| В каком документе | Как излагать |
| В приказах | От первого лица единственного числа: приказываю |
| В документах коллегиальных и совещательных органов | От третьего лица единственного числа: профком согласовывает, комиссия решила и т. д. |
| В протоколах | От третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили, решили и т. д. |
| В положениях, инструкциях, актах, справках | От третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д. |
| В совместных документах | От первого лица множественного числа: приказываем, решили |
| В письмах | От первого лица множественного числа: просим направить, представляем на рассмотрение и т. д. От третьего лица единственного числа: Общество считает возможным. От первого лица единственного числа: предлагаю рассмотреть, считаю необходимым и т. д. |
В текстах кадровых документов следует применять только общепринятые аббревиатуры.
При указании в тексте физических лиц инициалы ставятся после фамилии.
В письмах допустимо использовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу: «С уважением,...».
4. Какие реквизиты использовать в документах по личному составу
4.1. 4.1. При подготовке документов по личному составу в ПАО «Альфа» следует использовать реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97:
04 – код формы документа;
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 – место составления или издания документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе;
26 – отметка о заверении копии;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о направлении документа в дело.
Порядок и правила оформления реквизитов смотрите в таблице (приложение 2 к Инструкции).
4.2. Наименование организации - автора документа в документах по личному составу указывайте в соответствии с наименованием организации, закрепленному в уставе: Государственное образовательное бюджетное учреждение дополнительного образования «Областной центр детского творчества» (ГОБУДО «ОДТ»).
4.3. Наименование структурного подразделения - автора документа используйте в отдельных документах по кадровому составу, таких как: служебные записки, уведомления и предложения. Наименование структурного подразделения указывайте в соответствии со штатным расписанием под наименованием Учреждения.
4.4. Наименование должности лица - автора документа указывайте в служебных записках и располагайте под наименованием организации в соответствии с наименованием, закрепленном в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
4.5. Справочные данные об организации указывайте в письмах, которые направляете гражданам и в организации, по справочнику, размещенному на официальном сайте Учреждения:
- почтовый адрес организации;
- номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;
- код организации по ОКПО;
- ОГРН и ИНН/КПП.
4.6. Код формы документа уже указан в унифицированных формах документов, утвержденных Минфином.
4.7. Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением писем. Располагайте реквизит под наименованием автора документа.
4.8. Дата документа соответствует дате подписания или утверждения кадрового документа либо дате события, которое зафиксировано в документе.
Дату документа записывайте в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
4.9. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.
Регистрационные номера кадровых документов Учреждения состоят из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.
4.10. Ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа ставьте на письмах. В ссылку включите: регистрационный номер и дату входящего документа, на который даете ответ.
4.11. Место составления документа указывайте во всех документах, кроме писем, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, в соответствии с принятым административно-территориальным делением: г. Ярославль.
4.12. Гриф ограничения доступа к документу по личному составу – «Персональные данные сотрудников» - проставляйте в правом верхнем углу первого листа документа, а также проекта документа и сопроводительного письма к нему.
4.13. Адресата указывайте на письмах и внутренних информационно-справочных документах: служебных записках, заявлениях, уведомлениях и предложениях.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат» проставляйте:
- в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов;
- или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов.
Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.