Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы имеют как самостоятельное значение, так и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.
Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.
Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.
Системы управления документами предназначены для обеспечения санкционированного доступа к документам. Характерные функции СУД:
· ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания;
· индексирование документов, например, оформление регистрационных карточек с полями для атрибутов; возможно атрибутивное индексирование — к атрибутам относятся автор документа, дата создания и ключевые слова или полнотекстовое индексирование — в индекс заносят весь текст, но без предлогов и окончаний некоторых слов;
· хранение документов;
· поиск нужных данных, который может быть атрибутивным в фактографических БД или полнотекстовым в случае слабоструктурированных документов;
· поддержка групповой работы над документами;
· разграничение прав доступа к документам;
· контроль и управление версиями документов, регламентирующие внесение в них изменений;
· сбор и анализ статистических данных по параметрам документов и функционированию системы;
· подготовка отчетов.
Системы управления документооборотом (называемые также Workflow) служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации. Характерные функции СДО:
· регистрация документов при их вхождении в систему;
· маршрутизация документов, учет их движения (маршрутизация может быть жесткой при фиксированных маршрутах или свободной); управление потоками документов обеспечивает прохождение документов по заданному маршруту с контролем внесения в них резолюций, управление внесением изменений включает систему приоритетов, средства протоколирования изменений;
· контроль исполнения предписываемых документами действий;
· защита информации при ее передаче между пунктами распределенной системы;
· автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций;
· планирование работ, связанных с прохождением документов.
К системам управления знаниями в области делопроизводства относят системы, выполняющие функции, характерные для интеллектуальных систем. Примеры таких функций:
· классификация документов по тем или иным признакам;
· взаимное связывание документов, например, с помощью гипертекста;
· тематический отбор документов;
· интеграция данных, поступающих из различных источников;
· аналитическая обработка данных;
· моделирование деловых процессов.
Инструментальные среды в системах делопроизводства служат для формирования АСД, адаптированных к условиям конкретных предприятий и фирм. Часто такое формирование проводится путем дополнения некоторого базового компонента, в состав системы входит соответствующий язык расширения.
Кроме перечня решаемых задач, выделяют следующие свойства и характеристики АСД:
· открытость, программные интерфейсы и форматы данных для обмена с другими информационными системами;
· мобильность для инсталляции на ведущих платформах;
· модульное построение, что обеспечивает масштабируемость — возможность эволюционного развития, адаптируемость, возможность внедрения на предприятиях по частям;
· пользовательский интерфейс;
· быстродействие, временные затраты на выполнение задач;
· уровень защиты информации;
· соответствие стандартам информационных технологий;
· операционные среды и используемые СУБД, требования к аппаратным ресурсам;
· перенос документов по мере их устаревания на более дешевые носители.
Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей.
В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line. В первом случае пользователь формирует запрос в виде совокупности ключевых слов и направляет его средствами электронной почты (E-mail), СДО выдает список релевантных документов, пользователь выбирает из списка нужные документы и посылает вторичный более конкретный запрос, получая по E-mail запрошенные документы. Во втором случае используется связь в реальном времени, документ вызывается на экран компьютера и пользователь может непосредственно его просматривать и редактировать.
Современные корпоративные системы делопроизводства являются распределенными, имеющими архитектуру клиент-сервер. На серверной стороне находят применение серверы баз данных, полнотекстовых документов, электронной почты, приложений, SQL- и Web-серверы. На клиентской стороне могут выделяться рабочие места пользователей, администратора и разработчиков баз данных, информационно-поисковых систем, форм документов и т.п. В частности, применяются трехзвенные распределенные системы.
К широко известным СДО и АСД относятся Lotus Notes, Docs Open, ДЕЛО-96 и др. Примерами систем TDM на 20...30 одновременно работающих пользователей могут служить Search или T-Flex DOCs и на большее число пользователей — системы документооборота, используемые в PDM Optegra или iMAN.