Лекция 8. Методологические подходы к управлению институтом таможенного дела
1. Главный методологический принцип управления организацией. Методологические подходы к решению проблем управления.
2. Процессный подход. Модель бизнес-процесса.
3. Системный подход. Методологические процедуры системного подхода. Целостно-эволюционный подход.
4. Ситуационный подход. Методологическая процедура ситуационного подхода.
Объект управления – институт таможенного администрирования
Как организация
Методологический подход определяет то, как и в каком виде представить, структурировать и провести исследование (моделирование) таможенного администрирования (института, организации, процесса, системы) в условиях сложившейся или прогнозируемой ситуации.
Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию «организовывать».
Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения.
Не менее важный взгляд на организацию как на группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна структурируемость и целенаправленность функционирования и развития.
Для того чтобы организация могла добиться своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому существенно важным направлением деятельности для организации является управление. Оно представляет собой неотъемлемую часть любой человеческой деятельности, которая в той или иной степени нуждается в координации. Управление необходимо не только для производства, но и государства, города и территории, учебного заведения, человека.
Методологические подходы к решению проблем управления
Исторически сложилось так, что управленческая наука базировалось на использовании концепций и методов, разработанных для других дисциплин. Более того, в процессе развития происходило как бы взаимное дополнение, взаимообогащение концепций и методов различных дисциплин. Поэтому естественным и закономерным является заимствование некоторых принципиальных положений других дисциплин в методологические основы современного менеджмента. С другой стороны, теория и практика менеджмента в результате развития выработала и свою собственную систему взглядов на принципы построения, формы и способы научного познания.
Главный методологический принцип исследования и подготовки управленческого решения для любой организации, в том числе таможенных органов России, следующий: организацию необходимо рассматривать как целое, как систему, существующую в среде и взаимодействующую с другими системами. Лишь при таких условиях могут быть выявлены причины проблем, возникающих у организации, источники и направления их развития. Только на этой основе могут быть определены цели, способы и требуемые ресурсы для всестороннего решения проблемы. При этом весь процесс принятия решения должен быть систематизирован и технологичен.
Возможность реализации такого принципа в полной мере зависит от выбираемого методологического подхода к исследованию или созданию организации. Выбор методологии инвариантен и носит ситуационный характер.
Наиболее значимыми при решении практических проблем развития организации являются процессный, системный, ситуационный и когнитивный подходы.
Процессный подход рассматривает организацию как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций и бизнес-процессов.
Системный подход рассматривает организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких, как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход концентрируется на том, что выбор управленческого решения определяется ситуацией. Поскольку существует большое количество факторов, влияющих на организацию, то не существует единого "лучшего" способа управлять организацией. Самым эффективным в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Когнитивный подход – это подход к формированию, накоплению и использованию знаний об организации и управление ее деятельностью в условиях эволюции.
Процессный подход
Эта концепция, означающая крупный поворот в управленческой мысли, широко применяется в настоящее время.
На самом деле просматривается два этапа развития подхода.
Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции администратора-менеджера.
Функциональное описание по-прежнему традиционно и широко распространено. Оно хорошо гармонирует с иерархической структурой организации.
На втором этапе подход был применен к организации в целом. Здесь ключевой термин – бизнес-процесс организации. При процессном подходе организация — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов[1].
Новый контекст процессного подхода оказался гораздо более продуктивным, чем функциональный с точки зрения борьбы за конкурентоспособность в условиях динамичного рынка. Он обеспечивает инструментальное решение проблем непрерывного повышения качества всех аспектов деятельности организации.
Процессный подход существенно меняет логику организации и механизм управления. Если функции можно представить себе как некоторые «полосы», которые «разрезают» организацию сверху донизу, то процессы «разрезают» организацию поперек, пересекая границы функциональных подразделений. И это обеспечивает разрушение барьеров между подразделениями. Управление процессами освобождает высшее руководство от рутины оперативного управления, позволяя ему сосредоточиться на стратегических вопросах. Это несомненный плюс процессного подхода.
Пересекающие организацию процессы обычно называют бизнес-процессами. Это название связано с тем, что, как правило, такие процессы направлены на удовлетворение внешних клиентов, потребителей организации, а отношения с ними — это и есть бизнес. В тоже время организации не обойтись без поддерживающих процессов, таких, например, как ремонт отказавшего оборудования или обучение персонала. Организация нуждается также и в процессах управления.
При таком подходе организация рассматривается не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов. При этом:
· каждый процесс имеет потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;
· создание ценности по отношению к конечной продукции сосредоточено в процессах;
· определение границ любого процесса, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
· при управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами, снижается риск субоптимизации;
· при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избежать распределения ответственности по фрагментам;
· управление процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и ресурсов.
Каждый отдельный процесс имеет поставщика и потребителя, как это показано на рис. 1. Эта модель поставщик/потребитель — центральная для понимания процессного подхода.
