I. Вид делового документа.
1. Cover Letter – Сопроводительное письмо, как правило, прилагается к резюме и содержит информацию о личных, образовательных и профессиональных данных адресанта. Условий договора и ответов на вопросы потенциальных клиентов в таком письме не содержится.
2. Letter of Complaint – Основная цель письма-жалобы – передать полную информацию по возникшей проблеме. Условий договора и ответов на вопросы потенциальных клиентов в таком письме не содержится.
3. Memo – Меморандум или информирует об изменениях, или предлагает принять участие в чем-либо. Условий договора и ответов на вопросы потенциальных клиентов меморандум не содержит.
4. Advertising letter – Основная цель рекламного письма – предоставление как можно более полной информации о продукции, услугах будущим деловым партнерам, а не запрос подобной информации.
5. Resume – Резюме представляет собой описание жизненного опыта и достижений претендента на получение работы. Жалоб в резюме, а также запроса информации о товарах и услугах в резюме не содержится.
6. Statement – Выписка из счета – это документ с требованием поставщика оплатить счет. Предложений относительно поставки продукции в нем не содержится.
7. Contract – Контракт представляет собой документ, содержащий все условия купли/продажи, готовый для подписания.
8. Order Letter – Заказ – это предложение покупателя изготовить, поставить продукцию, товар определенного вида и качества. Он содержит сведения о запрашиваемых товарах и услугах (количество, свойства), сроках его выполнения, виде и величине оплаты.
Пример:
9. Inquiry Letter – Основная цель письма-запроса информации получить более подробную информацию об интересующем товаре или услуге, уточнить время и сроки поставки, получить каталоги и образцы товара.
Пример:
10. Offer Letter – Письмо-предложение, как правило, является ответом на письмо-запрос. В таком письме предлагаются прейскуранты, условия типового договора и ответы на все вопросы потенциального клиента.
Пример:
II. Структура делового письма.
В структуре делового письма различают следующие части:
заголовок, содержащий название и адрес организации, отправляющей письмо, либо только адрес отправителя, являющегося частным лицом;
иногда в этой части письма указываются номера телефонов;
дата написания письма;
название / имя и адрес получателя письма (внутренний адрес);
вступительное обращение;
текст письма (основная часть);
заключительная формула вежливости;
подпись.
| 1. заголовок, содержащий название и адрес организации, отправляющей письмо, либо только адрес отправителя, являющегося частным лицом; | 1.The British Engineering Co. 12 City New Road London, E.C.I. |
| 2. дата написания письма | 2.December 16, 2009 |
| 3. название / имя и адрес получателя письма (внутренний адрес); | 3.Charles Lyons General Television Services 1201 East Grand Avenue Chicago, Illinois 60611 |
| 4. вступительное обращение; | 4.Dear Mr. Lyons, |
| 5. текст письма (основная часть); | 5. Thank you for your inquiry about our telephone answering machines and voice mail systems. I am enclosing brochures on our products. A sales representative will be in London next week. We will call you to schedule an appointment. |
| 6. заключительная формула вежливости; | 6. Sincerely yours, |
| 7. подпись. | 7. John Bonds Marketing Manager |
III. Формат конверта:
the country the letter comes from - страна, откуда приходит письмо
the sender - отправитель
the addressee - адресат, получатель
the street name in the return address - название улицы, куда должно письмо вернуться, т.е. улица отправителя
the addressee’s house number - номер дома адресата, получателя
the country in the mailing address - страна, куда отправляем письмо
the ZIP Code in the mailing address - индекс куда отправляем письмо
the house number in the return address - номер дома, куда должно письмо вернуться
IV. Принципы организации текста электронного сообщения, факса, меморандума (служебной записки)
Структура служебной записки, факса, электронного сообщения:
кому (с указанием фамилии, имени и должности адресата);
от кого (с указанием фамилии, имени и должности автора);
дата (название месяца – словами, можно использовать принятые сокращения, но не цифры);
тема;
основная часть служебной записки;
подпись (допустимо только имя автора).
Выберите слова или словосочетания для заполнения пропусков так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки:
1. Regional Manager 2. Stephen Yu 3. Notification of My Resignation 4. Date