Как правило, доверенность на получение ценностей от поставщика выдается под каждый наряд, счет, договор, заказ, соглашение или другой документ, заменяющий их (п. 6 Инструкции № 99). Можно ли выписать одну доверенность, если ТМЦ по нескольким договорам нужно получить в одном месте?
В случае когда доверенное лицо должно получать ТМЦ в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, которые их заменяют, ему может быть выдана одна доверенность. Но в ней обязательно должны быть перечислены номера и даты выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов.
Если же и мест, где нужно забрать товар, несколько, т. е. ТМЦ должны быть получены с разных складов, то на каждый склад (место получения) выписывается своя доверенность (абз. 2 п. 6 Инструкции № 99).
Если по доверенности отгрузили только часть ТМЦ
Доверенность выдана на получение 50 единиц товара, но поставщик отгрузил 20 единиц. Как быть в таком случае? Сразу скажем, Инструкцией № 99 не запрещено по доверенности получать лишь часть товара. Порядок получения по одной доверенности товаров по частям прописан в п. 13 Инструкции № 99.
Получая по доверенности только часть ТМЦ, независимо от срока ее действия доверенность следует оставить у поставщика
Учтите, она остается у поставщика при первом же отпуске ТМЦ. При этом на каждый частичный отпуск составляется отдельная накладная (акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или документа, ее заменяющего) передается получателю ценностей. Второй — прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется:
— для наблюдения и контроля за отпуском ТМЦ;
— для проведения расчетов с получателем.
Получатель товара обязан не позднее следующего дня после каждой доставки на предприятие ценностей, независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично, предоставить работнику предприятия, выдавшему доверенность, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (в кладовую) или материально ответственному лицу (п. 10 Инструкции № 99).
Отпускать ценности по аннулированной доверенности запрещено
Поэтому, если предприятие аннулирует доверенность, по которой ценности получают частями, оно обязано сразу же уведомить поставщика об аннулировании доверенности.
Можно ли выдать доверенность неработнику предприятия?
В п. 4 Инструкции № 99 указано, что доверенность может быть выдана только лицам, которые работают на этом предприятии.
Но есть исключения! Доверенность лицам, не работающим на предприятии, может быть выдана при наличии:
1) разрешения руководителя предприятия. Учтите! Оформлять разрешение отдельным документом не обязательно. Наличие подписи руководителя на доверенности, выданной неработнику, уже считается разрешением руководителя (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821);
2) доверенности, выданной на предприятии, где работает данное лицо, на получение тех же ТМЦ и такого же количества.
У неработника на руках должно быть две доверенности на получение одних и тех же ТМЦ
Только соблюдая эти условия предприятие имеет право выписать доверенность лицу, не состоящему с ним в трудовых отношениях. В противном случае выписать доверенность по ф. № М-2 на неработника предприятию нельзя.
Когда это работает? Это возможно, когда физлицо является работником предприятия, которое предоставляет услуги экспедитора (транспортные услуги) либо является исполнителем по договору поручения. Например, предприятие А (покупатель) поручает предприятию Б забрать товар у предприятия В (продавца). Для этого предприятие А выписывает доверенность на получение товара неработнику (работнику предприятия Б), который должен получить товар у предприятия В (продавца). Одновременно предприятие Б выдает своему работнику доверенность на получение у предприятия В того же товара и в том же количестве.
Доверенности по ф. № М-2 или доверенность по ГКУ?
Может ли предприятие (руководитель в лице предприятия) вместо доверенности по ф. № М-2 выдать доверенность по ГКУ? Можно, но не рекомендуем, так как могут быть проблемы.
Доверенность на получение ТМЦ, оформленную согласно правилам ГКУ, предприятие может выдать, если:
1) уполномоченный получатель ценностей для предприятия — не работник предприятия;
2) с таким получателем заключен договор поручения.
О преимуществах доверенности по ГКУ спорить не будем. Как ее составить смотрите на с. 12 этого номера.
