СЛАЙД 1
Здравствуйте, уважаемые члены комиссии и гости
Разрешите представить результаты курсовой работы
«ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ ВНЕСЁННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР КАЗАЧЬИХ ОБЩЕСТВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
студента 257 группы ХГИК войскового старшины ТКВ Прудкого Сергея Александровича
СЛАЙД 2
Актуальность темы. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Документы нуждаются в оперативном и архивном хранении информации. Хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. В организациях, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание найти документ в архиве организации – дело нескольких минут.
Цель данной работы – исследование особенностей организации оперативного хранения документов.
Объект исследования – делопроизводство казачьего общества государственного реестра казачьих обществ Российской Федерации.
Предмет исследования – система обеспечения сохранности и хранения документов. Цель данной работы рассмотреть особенности обеспечения сохранности документов.
СЛАЙД 3
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
· выявить и проанализировать публикации по теме изучения;
· рассмотреть понятие «оперативное хранение документов» и особенности регламентации оперативного хранения документов;
· изучить особенности группировки и формирования дел;
· рассмотреть особенности хранения различных видов документов создающихся в деятельности казачьего общества и обеспечения хранения документов в казачьих обществах внесённых в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.
В процессе написания курсовой работы были использованы научные, учебные и практические работы ведущих специалистов-документоведов, а также законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие:
1) правовую и организационную основы Государственного реестра казачьих обществ в Российской Федерации (Указ Президента РФ от 09.08.1995 N 835 (ред. от 30.04.2009) «О государственном реестре казачьих обществ в Российской Федерации»)
2) правовую и организационную основы несения российским казачеством государственной службы (Федеральный закон от 5 декабря 2005 г. N 154-ФЗ «О государственной службе российского казачества»)
3) организацию делопроизводства (ГОСТ Р 6. 30–2003, ГОСТ Р 51141–98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93).
Использованы также методические и инструктивные материалы по организации делопроизводства в войсковом правлении войскового казачьего общества.
В курсовой работе придавлено 2 главы.
В первой главе рассмотрены общетеоретические вопросы, определя-ются основные понятия, принципы и особенности обеспечения сохранности документов в деятельности предприятия.
Во второй главе, практической, рассмотрены те же понятия в деятельности казачьих обществ внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации., на практической основе Правления ВКО (войскового казачьего общества) госреестра.
СЛАЙД 4
Государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации - созданная в соответствии с Указом Президента РФ от 09.08.1995 № 835 система учёта казачьих обществ, члены которых в установленном порядке взяли на себя обязательства по несению государственной службы
Внесению в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации подлежат хуторские, станичные, городские, районные (юртовые), окружные (отдельские) и войсковые казачьи общества, члены которых в установленном порядке приняли на себя обязательства по несению государственной или иной службы.
Несмотря на учреждение госреестра казачьих обществ на самом высоком властном уровне, - указами Президента РФ, - в том числе, утверждение положения о нём, многие понятия, связанные с введением реестра, долгое время были не определены, в том числе, само понятие реестра.
В принятом в последующем Федеральном законе Российской Федерации от 5 декабря 2005 года № 154-ФЗ «О государственной службе российского казачества» под реестром подразумевается «информационный ресурс, содержащий сведения о казачьих обществах», а «российским казачеством» признаются «граждане Российской Федерации, являющиеся членами казачьих обществ».
СЛАЙД 5
В казачьих обществах госреестра вопросами кадрового и мобилизационного учёта занимается канцелярия которая является структурным подразделением Правления и непосредственно подчиняется Начальнику штаба. В Положении о службе управления персоналом прописаны деятельность, цели, тактика, структура, функции, права подразделения.
В своей деятельности канцелярия руководствуется: миссией, стратегией и целями Общества и службы; положениями службы; Уставом казачьего общества; локальными нормативными актами, касающимися деятельности подразделения, действующим законодательством РФ в отношении казачества; приказами и распоряжениями вышестоящего руководства; штатным расписанием; Трудовым законодательством РФ; Государственным стандартом в области охраны труда и пожарной безопасности.
