При вводе бухгалтерских операций часто встречаются повторяющиеся реквизиты, например "Реализация", "Начисление", "Входящее сальдо" и т.д. В режиме "Функциональные клавиши" значения таких реквизитов можно задать функциональными клавишами. Чтобы при вводе значения реквизитов после подставляемой строки автоматически выполнялся переход к следующему полю, в конце строки следует поставить символ ";". Для окончания корректировки всех функциональных клавиш используется клавиша Pg Dn. Для использования введенных строк при вводе текста нужно нажать соответствующую функциональную клавишу.
Команда КАЛЬКУЛЯТОР
Калькулятор вызывается из главного меню из группы Сервис и из других режимов нажатием клавиш Ctrl+F2. В калькуляторе можно ввести любое арифметическое выражение, состоящее из чисел, круглых скобок и знаков операций: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножить), "/" (разделить). Дробную и целую части чисел надо разделить точкой (1.5). Из режима корректировки суммы операции калькулятор вызывается клавишей F2. При этом текущая сумма операции помещается в калькулятор, а результат вычисления после нажатия клавиши Enter заносится в сумму операции. Очистка строки калькулятора выполняется после нажатия клавиши F6. В калькуляторе имеется ячейка памяти, в которую можно поместить отмеченное курсором число при нажатии клавиш Ctrl+F3, добавить к памяти отмеченное курсором число при нажатии клавиш Shift+F3, вычесть из памяти отмеченное курсором число при нажатии клавиш Alt+F3. В режиме корректировки суммы операции можно вставить значение памяти при нажатии клавиш Ctrl+F4. Кроме того, значение памяти можно использовать в калькуляторе. Для этого в формулу следует включить символ "М" (русская).
Команда ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ
При вызове внешних программ из группы Сервис главного меню на экран выводится список внешних программ. Список внешних программ можно расширять и корректировать, кроме первых четырех строк, которые нельзя удалять. Для запуска внешних программ на жестком диске компьютера должно быть свободно не менее 600 Кбайт. Запускается внешняя программа после нажатия клавиши Enter.
Команда ЗАПИСНАЯ КНИЖКА
В записной книжке можно назначить на любую дату список дел, и тогда при входе в программу в тот день, на который назначены дела, на экран будет автоматически выведен список дел.
Команда УСТАНОВКА ПАРОЛЯ
Если необходимо ограничить возможность доступа других лиц к программе, можно установить пароль на вход в программу. При входе в этот режим выводится запрос на установку пароля. Вводится пароль от 1 до 10 букв или цифр и нажимается клавиша Enter. После этого при входе в программу каждый раз будет запрашиваться пароль. Если пароль указан будет неверно, работа программы прекращается. Для снятия пароля выбирается команда "Установить пароль" из группы Сервис главного меню, вводится пустой пароль и нажимается клавиша Enter.
Команда ПОСЛЕДНИЙ ДОКУМЕНТ
В ходе работы с программой формируются различные выходные документы. Для удобства просмотра последнего документа из группы Сервис главного меню выбирается данная команда или вызывается из всех основных режимов при нажатии клавиш Ctrl+F7. Печать последнего документа осуществляется из главного меню или при нажатии клавиш Ctrl+F8.
Учет бухгалтерских операций
Счета
План счетов - основа ведения бухгалтерского учета. Перед тем как начать работу, необходимо просмотреть какая система счетов заложена в программу " 1С: Бухгалтерия ". При необходимости эта система счетов может быть откорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя.
Для просмотра и корректировки плана счетов следует выбрать пункт главного меню Операции, а в ней - команду Счета. На экран будет выведен план счетов бухгалтерского учета (см. рис.4).
Рис. 4
План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:
Код - код (номер) счета в соответствии с действующим планом счетов;
С/сч. - код (номер) субсчета (для основного счета эта графа пуста);
Наименование - наименование счета или субсчета;
Вид субконто - наименование вида объектов аналитического учета (субконто), если по данному счету (субсчету) ведется аналитический учет.
Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.
При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится строка с кодом счета, пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета. Затем в строках с тем же кодом счета и кодами субсчетов вводится наименование субсчетов.
При корректировке графы " Вид субконто " после нажатия клавиши Entrer на экран будет выведен список видов объектов аналитического учета (субконто). Из этого списка клавишами " " и “ ¯ " выбирается нужный вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис.5) Список видов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Список можно упорядочить как по номеру субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4).
Рис. 5
Если в списке нет необходимого вида субконто, нажимается клавиша Ins и вводится наименование нужного вида субконто. Чтобы отменить ведение аналитического учета или субсчета, выбирается строка Без субконто и нажимается клавиша Enter.
При наличии у счета субсчетов существует возможность ведения списка субконто по счету в целом или по каждому субсчету отдельно. В первом случае следует указать наименование субконто только для строки с наименованием счета, во втором - только для строк с наименованиями субсчетов.
Нельзя изменять номера счетов или субсчетов, по которым имелись операции в текущем или в прошлых периодах. Для печати плана счетов надо нажать клавишу F8.