Назначение
1.1. Регламент «Подбор и адаптация персонала» устанавливает порядок организации процессов по подбору кандидатов на замещение вакантных должностей и адаптации работников в ООО «Альфа» (далее – Общество).
1.2. Основными задачами процессов подбора и адаптации являются:
– своевременное обеспечение Общества высококвалифицированным персоналом, обладающим компетенциями, соответствующими текущим и перспективным задачам Общества;
– обеспечение комфортного, быстрого и эффективного вхождения в должность новых работников;
– сокращение сроков выхода на плановый уровень производительности труда и достижение соответствия корпоративным стандартам качества деятельности впервые принятых или переведенных работников;
– развитие у нового работника позитивного отношения к Обществу в целях сохранения длительных трудовых отношений.
1.3. Регламент «Подбор и адаптации персонала» (далее по тексту – Регламент) реализует административный процесс «Управление персоналом» в части подбора и адаптации персонала.
Область применения
2.1. В выполнении операций, указанных в данном Регламенте, участвуют:
– руководители прямого подчинения генеральному директору Общества;
– руководители структурных подразделений Общества;
– работники Департамента управления человеческими ресурсами Общества;
– подразделение – заказчик;
– работник, назначенный наставником.
2.2. Действие данного Регламента не распространяется на случай подбора на должность генерального директора Общества. В данном случае все работы осуществляются в соответствии с Уставом Общества.
Термины и определения
Вакантная должность (вакансия)– свободная в настоящее время позиция в штатном расписании.
Кандидат– специалист, претендующий на замещение вакантной должности.
Внешний кандидат– кандидат, не являющийся работником Общества.
Внутренний кандидат– работник Общества.
Компетенция– совокупность знаний, навыков и личностных качеств, отражающих необходимые стандарты поведения для эффективного выполнения работы в должности. Выделяют технические и личностно-деловые компетенции.
Личностные компетенции – совокупность знаний, навыков и личностно-деловых качеств, отражающих требуемые стандарты поведения в компании, которые носят универсальный характер для всех семейств должностей Общества.
Профессиональные компетенции– совокупность профессиональных знаний и навыков, отражающих специфику деятельности Общества.
Модель компетенций– документ, содержащий перечень компетенций, их определения и краткое описание.
Профиль должности– уровень проявления компетенции относительно конкретной должности.
Испытательный срок– период времени, определяемый руководителями Общества в соответствии с Трудовым кодексом РФ, в течение которого проходит проверка соответствия работника занимаемой должности.
Адаптационный период– период, в течение которого происходит приспособление работника к профессиональным и социальным условиям труда.
Наставничество – форма обучения на рабочем месте, направленная на развитие прикладных, профессиональных компетенций работника.
Наставник – высококвалифицированный работник Общества, ответственный за адаптацию нового работника и развитие у него необходимых профессиональных знаний и навыков.
Непосредственный руководитель – руководитель, которому административно напрямую подчиняется работник.
Специалист по подбору– специалист отдела оценки и развития персонала Департамента управления человеческими ресурсами, ответственный за проведение работ по подбору и адаптации персонала.
Владелец процесса
4.1. Владельцем процесса «Подбор и адаптация персонала» является заместитель генерального директора – директор по персоналу.
4.2. Владелец процесса несет ответственность за:
а) организацию регулярного анализа функционирования процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;
б) достижение показателей качества процесса;
в) реализацию политики и целей в области качества Общества.
Общие требования
Основные принципы
Ориентация на внутренние ресурсы – при закрытии любой вакантной должности в первую очередь рассматриваются кандидаты из числа работников Общества. Поиск внешних кандидатов на вакантную должность проводится только в том случае, если по результатам внутреннего отбора не был найден ни один подходящий кандидат.
Объективность оценок и сравнения – оценка кандидатов на вакантную должность производится с помощью сопоставления результатов оценки компетенций с профилем должности, на которую они претендуют. В результате выбирается кандидат с наилучшим итоговым показателем оценки по компетенциям.
