следующего дня по истечении срока действия доверенности (п. 10 Инструкции № 99). Возврат неиспользованной доверенности также должен быть зафиксирован в Журнале регистрации доверенностей. При этом в колонке 8 «Відмітка про використання довіреності (№ і дата документа) » указывается, что доверенность была не использована.
На возвращенных неиспользованных доверенностях следует поставить надпись «невикористана» (п. 10 Инструкции № 99). Хранить их нужно в течение срока, установленного для хранения первичных документов.
Не пренебрегайте правильностью выписки, регистрации и хранения доверенностей! Копии отдельных страниц Журнала могут послужить доказательством в суде, если возникнет необходимость доказать факт получения товара от поставщика или у перевозчика.
Правила заполнения доверенности
При заполнении доверенности ответственное лицо должно быть предельно внимательным, ведь поставщик не отпустит ценности, если в ней найдет:
— незаполненные реквизиты;
— исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
— неправильные данные доверенного лица.
Все реквизиты в доверенности должны быть заполнены
Не забудьте указать данные в графе «Документ, що засвідчує особу ____… ». Как правило, в этой графе приводят данные паспорта гражданина Украины. Но альтернативой паспорта гражданина Украины (например, при его отсутствии) могут послужить иные документы, удостоверяющие личность. Исчерпывающий перечень таких документов содержит ст. 43 Закона о нотариате:
— паспорт гражданина Украины для выезда за границу (загранпаспорт);
— дипломатический или служебный паспорт;
— удостоверение личности моряка;
— удостоверение члена экипажа;
— вид на жительство лица, проживающего в Украине;
— национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий;
— удостоверение инвалида или участника ВОВ;
— удостоверение, выданное по месту работы физического лица.
Главное, чтобы доверенное лицо при получении ценностей предъявило тот же документ, реквизиты которого записаны в доверенности (п. 12 Инструкции № 99).
В графах бланка доверенности обязательно приводится:
— точное название ценностей;
— единица измерения (натуральные — кг, т, м, шт., кв. м, куб. м, комплекты и т. д.);
— количество (а не стоимость!) ценностей.
Причем эта информация должна всегда приводиться в доверенности «развернуто» независимо от того, есть ли она в документах на получение (выделение) ценностей (см. письмо Минфина Украины от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784). Незаполненные строки этой части доверенности обязательно прочеркиваются.
Доверенность подписывают одновременно руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные ими заместители. Если же руководитель — «один в поле воин» (самостоятельно ведет и бухучет), то и доверенность подписывает самостоятельно (п. 5 Инструкции № 99).
Нужна ли будет печать на доверенности?
В форме доверенности на получение ценностей, типовая форма № М-2 (см. приложение 1 к Инструкции № 99), одним из обязательных реквизитов является наличие печати.
При заполнении доверенности какие-либо упущения согласно стандартному бланку не допускаются
Соответственно, без печати в этом документе уже не обойтись. Пункт 12 Инструкции № 99 запрещает отпускать ценности в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка или с незаполненными реквизитами.
Хотя для предпринимателей, не имеющих печати, Минфин разрешал выдавать доверенности без нее (см. письма Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151, от 06.11.2000 г. № 053-4154).
С 1 ноября 2014 года субъектам хозяйствования можно будет не использовать печати. Подробнее об этих нововведениях законотворцев см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16. Как правило, чиновникам придется подвести под это новшество подзаконную нормативную базу. В частности, это должно затронуть и Инструкцию № 99. В то же время сам Закон № 1206, которым вводятся эти новшества, о такой обязанности не говорит и не устанавливает сроков для корректировки подзаконных документов.
В принципе, совсем печати не отменят. Их по желанию можно будет использовать и после 1 ноября 2014 года. Поэтому, скорее всего, этот реквизит в форме будет не обязательным, и по-хорошему это должно быть прописано и в Инструкции № 99. То есть после отмены обязательности печатей требование ставить ее в доверенности должно быть упразднено.
Способ заполнения
Бланки доверенностей вряд ли кто-то покупает. В основном составляют ее в электронном виде четко в соответствии с формой из приложения 1 к Инструкции № 99. Работник, ответственный за составление доверенностей при помощи компьютера, заполняет ее на нужного работника и отправляет на печать: и вот доверенность составлена печатным способом. Остается проставить только подписи руководителя и главного бухгалтера (уполномоченных ими заместителей), но уже шариковой ручкой.
