Первоочередное внимание в данном нормативном акте уделено вопросу обеспечения юридической силы электронных документов. Нормативной базой для признания юридической силы от 07.07.2004 г. о внесении поправок в регламент работы Еврокомиссии, которая гласит:
- В тех случаях, когда согласно соответствующему европейскому или национальному положению требуется подписанный оригинал документа, то созданный или полученный Еврокомиссией электронный документ удовлетворяет этому требованию в том случае, если данный документ подписан:
- усиленной электронной подписью на основе квалифицированного сертификата, созданной с использованием защищенного устройства для создания подписи, либо
- иным видом электронной подписи, обеспечивающим тот же уровень защиты.
- В тех случаях, когда согласно соответствующему европейскому или национальному положению должен быть создан письменный документ, однако не требуется подписанный оригинал, то созданный или полученный Еврокомиссией электронный документ удовлетворяет этому требованию в том случае, если:
- лицо, от которого исходит документ, должным образом идентифицировано, и
- документ создается в условиях, гарантирующих целостность его содержания и соответствующих метаданных, и сохраняется.
Регламент «Электронные и оцифрованные документы» включает интересное положение: только документы, изначально созданные в электронном виде, могут подписываться электронной подписью. К сожалению, при этом не разъясняются причины, вызвавшие появление данного требования. Возможно, его целью является наличие только одного подлинника документа: либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
|
|
Следует отметить, что данная проблема достаточно актуальна и в российских организациях. Часто документ, первоначально оформленный на бумаге, сканируется и при рассылке в электронном виде подписывается в ЭЦП. В результате появляются два подлинника документа, а следовательно, и возможность правовой коллизии в том случае, если содержание двух подлинников по каким-то причинам будет различным.
Хотя лишь небольшая часть документов Еврокомиссии должна быть обязательно подписана усиленной электронной подписью, она часто требуется для аутентификации отправителя, особенно при переписке по открытым каналам связи. Специально отмечается, что во внутренней переписке достаточный уровень идентификации личности обеспечивается при помощи простой электронной подписи.
В регламенте перечислены:
- виды создаваемых и получаемых документов, которые обязательно должны быть подписаны, а также
- виды документов, подписанный оригинал которых не требуется (сюда отнесена большая часть внутренней переписки).
Для начала рассмотрим виды создаваемых Еврокомиссией документов, для которых не требуется наличие подписанного оригинала (список не является исчерпывающим). В их число входит большинство документов, относящихся к административным процедурам, как к чисто внутренним (например, взаимоотношения между администрацией и официальными лицами), так и к внешним (взаимоотношения со странами - членами Евросоюза, компаниями и гражданами), в том числе:
- созданные Еврокомиссией материалы, относящиеся к внутреннему или межведомственно процессу разработки законодательно-правовых актов. Эта группа включает не только сами подготовительные материалы, но также заметки, исследования и иные отчеты, направленные на оценку содержания или последствий предлагаемых законодательно- правовых актов или же используемые для подготовки публичных документов, таких, как «зеленые» и «белые» книги, коммюнике и т.д.;
|
|
- определенные материалы, относящиеся к управлению контрактами и грантами, такие, как информация о приглашениях к участию в тендерах, отчеты комитетов по вскрытию и оценке предложений;
- созданные Еврокомиссией документы, имеющие юридическую силу в рамках внутренних административных процедур (например, в рамках применения правил для персонала);
- материалы, относящиеся к чисто внутренней работе Служб и Генеральных директоратов (например, протоколы встреч и заседаний);
- созданные Еврокомиссией исходящие (для отсылки в другие организации, странам - членам Евросоюза, компаниям, гражданам) документы административного характера;
- созданные Еврокомиссией или ее Службами документы финансово-бюджетного характера, предназначенные для отправки в другие учреждения, странам - членам Евросоюза или внешним органам, действующим в рамках Евросоюза.
Список видов получаемых Еврокомиссией документов, для которых не требуется наличие подписанного оригинала, также не является исчерпывающим. В его состав входит большинство относящихся к административным процедурам документов, поступающих из других учреждений и органов Евросоюза, от стран - членов Евросоюза, от компаний и граждан, в том числе:
|
|
- материалы, передаваемые в рамках обмена информацией между странами - членами Евросоюза и другими учреждениями и органами, действующими в рамках Евросоюза;
- запросы граждан о получении доступа к документам;
- жалобы о нарушениях европейского законодательства;
- заявления об участии в конкурсах и отборах, прочие заявления;
- вспомогательные документы при подаче предложений по проектам и, где это уместно, сама форма предложения;
- статистические и финансовые данные, требуемые согласно законодательству Евросоюза.
Для документов, которые не требуют обязательного наличия подписи, в регламенте сформулированы требования к «должной идентификации» их отправителей. Все зависит от того, в каких условиях ведется переписка. Если документ влечет за собой юридические последствия (например, если в нем устанавливаются сроки исполнения или он содержит сведения, право ознакомиться с которыми имеет только адресат), то требуются более надежные гарантии идентификации. С другой стороны, в случае простого обмена информацией требования могут быть смягчены.
В случае ведения внутренней переписки между Еврокомиссией, ее Генеральными директоратами и Службами идентификация лиц осуществляется Службой аутентификации Еврокомиссии (ЕСАS).
При переписке между Еврокомиссией и партнерами (когда обмен документами идет по сетям с использованием взаимно согласованных процедур) идентификация выполняется с использованием заранее согласованных систем.
В случае переписки с широким кругом лиц и организаций (когда обмен документами идет при помощи Интернета или электронной почты) должная идентификация достигается путем:
- использования простой электронной подписи, за исключением тех случаев, когда требуется четкая и бесспорная идентификация автора и / или адресата (например, в целях обеспечения конфиденциальности передаваемой информации);
- выполнения процедуры аутентификации, реализованной в соответствующем программном Приложении Еврокомиссии;
- последовательного принятия пересылаемых документов отправителями / получателями. В данном случае в регламенте отмечается, что если при поступлении одиночного документа могут возникнуть сомнения в отношении его автора, то продолжающаяся переписка повышает уверенность в должной идентификации лица. При необходимости в конце процедуры может быть проведена дополнительная проверка.