Обязательность испытательного срока – каждый работник, принятый на вакантную должность, обязательно проходит испытательный срок, кроме тех случаев, когда это запрещено законодательством. Кроме того, для всех принятых или переведенных на другую должность работников обязательно прохождение адаптации с контролем ее результатов.
Ответственность руководителя за укомплектование штата – руководитель каждого структурного подразделения несет личную ответственность за своевременность подачи заявки на подбор, а также качество оценки профессиональных компетенций кандидатов.
Ресурсы процесса
Финансовое обеспечение
Владелец процесса планирует бюджет процесса и осуществляет контроль расходования денежных средств в соответствии с утвержденным бюджетом Общества.
Персонал
Необходимые численность работников и их квалификация закреплены в штатном расписании подразделений Общества, утверждаемом генеральным директором Общества, и должностных инструкциях специалистов, осуществляющих деятельность по обеспечению функционирования данного процесса.
Описание деятельности
Участники процесса
Матрица распределения ответственности
| Структурное подразделение | Функции (перечень работ) | Регламентирующий документ | Ответственность * | |
| ЗГД – директор по персоналу | Соответствие процесса целям развития Общества | О | ||
| Руководитель отдела персонала (Руководитель ОП) | Организация процесса | Настоящий регламент | О | У |
| Руководители структурных подразделений (Руководитель СП) | Реализация процесса | Настоящий регламент | О | У |
* О – ответственный, отвечает за проведение и конечный результат работы;
У – участвует в проведении работ;
И – получает информацию о процессе.
Входы и выходы процесса
6.2.1. Входы и выходы, а также поставщики и потребители процесса «Подбор и адаптация персонала» в части Подбора персонала
| Поставщик 1 | Вход 1 | Потребитель 1 | Выход 1 | Сроки выполнения |
| Руководитель структурного подразделения (РСП) | Заполненный бланк заявки на подбор персонала с визами всех исполнителей; копия утвержденной должностной инструкции | ЗГД – директор по персоналу | Заявка с визой ЗГД – директора по персоналу | В течение двух дней после даты поступления заявки |
| ЗГД – директор по персоналу | Заявка с визой ЗГД – директора по персоналу | Руководитель ОП | Принятая в работу заявка | День поступления заявки в отдел персонала |
| Руководитель отдела персонала | Принятая в работу заявка | Рынок труда | Резюме кандидатов, соответствующие формальным требованиям вакансии | В зависимости от категории вакантной должности |
| Руководитель ОП | Резюме кандидатов, успешно прошедших первичный отбор; Отчеты о проведении оценки кандидата по вышеуказанным кандидатам | Руководитель СП – заказчика | Резюме кандидатов, представленных отделом персонала, одобренных руководителем СП – заказчика, с указанием дат и времени повторного собеседования | В течение двух дней с даты предоставления резюме |
| Руководитель СП – заказчика | Резюме кандидатов, представленных РОП, одобренных руководителем СП – заказчика, с указанием дат и времени повторного собеседования | РОП | Даты и время собеседований, согласованных с кандидатами | В течение одного дня с даты предоставления резюме |
| Руководитель ОП | Даты и время собеседований, согласованных с кандидатами | Руководитель СП – заказчика | Отчеты о проведении оценки кандидатов, прошедших вторичный отбор | В течение трех дней после даты проведения собеседования |
| Руководитель СП | Отчеты о проведении оценки кандидата, прошедшего вторичный отбор | Руководитель ОП | Отчеты о проведении оценки кандидата | В течение двух дней после предоставления II части отчета |
| Руководитель ОП | Отчеты о проведении оценки кандидата | Руководитель СП – заказчика | СЗ на прием по выбранному кандидату | В течение двух дней после предоставления полного отчета о проведении собеседования |
| Руководитель СП – заказчика | СЗ на прием по выбранному кандидату; Отчет о проведении оценки по выбранному кандидату; Резюме выбранного кандидата | ЗГД – директор по персоналу | СЗ на прием с визой ЗГД – директора по персоналу | В течение двух дней после предоставления СЗ |