СЛАЙД 6
Обычно в канцеляриях правлений казачьих обществ существует Положение о мобилизационно-кадровой службе, которое состоит из следующих разделов:
1. Общие положения,
2. Задачи,
3. Структура,
4. Функции,
5. Взаимоотношения с другими подразделениями,
6. Права,
7. Ответственность.
СЛАЙД 7
Существует ряд кардинальных отличий от общих принципов управления нежели других организаций.
1. Верховным органом управления казачьего общества является Казачий круг (Сход) общества и протокол Круга (Схода) казачьего общества является распорядительным документом
2. Хотелось бы отметить строгую процедуру многоуровнего допуска зависящую от статуса документа. Развитую систему внутрислужебной документации мобилизационной готовности, воинского учета и бронирования
3. Правила внутреннего распорядка регламентирующие служебную организацию общества (Уклад). Строго подчинённый вопросам служебной и мобилизационной готовности подразделения и каждого казака, как и членов их семей в частности.
Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения, основные права и обязанности казачьего общества, основные права и обязанности казаков, служебное время и его использование, время отдыха, поощрения, дисциплинарные взыскания. Каждому казаку казачьего общества доводят правила Уклада под личную роспись.
4. Штатное расписание – определяющее структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в казачьем обществе.
В соответствии с нормативными ведомственными актами Российской Федерации штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом Атамана казачьего общества или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
Распорядительная деятельность казачьего общества документируется в основном посредством издания приказов Атамана. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов подготавливаются писарем канцелярии, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются Атаманом казачьего общества. Подписанный Атаманом приказ регистрируется писарем канцелярии. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о заключении трудовых договоров, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании,поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.
Информационно-справочные документы: протоколы Атаманского правления, заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении дисциплины, переписка по вопросам службы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими должностными лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности казачьего общества и его подразделений, отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы
СЛАЙД 8
С момента заведения и до передачи в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления.
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель.
СЛАЙД 9
В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
СЛАЙД 10
Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению..
Ведение дел членов казачьих обществ осуществляется по аналогии с принципами, закрепленными Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. № 640.
СЛАЙД 11
Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
СЛАЙД 12
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 3), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплёт дела.
Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (Приложение № 4).
В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (Приложение № 5).
СЛАЙД 13
На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (Приложение № 6).
. Сводная опись дел Войскового правления составляется в четырёх экземплярах и утверждается войсковым атаманом.
СЛАЙД 14
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 7) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
СЛАЙД 15
Уничтожение документов, срок хранения которых определен как «До минования надобности» (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится после составления акта об уничтожении документов (приложение № 8). Акт об уничтожении документов согласовывается со структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению и утверждается руководителем структурного подразделения.
СЛАЙД 16
Структурные подразделения передают в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документацион-ному обеспечению дела с исполненными документами постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обес-печению после завершения текущего года.
Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включи-тельно) хранения не подлежат передаче. Они хранятся в структурных под-разделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установлен-ном порядке. Передача дел в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению осуществляется по графику, утверждённому войсковым атаманом.
Структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению ведёт учёт дел, принятых на хранение.
СЛАЙД 17
В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
В результате проведенного изучения темы, можно сделать следующие выводы:
- лишь централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую административно-управленческую эффективность;
- необходимо и дальше совершенствовать систему документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами;
- необходимо повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы в целом и оперативности средств хранения документов;
- необходимо активно использовать экспертизу ценности документов для определения как срока, так и средств хранения документов;
- целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должна определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
СЛАЙД 18
ОТДЕЛЬНО СЛЕДУЕТ ПОДЧЕРКНУТЬ, ЧТО ДАННАЯ СХЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НЕПРИМЕНИМА К РЕЖИМАМ ГО И ЧС, КОГДА КАЗАЧЬИ ОБЩЕСТВА ПЕРЕХОДЯТ НА ПОЛКОВУЮ СИСТЕМУ КОМАНДНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВОЙСК ФЕДЕРАЦИИ СОГЛАСНО УТВЕРЖДЁННЫМ РАНЕЕ ОПЕРАТИВНЫМ ПЛАНАМ.
КАК И НЕПРИМЕНИМА К КАЗАЧЬИМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ ВОЙСК ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ОБОРОНЫИ МОБИЛИЗАЦИОННОГО РЕЗЕРВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.