Введение
Актуальность темы исследовательского проекта определяется необходимостью при управлении проектом в планировании, процессом формулирования целей, определения сроков и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий), увязки ресурсов, необходимых для их выполнения и согласования действий участников проекта. Проект направлен на разработку и реализацию виртуального офиса и выполнен на примере услуг компании ООО «Содействие».
Целью представленной работы является определить возможности управлением ресурсов при планировании проекта, а также предложить технологию разработки межфункциональной модели в процессе привязки участников к системе ответственности.
Задачи:
1. Проанализировать исходные данные будущего проекта, выделить его этапы с учетом жизненного цикла проекта для разработки виртуального офиса.
2. Осуществить структурную декомпозицию работ при планировании проекта, для определения блоков работ с последующей передачей их под управление специалистов.
3. Представить участников проекта для разработки виртуального офиса с помощью информационно-технологической модели.
Объект исследования – процесс планирования проекта для разработки виртуального офиса компании ООО «Содействие».
Предмет исследования – управление ресурсами проекта посредством межфункциональной модели.
Гипотеза исследования – управление проектом будет эффективнее, если организовать и скоординировать участников проекта с плановыми работами с помощью межфункциональной модели.
Методы исследования: анализ информационных источников и обобщение, маркетинговый анализ, сравнительный анализ, моделирование, анализ результатов деятельности.
Описание проекта для разработки виртуального офиса
Компания «Содействие» — лидер на региональном рынке компьютерной техники и IT-услуг для корпоративных клиентов и частных лиц. Работа фирмы проводится в нескольких направлениях:
- Корпоративный отдел: работа с госучреждениями, образовательными и медицинскими учреждениями, индивидуальными предпринимателями
- Розничная торговля: продажа техники и оборудования частным лицам посредствам интернет-магазина и через нашу розничную сеть
- Отдел 1С предоставляет услуги по выбору программного продукта, его демонстрации, продажи и установки. Обучению, сопровождению и консультированию, а также настройки, адаптации и доработке конфигураций 1С под задачи Вашего бизнеса.
- Сервисный центр осуществляет следующие работы: диагностика, профилактика и ремонт оборудования, модернизацию оборудования, заправку и ремонт картриджей, восстановление данных с цифровых носителей.
- Сети и системы безопасности предоставляет услуги по разработке, внедрению, сервисной и технической поддержке структурированных кабельных систем (СКС) и различных систем безопасности (видеонаблюдение, системы управления и контроля доступа, охранно-пожарные системы).
- Абонентское обслуживание: комплексное обслуживание ИТ-инфраструктуры Заказчика, позволяющее увеличить эффективность использования ИТ-инфраструктуры, снизить стоимость её обслуживания. Абонентское обслуживание включает в себя - обеспечение работоспособности локальной сети, поддержку пользователей, поддержку бизнес-приложений, информационную безопасность, резервное копирование, ремонт и замена оборудования.
В современных условиях доступность услуг играет важную роль в работе любой организации. Современные информационные технологии позволяют обеспечить доступность услуг практически в каждый дом, где есть Интернет. Сегодня организации оказывают услуги посредством сайтов различных направлений. Это могут быть Интернет – магазины, рекламные сайты, виртуальные офисы и другие. В рамках выполнения исследовательского проекта в нашей работе представлен проект по разработке и внедрению виртуального офиса.
Виртуальный офис (от англ. virtual office) — термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета.
В представленной работе, проектом будем называть целенаправленное и запланированное создание технологического процесса разработки виртуального офиса и организованного для него (проекта) ресурсов, которые выражаются в трудовых, материальных, и затратах.
1. Трудовые (англ.: Work) –участники проекта.
2. Материалы (англ.: Material) – например, принтеры
3. Затраты (англ.: Cost) – выплаты и затраты, например, расходы на рекламные акции, канцелярские расходы, оплату труда участников проекта.
Жизненный цикл проекта «Разработка виртуального офиса для компании ООО «Содействие» разработан с учетом последовательных фаз. Основная цель разбиения проекта на фазы – выявить важные контрольные точки (вехи) проекта, во время прохождения которых происходят существенные изменения проекта, характер деятельности по осуществлению проекта. В фазе инициализации основную роль играют руководители высшего звена, принимающие решение о начале реализации проекта, его целях, задачах, приоритетах, ресурсном обеспечении, а также об источниках финансирования. В фазе планирования основная нагрузка на решения перемещается на руководителя проекта (менеджера). В фазе реализации главную роль играет работа команды проекта. В фазе завершения проекта осуществляется завершение контрактов, сдача выполненных работ. Ответственность за эти работы ложится на руководителя проекта. Анализ результатов осуществления проекта проводит высшее руководство организации. Таким образом, организационная структура участников проекта по разработке виртуального офиса для компании ООО «Содействие» имеет линейный вид (Рисунок 1).
Рис. 1 Организационная структура участников проекта
Для достижения конечной цели проекта с запланированными показателями необходимо назначить материальные ресурсы. Основной задачей управления материальными ресурсами является управление снабжением, которое включает в себя управление поставками ресурсов, управление запасами ресурсов, управление распределением ресурсов по работам проекта.