В остальных случаях пользоваться доверенностью, оформленной согласно ГКУ, не советуем. Дело в том, что Инструкция № 99 является нормативным документом, регламентирующим порядок отпуска ценностей, и при этом предписывает осуществлять такой отпуск по доверенностям на получение ценностей по определенной типовой форме — ф. № М-2.
Несоблюдение этого требования и получение ценностей по доверенности, оформленной в соответствии с ГКУ,может быть расценено как нарушение Инструкции № 99. К тому же, возможно, и сам поставщик, получив от покупателя гражданскую доверенность вместо полагающейся доверенности по ф. № М-2, не станет рисковать, потребовав ее переоформить.
Если поставщик — предприниматель
Частные предприниматели должны отпускать ТМЦ, расчеты по которым производятся в безналичной форме или же которые передаются безвозмездно либо путем товарообменных операций, только при условии предоставления доверенности предприятия (п. 14 Инструкции № 99).
То есть, поставляя ценности предприятию, предприниматель в обязательном порядке должен потребовать и получить доверенность по ф. № 2-М.
Доверенность «не отходя от склада»
Довольно распространенная ситуация, когда поставщик осуществляет доставку товара прямо покупателю на склад. То есть получать товар ответственное лицо будет на территории предприятия (подразделения), не выезжая за ним к поставщику. Нужно ли выписывать доверенность на получателя товара? И ответ здесь: да, нужно.
Подтвердить право работника предприятия на получение ТМЦ от поставщика нужно независимо от места его передачи
Ведь доверенность представляет собой документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей.
И то, что ответственное лицо получает товар на территории предприятия, не выезжая за ним к поставщику, значения не имеет. Ведь без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — товарно-транспортная накладная на отпуск ценностей, представляющий собой разрешение на осуществление хозяйственной операции по отпуску ценностей и являющийся основанием для ее бухгалтерского учета. Оформление накладной осуществляется после предоставления доверенности.
Доверенность при железнодорожных перевозках
Здесь немного другие правила. При поставках товара с использованием услуг перевозки железной дороги, как правило, обязанность передавать груз получателю (покупателю) несет сама железная дорога. То есть передача товара по договору поставки осуществляется не как «поставщик — получатель», а через перевозчика.
Поставщику не нужно получать доверенность от покупателя на получение груза
Такую доверенность покупатель выдает своему работнику для предъявления и получения товара от станции назначения железной дороги.
Получение груза. В соответствии с п. 6 Правил выдачи грузов для получения груза, адресованного предприятию, организации, учреждению или гражданину — субъекту предпринимательской деятельности, получатель должен предоставить станции доверенность. Выдача груза осуществляется после внесения получателем всех полагающихся железной дороге платежей. При соблюдении этих условий представитель получателя получает железнодорожную накладную.
Учтите: в графе 53 » Підтвердження одержання вантажу » накладной должна быть указана дата получения груза, номер доверенности на получение груза, дата ее выдачи, серия и номер паспорта материально ответственного лица, которое получает груз, и ее подпись. В электронной накладной налагается ЭЦП получателя (см. приложение 3 к Правилам оформления перевозочных документов).
Накладная, оформленная в бумажном виде, выдается ответственному получателю еще и под расписку в экземпляре накладной, которая остается у железной дороги (п. 8. Правил выдачи грузов).
Сама накладная необходима получателю для отчета по выданной доверенности.
Получение грузобагажа. Согласно п. 29.6 разд. 29 Правил № 1196 грузобагаж, поступивший в адрес предприятия, станция железной дороги выдает:
— по доверенности, подписанной руководителем и бухгалтером, с предъявлением документа, удостоверяющего получателя;
— под расписку получателя, которую он должен сделать на обратной стороне дорожной багажной ведомости.
При этом лицо, уполномоченное на получение грузобагажа, имеет право снять копию дорожной ведомости, которую багажный кассир обязан заверить личной подписью и печатью станции. Такая копия понадобится для отчета по выданной доверенности.
Отсутствие доверенности расходам не помеха?