| ЗГД – директор по персоналу | СЗ на прием с визой ЗГД – директора по персоналу | Руководитель ОП | Согласование даты выхода кандидата на работу | Не позднее трех дней до вступления в должность |
| Руководитель ОП | Дата выхода кандидата на работу | Отдел кадров (ОК) | Приказ о приеме на работу; Трудовой договор | Не позднее первого дня выхода на работу |
| ОК | Приказ о приеме на работу; Трудовой договор | Работник | Приказ о приеме на работу и ТД с подписями нового работника | Не позднее первого дня вступления в должность |
6.2.2. Входы и выходы, а также поставщики и потребители процесса «Подбор и адаптация персонала» в части адаптации персонала
| Поставщик 1 | Вход 1 | Потребитель 1 | Выход 1 | Сроки выполнения |
| Работник | Приказ (о приеме или переводе); ТД (дополнительное соглашение) с подписями работника | Непосредственный руководитель/наставник | План работ на адаптационный период | Не позднее первого дня вступления в должность |
| Непосредственный руководитель/наставник | План работ на адаптационный период | Работник | Подписанный работником План работ на адаптационный период | В течение трех дней с даты вступления в должность |
| Работник | Отчет о промежуточных результатах по Плану работ на адаптационный период | Непосредственный руководитель/наставник | Отметки о текущих результатах в Плане работ на адаптационный период | Минимум три раза за адаптационный период |
| Непосредственный руководитель/наставник | Отметки о текущих результатах в Плане работ на адаптационный период | Работник | Отчет по Плану работ на адаптационный период | Не позднее семи рабочих дней до окончания адаптационного периода |
| Работник | Отчет по Плану работ на адаптационный период | Непосредственный руководитель/наставник | Согласованный и заполненный отчет по Плану работ на адаптационный период | В день предоставления отчета |
| Непосредственный руководитель/наставник | Согласованный и заполненный отчет по Плану работ на адаптационный период | Непосредственный руководитель/руководитель СП | Отчет по Плану работ с визой непосредственного руководителя/руководителя СП | Не позднее пяти дней до окончания адаптационного периода |
| Непосредственный руководитель/руководитель СП | Отчет по Плану работ с визой непосредственного руководителя/руководителя СП | Работник | Ознакомление с итогами прохождения адаптационного периода | Не позднее пяти дней до окончания адаптационного периода |
| Работник | Отчет по Плану работ на адаптационный период с визой работника | РОП | Отчет по Плану работ на адаптационный период с визой начальника Отдела персонала | Не позднее четырех дней до окончания адаптационного периода |
| РОП | Отчет по Плану работ на адаптационный период с визой начальника | Отдел персонала ОК | Отчет по Плану работ подшит в личное дело | Не позднее четырех дней до окончания адаптационного периода |
Порядок реализации функций
Подбор персонала
При возникновении потребности в персонале и наличии вакантной должности в штатном расписании либо в случае наличия информации о появлении вакансии в будущем вследствие увольнения работника, перевода работника на другую должность, введения новой должности и т. п., руководитель СП:
– заполняет заявку на подбор персонала;
– согласовывает ее с указанными в заявке должностными лицами;
– прикладывает копию утвержденной должностной инструкции;
– передает документы на утверждение директору по персоналу.
Рекомендуемый срок подачи заявки на подбор – один месяц до предполагаемой даты закрытия вакансии. Заявка на подбор персонала, утвержденная директором по персоналу, передается в отдел персонала. Датой начала работ по подбору персонала считается дата поступления утвержденной заявки в отдел персонала. При получении утвержденной заявки специалист по подбору проставляет на ней дату получения, уточняет требования к кандидату, определяет сроки предоставления руководителем разработанного теста для оценки уровня профессиональной квалификации (при необходимости).
Нормативные сроки закрытия вакансий устанавливаются исходя из категории вакантной должности и составляют:
– для должностей руководителей – до 45 календарных дней;
– для должностей специалистов, рабочих, служащих – до 30 календарных дней.
