| Кто согласовывает документ | Укажите в реквизите «Гриф согласования» |
| Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично | Слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилию. Дату согласования и личную подпись поставит тот, кто согласовывает документ |
| Коллегиальный орган | Слово СОГЛАСОВАНО; сведения об органе, согласовавшем документ; дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании |
| Документ согласован письмом | Слово СОГЛАСОВАНО; вид документа; организацию - автора документа; дату и номер письма |
4.17. В процессе внутреннего согласования документа должностные лица ставят на проекте документа визы согласования. Они свидетельствуют о согласии или несогласии должностного лица с содержанием документа.
Виза включает:
- должность лица, визирующего документ;
- подпись;
- расшифровку подписи;
- дату визирования.
Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
02.06.2018
Если есть замечания, это указывают в визе:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
02.06.2018
В кадровых документах визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования, прилагаемом к документу.
4.18. Подпись включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ;
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи.
Начальник отдела кадров Громова А.А. Громова
4.19. Отметку об электронной подписи используйте при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.
1. Место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
2. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.
3. Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.
4. Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи включает:
- фразу «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи;
- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
- срок действия сертификата ключа электронной подписи.
4.20. Кадровые документы заверяйте печатью организации или печатью отдела кадров. Проставляйте оттиск печати Учреждения, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП».
4.21. Отметка об исполнителе включает:
- фамилию, имя и отчество исполнителя;
- номер его телефона.
Можете дополнить отметку наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформлйте на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
4.22. Отметку о заверении копии оформляйте для подтверждения соответствия копии документ, выписки из документа подлиннику документа.
Отметку проставляйте под реквизитом «Подпись»:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения копии или выписки из документа.
Если выдаете копию для представления в другую организацию, дополните отметку надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверьте печатью организации.
Отметку о заверении копии можете проставлять с помощью штампа.
4.23. Отметку о поступлении документа ставьте на входящих документах и укажите:
- дату поступления;
- входящий регистрационный номер документа.
Можете дополнить отметку временем поступления в часах и минутах и способом доставки документа.
Отметку можете проставлять с помощью штампа.
4.24. Резолюцию руководитель оформляет на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносит в систему электронного документооборота.
Резолюция включает:
- фамилию, инициалы исполнителя;
- поручение по документу;
- срок исполнения;
- подпись лица, вынесшего резолюцию;
- дату резолюции.
4.25. Отметку о контроле ставьте штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
4.26. Отметкой о направлении документа в дело определяйте место хранения документа после завершения работы с ним. В отметке укажите:
- слова «В дело»;
- индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
- должность лица, оформившего отметку;
- подпись;
- дату.
Можете дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.
…
5. Правила оформления документов по личному составу по отдельным кадровым функциям
…
6. Движение документов по личному составу
…
7. Как формировать документы по личному составу в дела. Сроки хранения документов. Текущее хранение и правила сдачи в архив
…
Начальник отдела кадров Громова А.А. Громова
Главный Руководитель
бухгалтер канцелярии
Глебова М.М. Глебова Морозова Е.А. Морозова
27.06.2018 26.06.2018
С Инструкцией ознакомлены:
...
В дело № 01-01
Степанова 29.06.2018