«Комбинированный» способ вполне имеет право на существование (частично при помощи компьютера, частично от руки). Еще в своем письме от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784,после перехода доверенности на«нестрогий лад»,Минфин не возражал против заполнения доверенности частично средствами техники, а частично от руки.
И как вариант «комбинированного» способа приводил пример, когда в доверенности такие реквизиты предприятия, как название, код, адрес, банковские реквизиты и т. п. могут быть заполнены печатным способом (на принтере), а данные о доверенном лице, поставщике, о перечне и количестве ценностей, которые поручается получить от поставщика, — шариковой ручкой (чернилами).
Каков срок действия доверенности?
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ТМЦ по наряду, счету, накладной или другому, их заменяющему документу, на основании которого выдана доверенность. Однако в соответствии с п. 8 Инструкции № 99 он не должен превышать 10 дней. Причем по аналогии со следующей нормой этого пункта (см. ниже) в расчет берутся календарные дни.
Кроме того, доверенность может быть выдана и сроком действия на 1 календарный месяц, если ответственный работник предприятия по ней будет получать ценности (абз. 2 п. 8 Инструкции № 99):
1) расчеты, за которые осуществляются в порядке плановых платежей;
2) доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками.
По разъяснениям Минфина (см. письмо Минфина Украины от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370), срок действия доверенности истекает на дату (включительно), указанную в графе «Довіреність дійсна до __ ». Отсчет срока действия доверенности ведется с указанной в доверенности даты выдачи.
Учтите! Продавец не отпустит ценности, если в доверенности не будет указана дата окончания срока ее действия (п.п. «г» п. 12 Инструкции № 99).
Централизованно-кольцевые перевозки: по доверенности или без?
Под централизованно-кольцевыми перевозками (далее — ЦКП) понимаются перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) завоз ТМЦ осуществляется:
— систематически;
— по согласованным на определенный период параметрам поставки: количество, ассортимент, время и т. п.;
— по адресу одного или более заказчиков — юридических лиц либо их отделений, участков, филиалов(см. письмо МФУ от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021).
Какие-либо разъяснения критериям «систематический завоз» и «согласование на определенный период» на сегодняшний день отсутствуют. Поэтому целесообразнее непосредственно в договоре указать о том, что поставка ценностей осуществляется централизованно-кольцевым завозом: систематичность прописывать непосредственно в договоре, например, указав «поставка осуществляется систематически, не реже чем 4 раза в месяц» или составлять график поставок. В подтверждение критерия согласованности можно заручиться письмом (другим документом) о предварительном заказе.
Согласовав все эти моменты, доверенность можно выписать на целый календарный месяц, в которой и учесть одновременно все поставки за месяц с согласованным количеством и ассортиментом.
Но можно обойтись и вообще без доверенности!
При ЦКП ценностей вместо «обычной» доверенности может быть единоразово составлено уведомление
Такое уведомление призвано проинформироватьпоставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, которое будет принимать ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей (п. 13 Инструкции № 99).
Обратите внимание! Предусмотрено только уведомление об образце печати или штампа и ничего не говорится об образце подписи материально ответственного лица.
Поэтому материально ответственные лица, принимающие ценности, могут быть разными, главное, чтобы они использовали при приемке ценностей при ЦКП одну и ту же печать.
Ведь поставщику в этом случае придется сверить печать, которой представитель получателя заверяет свою подпись при получении ценностей, с образцом, приведенным в уведомлении.
Так как форма такого уведомления законодательством не предусмотрена, составляют его в произвольной форме. Главное, чтобы уведомление было заверено подписью директора и главного бухгалтера (п. 13 Инструкции № 99).
В основном уведомление оформляется как дополнение к договору, но может быть оформлено и в виде письма. Учтите: если уведомление составлено к определенному договору, то срок его действия будет ограничен сроком действия договора.
Представим пример такого уведомления.
Как будет решен этот вариант поставок без доверенности после 1 ноября 2014 года в свете отмены обязательности печатей, будем ждать разъяснений.