Специалист по подбору в процессе работы:
– размещает объявление о вакансии в корпоративном формате на внешних (сайты о работе, СМИ и т. п.) и внутренних (сайт Общества) ресурсах;
– производит отбор резюме кандидатов в соответствии с требованиями, указанными в заявке;
– полученные резюме кандидатов сохраняет в базе данных резюме;
– проводит предварительное телефонное интервью;
– проводит первичное собеседование, в процессе которого оценивает личностно-деловые компетенции кандидатов, по результатам заполняет I часть Отчета о проведении оценки кандидата;
– представляет соответствующих заявленным требованиям и успешно прошедших первичный отбор кандидатов руководителю СП.
Руководитель СП самостоятельно или совместно со специалистом по подбору проводит повторное собеседование с кандидатом, в процессе которого оценивает профессиональные компетенции кандидата, при необходимости проводит профессиональное тестирование и заполняет II часть Отчета о проведении оценки кандидата.
После оценки профессиональных компетенций руководитель СП передает заполненные Отчеты о проведении оценки выбранных им кандидатов специалисту по подбору.
Специалист по подбору заполняет III часть Отчета о проведении оценки, согласовывает заключение с руководителем СП – заказчика и начальником отдела персонала. Заключение о кандидате готовится в соответствии с принципами принятия решений Общества.
При необходимости специалист по подбору организует проверку кандидата Службой безопасности.
При положительном заключении о кандидате руководитель СП готовит СЗ на прием, прикладывает резюме кандидата, Отчет о проведении оценки и передает документы директору по персоналу для согласования.
При рассмотрении кандидата на руководящую позицию специалист по подбору в обязательном порядке организовывает собеседование кандидата с директором по персоналу.
После согласования директором по персоналу СЗ на прием передается в отдел персонала.
Специалист по подбору:
– согласовывает дату выхода кандидата на работу;
– передает СЗ с визой директора по персоналу в ОК;
– информирует руководителя СП и ОК о дате выхода нового работника;
– направляет кандидата в ОК на оформление.
На открытые вакансии Общества могут претендовать как внешние кандидаты, так и работники Общества. Работники Общества имеют преимущество перед внешними кандидатами при равных результатах всех этапов отбора. Если на вакансию претендует работник Общества, специалист по подбору обязан проинформировать об этом его непосредственного руководителя и получить визу на резюме работника о согласии на то, чтобы работник рассматривался на данную вакансию.
Для принятия решения руководитель СП запрашивает в отделе персонала результаты оценки компетенций работника по текущей и будущей должности. При соответствии результатов оценки принципам принятия решений руководитель СП:
– подготавливает СЗ на перевод работника по форме приложения 4;
– прикладывает результаты оценки по текущей и будущей должности;
– согласовывает СЗ с указанными в заявке должностными лицами;
– передает документы на утверждение директору по персоналу.
После согласования директором по персоналу СЗ на перевод передается в ОК для оформления.
Адаптация персонала
Процесс адаптации персонала состоит из трех последовательных этапов:
– подготовительный (до приема на работу);
– введение в должность;
– оценка результатов адаптации.
Подготовительный этап
Предварительное знакомство с Обществом происходит на собеседованиях, когда кандидат знакомится со своим будущим руководителем, коллегами, получает информацию об Обществе, условиях работы, основных должностных обязанностях, формируя, таким образом, информационное поле, которое будет одним из источников его адаптации при вхождении в Общество.
На подготовительном этапе:
Специалист по подбору:
– предоставляет информацию об истории Общества, основных продуктах и услугах;
– предоставляет информацию о вакантной должности, основных обязанностях и функциях должности;
– информирует о процедуре отбора и порядке взаимодействия;
– согласовывает дату выхода на работу;
– организует прохождение наставником подготовки по программе тренинга «Наставничество: развитие навыков индивидуального обучения сотрудников».