Рассмотрим ситуацию, когда ТМЦ получили без доверенности, хотя обязаны были ее предоставить, и есть подтверждающие первичные документы — платежное поручение на оплату, накладная поставщика. Может ли предприятие рассчитывать в налоговом учете на расходы по этим ценностям?
Считаем, что может. Дело в том, что согласно п. 138.2 НКУ расходы, которые учитываются при определении объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.
Что касается доверенности, то она по своей сути не является первичным документом, поскольку по Закону о бухучете первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление*. Доверенность дает лишь полномочия осуществить хозяйственную операцию. Этот документ удостоверяет исключительно полномочия доверенного лица получить от имени предприятия причитающиеся ценности. Причем в доверенности приводятся только количественные (!) показатели получаемых ценностей. То есть сам по себе факт выдачи доверенности каких-либо налоговых последствий не влечет.
* Хотя Минфин и ВХСУ настаивают на статусе доверенности на получение ТМЦ как на первичном документе (см. письмо Минфина Украины от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991, постановление ВХСУ от 31.05.2011 г. № 3/029-11).
Показатели, подтверждающие расходы, в частности стоимость ценностей, в доверенности не указываются
Сведения о хозяйственной операции и ее осуществлении подтверждаются накладными, актами и другими документами. И именно эти документы считаются первичными и к тому же пригодными для налогового учета.
Поэтому факт непредоставления доверенности поставщику вряд ли должен влиять на возможность отражения в составе расходов стоимости полученных ценностей. Тем более, что первичка у предприятия на руках (платежное поручение, накладная).
Хотя стоит предупредить, что отсутствие факта выписки доверенности по ф. № М-2 на получение ценностей может рассматриваться налоговиками как отсутствие доказательств реального выполнения данных поставок. Судебная практика в этом вопросе не однозначна. Встречаются постановления ВХСУ и «за» признание поставки без доверенности и «против» (см. «плохое» — постановление ВАСУ от 24.01.2013 г. № К-31852/10 и « хорошее» постановление ВХСУ от 14.08.2013 г. № 5020-875/2012).
Ответственность
Формально невыполнение требований Инструкции № 99 влечет административную ответственность, установленную ст. 1642 КоАП (нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности), которым предусмотрен штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.).
За то же самое нарушение, совершенное повторно в течение года, размер админштрафа составляет от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 грн. до 340 грн.).
Однако накладывать его могут только органы государственного финансового контроля. При этом админштраф налагается именно на поставщика, который отпустил ценности без доверенности.
Нарушением порядка ведения бухучета является именно отпуск ценностей без доверенности
Согласно п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска ценностей по доверенности возлагается на должностных лиц предприятия поставщика, имеющих право подписывать первичные документы на отпуск ценностей.
Ответственность возлагается на поставщика и в случае отпуска ценностей по доверенности, заполненной с нарушением норм Инструкции № 99. Ведь в п. 12 Инструкции № 99 прямо запрещает поставщику отпуск товаров, когда доверенность выписана с нарушениями или с незаполненными реквизитами.
Что касается частных предпринимателей (вспомните, отгружать товар предприятию они должны исключительно по доверенности согласно п. 14 Инструкции № 99), то админсанкции им не грозят. Ведь предприниматели бухгалтерский учет не ведут, а значит, наказать их за нарушение правил его ведения невозможно.
И все же относиться с небрежностью к доверенности не стоит. Этот документ выполняет важную роль в деятельности любого субъекта хозяйствования и в первую очередь позволяет обеспечить сохранность своего имущества.
Уверены, что теперь выписывать/использовать доверенности на получение ТМЦ вы будете правильно.
выводы
- При заполнении доверенности какие-либо отклонения от стандартного бланка не допускаются.
- Выписывать доверенность на получение ТМЦ необходимо независимо от места получения ценностей.
- При централизованно-кольцевых поставках альтернативой доверенности может быть единоразово составленное уведомление о печати.
- Получая по доверенности только часть ТМЦ, доверенность все равно следует оставить у поставщика.
- Нарушением порядка ведения бухучета является именно отпуск ценностей без доверенности. Поэтому ответственным является всегда поставщик.