Понятие бизнес-процесс содержит два элемента: бизнес и процесс. Рассмотрим сначала элемент процесс. Вот одно из базовых определений процесса.
Требования и обратная связь Требования и обратная связь
Рис. 1. Модель бизнес-процесса: поставщик — процесс — потребитель
Процесс - это некоторая логическая последовательность связанных действий, преобразующих вход в результаты или в выход.
Теперь к слову процесс нужно добавить слово бизнес, чтобы отличить бизнес-процесс от других процессов, идущих в компании.
Бизнес-процесс — это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для предоставления услуги или создания материальной продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.
Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.
Системный подход
Фундаментальным открытием, лежащим в основе всей науки об управлении, является представление организации как системы высочайшего порядка сложности, системы, компонентами которой являются люди.
Система – это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. При этом целостность как характеристика системы проявляется в возникновении новых интегративных качеств, не присущих образующим ее элементам.
Основные термины и понятия, характеризующие систему, представлены в табл. 2.
Таблица 2.
| №№ п/п | Термины и понятия | Определение термина (понятия) |
| 1. | Элемент | Наименьшее звено в структуре системы, внутреннее, строение которого не рассматривается на выбранном уровне анализа |
| 2. | Связи | Различные технические, технологические, коммуникационные, транспортные и другие каналы, объединяющие элементы, входящие и не входящие в систему |
| 3. | Структура системы | Совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы |
| 4. | Подсистема | Часть системы, внутреннее строение которой рассматривается на выбранном уровне анализа |
| 5. | Внешняя среда системы | Макросреда (макро-, метасистема), с компонентами которой система имеет прямые или косвенные связи |
В основе общего подхода к любой сложной системе (например, организации, бизнес-процессу) лежат системная концепция и системный подход.
Системная концепция отвечает на вопрос: какую систему мы строим. Главные компоненты концепции: цель построения системы; принципы построения системы; модель системы и ее системные характеристики; стратегия достижения цели; механизм реализации стратегии.
Системный подход отвечает на вопрос: как мы строим систему. Он способствует адекватной постановке научных и прикладных проблем, а также выработке эффективной стратегии их решения.
Определения системного подхода.
Системный поход - это общенаучная концепция, реализующая философский принцип системности в принципах и методах решения сложных междисциплинарных проблем.
Системный подход – это методология исследования, проектирования и конструирования объектов как систем.
На основе системного подхода формируются целостная концепция системы и системного исследования, представляемые:
· философскими основаниями исследования;
· теоретическими положениями для определения и формализации объекта или процесса как системы;
· условиями интеграции методов различных научных теорий в структуру системных исследований, логикой обеспечения целостности и разносторонности процесса исследований от постановки задачи до получения и анализа результатов ее решения;
· системной технологией исследования.
Основные положения системного подхода:
· любой объект (например, организация или бизнес-процесс) – это открытая система, активно взаимодействующая с внешней средой (макросистемой);
· эффективность системы определяется не только ее системными качествами, но и условиями окружающей среды;
· элементы системы рассматриваются в их взаимосвязи и в развитии.
Методология системного подхода определяет уровни декомпозиции и процедуры анализа и/или синтеза систем, удовлетворяющих тем или иным, заранее сформулированным требованиям.
Отбор удовлетворительных вариантов производится на каждом рассматриваемом уровне представления системы (концептуальном, функциональном, технологическом) поэтапно (отбор структур, параметров, режимов).
На каждом уровне-этапе действует свой набор критериев, учитывается своя априорная информация, которая меняется при переходе от уровня к уровню и от этапа к этапу, пополняясь за счет промежуточных системных решений.
Вариант схемы декомпозиции представлении на рис. 2.
Все методологические процедуры системного подхода могут быть сведены к следующим трем:
· процедура, реализующая анализ (синтез) системы от частного к общему;
· процедура, реализующая анализ (синтез) системы от общего к частному;
· процедура гибридного типа.
Первый случай связан с первичной разработкой элементов системы, и с последующим конструированием на их основе обобщенных структур и системы в целом для решения главных функциональных задач.
Преимущество подхода - в уменьшении риска (ошибок, неадекватности цели) при построении системы за счет ее постепенного пошагового развития в соответствии с предъявленными к ней требованиями.
Недостатокподхода - необходимость большого числа проработок, предшествующих непосредственной разработке системы.
Во втором случае предполагается первоначальная разработка концепции или концептуальной модели системы. Последующие шаги - это детализация элементов модели и их взаимосвязей.
Достоинство - строгая логичность процедуры синтеза системы.
Недостаток - сложность разработки обобщенных моделей систем, большая вероятность риска, что система не будет полностью удовлетворять предъявляемым к ней требованиям.
Третий случай предполагает наличие нескольких интерактивных шагов, на каждом из которых может использоваться одна из вышеописанных процедур.