Управление затратами проекта включает следующие виды деятельности: планирование затрат, бюджетирование (распределение общей стоимости по каждому элементу деятельности); финансирование проекта, контроль и управление стоимостью (изменения бюджета проекта).
Маркетинговый анализ показал, что отзывам и количеству клиентской базы наибольшей популярностью пользуются салоны ООО «Первый компьютерный сервис», ООО «Техно-папа» и HelpKomp11 ремонт компьютеров.
В таблице 1 рассмотрим их преимущества и недостатки. Ниже приведены конкуренты компаний в нашем городе г Сыктывкар.
Таблица 1. Анализ конкурентов
| Название | ООО «Первый компьютерный сервис» | ООО «Техно-папа» | HelpKomp11 |
| Организационно-правовая форма, год создания | 2006 год | 29 мая 2014 года. | 25 июля 2016 г. |
| Адрес, телефон, реквизиты (контактные) | г.Сыктывкар Первомайская, 29 8 (8212) 26-85-26 | Ленина, 205 в ТЦ "Green Haus". (8212) 311-912(14) | г. Сыктывкар, т. 8-904-109-98-49 |
| Эмблема, Миссия(девиз) | Ремонт компьютеров Сыктывкарв Первом компьютерном сервисе – это всегда быстро, качественно и с гарантией. Перед ремонтом компьютера сервисный инженер проводит полную диагностику оборудования, и аппаратной и программной части. По результатам диагностики обнаруживаются причины поломки компьютера, а также инженер дает рекомендации, как можно улучшить работу Вашего ПК.
| Техно папа ждет вашу сломанную технику в Гринхаусе.
| Даже если вам кажется что ситуация безнадежная и уже не спасти ни годами накопительную базу данных ни любовно отретушированные фотографии мы вам поможем
|
| Численность персонала | 20 человека | 16 человек. | 10 человек. |
| Перечень основных видов товаров или услуг | Ремонт компьютеров, Ноутбуков, планшетов, телефонов, apple, mac | Ремонт компьютеров, Ноутбуков, планшетов, телефонов, apple, mac Чистка компьютера Ремонт корпуса телефона Замена клавиатуры | Ремонт электроники Ремонт компьютеров, ноутбуков, телефонов, планшетов |
| Репутация, известность, престиж | Первая компания в Сыктывкаре по компьютерному сервису | Компания слишком молодая | |
| Постоянные клиенты | - ООО «Бетиз» (г. Ухта) - ООО «Эко – Технологии» (г. Сыктывкар) ООО«ЭнергоСервис-Нева» (г. Сыктывкар) | Физические и юридические лица | ГБУЗ РК "Троицко-Печорская ЦРБ" ГБУЗ РК "Усть-Цилемская ЦРБ" |
Перечень основных видов товаров или услуг более широк у компании ООО «Первый компьютерный сервис» услуги близки к HelpKomp11 Средняя цена у конкурентов практически одинакова. поэтому на начальном этапе открытии «Содействие» цены будут ниже, т.к. надо хорошо устоять на российском рынке (спустя год можно поднять цены, на данный момент средняя цена 10тыс) и приобрести хорошую репутацию.
Самая хорошая репутация и известность ООО «Первый компьютерный сервис» (давно на российском рынке с 2006 г)
2. Межфункциональная схема как способ планирования проекта
Планирование трудовых ресурсов является наиболее сложным, т.к. при этом важную роль играют временные ресурсы, при планировании проекта осуществляется привязка к календарям проекта. Процесс планирования временных ресурсов является не менее важным при построении межфункциональной схемы.
Межфункциональная схема (Рисунок 2) представляет собой модель процесса управления, содержащую описание порядка и условий решения задач управления. В ней отражается, как должна быть решена конкретная задача, кто участвует, а ее решении, кто несет ответственность за организацию ее решения, какая информация необходима для ее решения. Схема позволяет описать процессы управления выполнения крупных задач; графически отобразить технологическую последовательность решения задач с указанием информации, исполнителя, потребителя.
Рис. 2. Фрагмент межфункциональной схемы для разработки виртуального офиса ООО «Содействие»
Разработка и внедрение межфункциональная схема обеспечивает: создание условий в системе управления, при которых промежуточные результаты выполненных работ надежно обеспечили бы конечный результат; позволяет координировать решения взаимосвязанных задач управления; определить трудоемкость и оценку качества выполняемых задач; исключить риски, связанные с привлечением «лишних» трудовых ресурсов, что в свою очередь, повлечет дополнительные расходы.
Основные правила разработки межфункциональной схемы: в рамках проекта выделены е элементы: сроки, исполнители, решаемые задачи. Указанные элементы располагаются в соответствующих горизонтальных областях модели; каждой работе со всеми ее элементами на схеме соответствуют вертикальные полосы, называемые нормалями управления; построение нормали (вертикальной линии) начинается с изображения процедуры, представляющей собой логическое начало работы. Затем указываются исполнители процедуры. При наличии нескольких исполнителей один из них должен быть обязательно обозначен жирным кружком как ответственный. В заключение отображаются выходные документы и их получатели. В самой верхней строке могут быть поставлены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность).