В суд нужно представить копию документа. Как заверить ее без нотариуса
Татьяна Гарифуллина
юрист МКА «Тимофеев, Фаренвальд и партнеры»
Участники процесса должны представлять в материалы дела либо оригиналы документов, либо их заверенные копии. Иначе есть риск признания доказательства ненадлежащим. Заверять огромное количество документов у нотариуса дорого и долго. Об альтернативных способах заверить копию и сохранить ее в деле — в статье.
Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо в форме надлежащим образом заверенной копии — императивное и касается любого процесса (ч. 8 ст. 75 АПК, ч. 2 ст. 71 ГПК). Но закон и правоприменительная практика до сих пор не дают однозначных ответов на важные вопросы. Как правильно заверить копию документа и можно ли это сделать при помощи суда? Нужно ли демонстрировать суду оригинал?
Что делать, если оппонент представляет простую ксерокопию в качестве доказательства? Должен ли суд предупредить о том, что представленная в дело копия не заверена надлежащим образом?
Суды считают, что копии документов заверены надлежащим образом, если они заверены:
Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013).
· нотариусом (ст. 77 Основ законодательства о нотариате);
· руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом (указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», далее — Указ);
· судом, рассматривающим дело;
· с соблюдением требований государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30–2003).
Копию документа заверяет нотариус
Процессуальные кодексы не раскрывают, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Нет определения этого понятия и в других законах.
постановление 19ААС от 25.07.2017 по делу № А64-2724/2016
Нотариальное свидетельствование верности копии документа оригиналу является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом1.
постановление 3ААС от 21.07.2017 по делу № А33-6946/2016
Нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. После нотариального действия он возвращает подлинник документа обратившемуся лицу вместе с нотариально засвидетельствованной копией, экземпляр документа не хранится в делах нотариуса2.
Есть в обращении к нотариусу и минус — неоправданные временные и денежные затраты, если заверить нужно большой объем документов. Кроме того, на практике нотариусы крайне неохотно соглашаются заверять копии документов, подлинность которых вызывает у них сомнение, например, в силу отсутствия какого-либо реквизита. По общему правилу нотариусы отказываются заверять копии документов, которые не содержат реквизитов.
Копию документа заверяет руководитель организации
Если копию документа заверяет не нотариус, а лицо, участвующее в деле, или его представитель, то на документе должны быть все заверительные реквизиты. Перечень таких реквизитов содержится в ГОСТ Р 6.30–2003, а также в Указе.
Лицо, заверившее копию, должно иметь правомерный доступ к подлиннику документа (постановление 18ААС от 18.10.2017 по делу № А76-20110/2016).
Реквизиты, обеспечивающие юридическую значимость копии:
· заверительная надпись «Верно»;
· должность лица, заверившего копию;
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
· дата заверения;
· оттиск печати;
· отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, учреждении, организации.
В практике судов по вопросу о соответствии процедуры удостоверения верности копии документа ГОСТ Р 6.30–2003 и (или) Указу встречается два подхода: формальный и неформальный.
Формальный подход. Некоторые суды проверяют наличие всех требуемых удостоверительных реквизитов на представленной копии. Отсутствие какого-либо из реквизитов — основание для признания доказательства ненадлежащим.
постановление 25ААС от 29.11.2016 по делу № А83-1435/2016
В одном из дел суд сделал вывод об отсутствии документальных доказательств принадлежности продавцу изъятой алкогольной продукции. Он указал, что исключительно совокупность реквизитов, предусмотренных Указом и ГОСТ Р 6.30–2003, может обеспечивать юридическую значимость копии и гарантировать доказательственную силу документа3.
постановление 2ААС от 06.10.2016 по делу № А28-7847/2016
Когда сторона спора пытается указать на рекомендательный характер государственных стандартов, суды парируют, что рекомендательный характер стандартов не лишает суд права применять их положения4.
постановление 7ААС от 20.09.2017 по делу № А03-9422/2017
Суды могут устанавливать правильность проставления заверительных реквизитов на копиях документов уже на этапе принятия иска к производству. Когда суд оставляет иск без движения, он указывает на необходимость устранить допущенное нарушение — приложить к заявлению, как предписывает п. 3 ч. 1 ст. 126 АПК, документы, подтверждающие обстоятельства, на которых заявитель основывает свои требования5.
Неформальный подход. Есть суды, которые лояльно относятся к отсутствию всех или отдельных реквизитов на копии документа.
постановление 7ААС от 22.06.2017 по делу № А03-17643/2016
Например, апелляционный суд отметил, что отсутствие на спорных документах даты заверения не свидетельствует о том, что копия заверена ненадлежащим образом, поскольку все иные реквизиты заверительной надписи на документе имеются6.
постановление 13ААС от 24.02.2016 по делу № А56-45844/2015
Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта7.
Ограниченная сфера применения Указа и ГОСТ Р 6.30–2003 также часто является основанием для неприменения судами положений данных документов.
постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.06.2013 по делу № А19-20484/2011
В одном из дел суд указал, что Указ определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых истец (ООО) не относился8.
постановление 4ААС от 19.08.2015 по делу № А19-719/2015
В другом деле суд отклонил довод о необходимости соблюдения положений ГОСТ Р 6.30–2003 при заверении копии трудовой книжки. Стандарт распространяется только на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.9
Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей нет
В любом случае участнику процесса нужно учитывать различные позиции судов. Для минимизации риска признания письменного доказательства ненадлежащим желательно, чтобы удостоверительная надпись содержала все предусмотренные Указом и ГОСТ Р 6.30–2003 реквизиты, включая отметку «оригинал документа находится в организации».