Непосредственный руководитель:
– подробно разъясняет должностные обязанности и роль должности в структурном подразделении, требования и ожидания от работника;
– предоставляет информацию об условиях работы в Обществе (графике работы и отдыха, порядке оплаты труда, о показателях и порядке премирования, социальных льготах);
– обеспечивает своевременную подготовку рабочего места;
– информирует о программе адаптации;
– самостоятельно или совместно с наставником (при его назначении) разрабатывает План работ на адаптационный период для нового работника.
Руководитель СП:
– предоставляет информацию о целях, миссии и структуре Общества, месте и роли подразделения в системе бизнес-процессов Общества;
– предоставляет новому работнику информацию о подразделении, принятом порядке взаимодействия с другими СП;
– при необходимости назначает ответственного за адаптацию нового работника – наставника, из числа работников своего подразделения;
– разъясняет наставнику обязанности, определяет область ответственности, контрольные точки, информирует о критериях оценки эффективности деятельности.
Наставник может быть назначен:
– студенту-практиканту на период прохождения практики или стажировки;
– новому, впервые принятому, работнику;
– работнику, назначенному в результате перевода на новую должность.
Наставником может быть назначен работник:
– имеющий стаж работы в Обществе не менее одного года;
– имеющий стаж работы по специальности от двух лет;
– экспертно владеющий передаваемыми знаниями и профессиональными навыками;
– демонстрирующий стабильно высокие показатели в работе;
– располагающий способностью и готовностью делиться своим опытом;
– имеющий системное представление о своем участке работы и работе подразделения;
– поддерживающий стандарты и правила работы в Обществе;
– обладающий развитыми коммуникативными навыками, гибкостью в общении, умеющий понятно и доходчиво передавать информацию;
– с высокой степенью самоорганизации и хорошими административными навыками;
– по должности равный должности наставляемого работника или выше.
Наставник должен знать:
– основные положения локально-нормативных актов Общества в области оплаты труда, внутреннего трудового распорядка, социальных льгот и гарантий,
документооборота, информационной безопасности и иных нормативных документов, связанных с профессиональной деятельностью;
– стандарты и правила работы;
– должностные обязанности обучаемого работника.
Назначение наставника производится с его согласия.
Наставник:
– знакомится с целями, задачами и корпоративными стандартами наставничества;
– принимает участие в подготовке Плана работы на адаптационный период нового работника;
– проходит обучение по программе тренинга наставников.
Введение в должность
На этапе введения в должность нового работника:
Специалист по подбору:
– в течение первого месяца работы нового работника организует адаптационный семинар;
– контролирует наличие Плана работ на адаптационный период на нового работника.
Непосредственный руководитель:
– знакомит нового работника с коллективом подразделения и теми работниками, с которыми новому работнику необходимо будет взаимодействовать в процессе выполнения своих должностных обязанностей;
– знакомит работника с наставником;
– в течение трех дней с даты вступления в должность знакомит под подпись нового работника с Планом работы на адаптационный период;
– информирует о критериях оценки эффективности выполнения работ.
Непосредственный руководитель/наставник:
– знакомит работника с месторасположением основных производственных и технических помещений;
– знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, документами, регламентирующими деятельность подразделения;
– обеспечивает необходимыми техническими средствами деятельность работника;
– оказывает всестороннюю помощь и поддержку новому работнику при реализации Плана работ и осуществлении текущей повседневной деятельности;
– собственными силами проводит необходимое обучение работника;
– при необходимости инициирует направление нового работника на обучение.
Адаптационный период для впервые принятого работника совпадает с продолжительностью испытательного срока, если он установлен.
В случае невозможности установления испытательного срока в соответствии с требованиями ТК РФ, а также в иных случаях, например при переводе работника, адаптационный период может составлять от одного до шести месяцев, в зависимости от категории должности, по решению руководителя СП.
План работы на адаптационный период находится у работника.
Копия плана находится у непосредственного руководителя, а также предоставляется для контроля в отдел персонала в течение трех дней с даты вступления нового работника в должность.