Классификация организационных структур управления проектом. Формирование организационной структуры управления проектом
Под организационной структурой понимается совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, и горизонтальные (технологические), по которым протекают процессы выполнения работ.
Выбор, анализ и создание организационной структуры является с одной стороны очень сложной, ответственной, а с другой стороны – междисциплинарной, слабо структурируемой и формализуемой деятельностью. Вместе с тем, несмотря на неопределённый характер этой деятельности, можно выделить несколько общих принципов построения организационных структур управления проектами, а именно:
· соответствие организационной структуры системе взаимоотношений участников проекта;
· соответствие организационной структуры содержанию проекта;
· соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.
Классификация организационных структур управления осуществляется в соответствии с характером связи различных подразделений. Выделяют несколько типов организационных структур производственного управления:
1. линейную,
2. функциональную,
3. линейно-функциональную,
4. матричную,
5. проблемно-целевую,
6. отделенческую и др.
Линейная структура управления
Особенность линейной структуры заключается в том, что во главе каждого отдела стоит руководитель, обладающий совокупностью полномочий и осуществляющий руководство единолично. Он сосредоточивает в своих руках всю систему функций управления, при этом передача обязательных для исполнения решений осуществляется по направлению «сверху вниз».
Функциональная структура управления
Классификация организационных структур управления включает в себя функциональную структуру управления, при существовании которой все органы управления (исполнители) специализируются на выполнении определенных типов управленческой деятельности (функции).
Линейно-функциональная структура
Классификация организационных структур управления содержит также смесь линейной и функциональной структур. В этой структуре первому (линейному) руководителю помогает специальный аппарат управления, который включает в себя функциональные подразделения (службы, штабы).
Матричная структура управления
Матричная структура управления включена в классификацию организационных структур управления. Она представляет собой функциональную, временную, целевую структуру, создаваемую через совмещение двух типов структур (линейная и программно-целевая).
Для построения организационной структуры проекта нужно пройти следующие шаги:
1. Понять, кто вообще будет вовлечен в проект (снова привет анализу стейкхолдеров).
2. Понять, достаточно ли вам будет одной орструктуры или необходимо построить несколько, и для чего вообще вы ее строите. Например, организационная структура управления проектом, которую вы будете согласовывать на уровне управляющего комитета будет отличаться от организационной структуры выполнения проекта для организации взаимодействия между командами или от организационной структуры, которую вы делаете, чтобы четко определить процесс взаимодействия с подрядчиками в этом проекте.
3. Накидать на слайд, в visio, mindmap или в любом другом инструменте список всех участников.
4. Определить, какую информацию помимо ролей вам необходимо видеть. Обычно это как минимум должности и подчиненность, а как максимум – уровень принимаемых решений, конкретные имена, регулярность встреч и проч. Пытаться впихнуть туда все я не рекомендую – для этого есть план коммуникаций, а картинку с оргструктурой лучше этим не перегружать.
5. Прорисовать подчиненность/иерархию и направления коммуникации.
6. Посмотреть на свой рисунок и учесть политические моменты. Иногда вы понимаете, что РМ со стороны Заказчика в силу каких-то объективных причин должен подчиняться вам (и вообще он не РМ, а функциональный эксперт, будем честными), или что мнение конкретного директора по качеству в этом проекте вообще никого не интересует и видеть его тут не хочется, или что в данной проектной структуре финансовый директор должен бы подчиняться ИТ-директору (потому что сильно завязано на потоки денег, и именно ИТ-директор будет говорить финансовому, в какой момент и какие суммы надо спланировать). Но надо понимать, как это будет воспринято при согласовании, каковы ваши шансы такую оргструктуру «протащить», и как она соотносится с культурой компании и существующими в ней политическими течениями. Да, после этого вы будете себя чувствовать, как тот самый кролик, но от политики никуда не денешься.
7. «Прилично» оформить картинку, избавившись от всей лишней информации, «потерявшихся» людей и стрелок и проч. Организационная структура проекта – один из основополагающих документов и должен выглядеть прилично, чтобы его воспринимали всерьез.
8. Показать получившуюся оргстурктуру проекта кому-нибудь, не входящему в нее, но понимающему контекст. Этот человек сможет вам подсказать, что в ней непонятно, и, возможно, обратит вниманием на какие-то логические или политические несоответствия, т.к. в процессе разработки взгляд все-таки замыливается.
9. Согласовать построенную организационную структуру со спонсором проекта или с другими заинтересованными лицами, чем мнение неплохо бы получить до обнародования вашего шедевра.
10. После того, как орструктура проекта согласована со спонсором – либо добавить ее в устав либо вынести на согласование на соответствующий уровень как часть плана управления проектом.