Каждый работник должен знать, как идут дела на его участке.
Это является хорошим правилом для хорошей организации работы. Однако, к сожалению, далеко не все следуют этому правилу. Также следует запомнить, что это золотое правило относится не только к Вашему помощнику или подчиненному, но и к Вам самому.
Разумеется, это относится только к крупным вопросам. Совершенно не следует вникать во все мелочи дел, которые ведут Ваши подчиненные. Такое вмешательство является даже недостатком, так как вызывает часто замедления в работе. Тем не менее, основным фактором является то, что чем лучше работник информирован, тем более эффективно он может трудиться.
Не пытайтесь все делать сами.
Это правило всегда всеми повторяется, но часто не выполняется. Пытаться все делать самому – плохо для себя, плохо для работы, плохо для Ваших подчиненных. Вы должны возложить ответственность на своих подчиненных даже тогда, когда Вы в состоянии охватить и провести всю работу сами. Не годится, чтобы так много зависело от работы одного лица. Более того, это не честно по отношению к Вашим подчиненным. Часто говорится, что работник должен так организовать свою работу, чтобы дело могло совершенно гладко идти целый месяц без него. Обычно применяется такой метод работы, когда тянешь весь груз сам, если Ваши подчиненные слишком молоды, либо слишком неопытны. Вы обязаны изучить и развивать своих людей – это часть Вашей работы. Это обучение включает в себя развитие инициативы, жилки изобретательства, зрелого смысла. Лучший путь к этому – возложить на молодых сотрудников всю тяжесть ответственности за работу вверенного им участка. Круг этой ответственности должен лимитироваться их личными способностями, и создаваемая личная ответственность молодого работника не должна быть такой, чтобы привести к серьезным неполадкам в работе всего предприятия.
Любой уважающий себя инженер будет обижен, если его станут опекать до такой степени, что он самостоятельно не может решить никакого пустякового вопроса.
С другой стороны, надо помнить, что мелочи не всегда пустяки, приходится иногда собирать расширенное техническое совещание, чтобы принять решение об удалении какого-нибудь болта в станочной конструкции, от работы которой зависит выполнение всей программы.
Можно заключить этот раздел пожеланием начальнику: на каждом участке должен стоять человек, обладающий соответствующими знаниями и опытом.
Занимаясь делом, умейте всегда выделить главное.
Так как никогда не хватит времени на все, надо учиться концентрировать внимание на главных вопросах. Важнейшими являются те вопросы, по которым Вам непосредственно придется отчитываться, за которые Вы непосредственно отвечаете. Если Вы четко не знаете, надо возможно скорее и четче установить границу и объем своей ответственности. Этим обязанностям и вопросам следует уделить большую часть своего времени. Лишь после этого займитесь остальными вопросами.
Следует придерживаться хорошего общего правила: никогда не следует брать на себя выполнение любого, самого малого дела, если это дело полагается исполнять другой службе предприятия. Исключение из этого правила надо делать тогда, когда другая служба не может обеспечить этого дела в нужный для Вашей работы срок. Например, если Ваше дело – постройка моторов, то будет ошибкой, если Вы станете конструировать приборы для измерения вибрации и прочности мотора. Есть специальные институты и лаборатории для этой цели.
При разрешении каких-либо специальных вопросов рекомендуется сначала предпринять такой дипломатический шаг: предложить этот вопрос разрешить какой-либо организации внутри своего предприятия. Лишь тогда, когда она распишется в своей беспомощности, следует приглашать консультантов из других фирм и заводов.
Практика получения исчерпывающей информации по всем вопросам, по которым встречаются затруднения в производстве основных и второстепенных изделий, всегда приносит выгоды. Особенно это выгодно и удобно на большом предприятии: тут имеются лаборатории и консультанты. Не приходится дополнительно платить гонорар представителям других организаций. В некоторых случаях имеет смысл ограничить свой личный круг работы теми вопросами, в которые Вы можете вложить свой особый талант, сноровку, опыт, или при знании которых Вы сможете приобрести какие-либо дополнительные знания или преимущества.
В производственном масштабе мы это наблюдаем повсеместно: одни фирмы, например, отказываются от производства совсем и занимаются исключительно сбытом продукции других фирм, эксплуатируя исключительно свои коммерческие способности: самолетостроительные заводы все более сужают круг своей продукции, предпочитая получать пропеллеры, нагнетатели, моторы и т.д. от других специализированных предприятий. Мало кто из нас имеет столь разнообразные способности, что может одновременно преуспевать больше, чем в одной или двух областях.
Воспитывайте в себе привычку сводить всякую проблему к простейшим элементам
Способность сведения относительно сложных проблем к основным элементам – это форма технической мудрости. Проистекает она из большого накопленного опыта. В этом отношении резко отличаются одни индивидууму от других: некоторые всегда «мутят воду», «не видят из-за деревьев леса» и т.д. Возможно, что подобную привычку в себе уничтожить, сразу не удается. Более того, некоторые люди не могут излечиться от привычки погружаться и теряться в море мелких деталей работы. Сделайте себе привычку соединять, сгущать, суммировать, упрощать имеющиеся в Вашем распоряжении факты, вместо того, чтобы усложнять, распространять, разветвлять и расщеплять все вопросы.
Многие совещания, например, представляют собой нескончаемые пререкания до тех пор, пока кто-нибудь не скажет: «Ну, джентльмены, это сводится попросту к следующему…» или - «После всего, основным фактом остается то, что…». Или - «Можно согласиться, что основная точка зрения такова, что…».
Это свойство склада ума, которое позволяет человеку ухватиться за самый стержень вопроса, является одним из самых ценных качеств хорошего работника.
Не впадайте в панику при технических трудностях, не теряйте голову
Это - банальная истина. Тем не менее, подчас инженеры впадают в состояние крайнего возбуждения, граничащего с паникой, при самом незначительном производственном кризисе. Это в особенности относится к случаю плохих известий или какого-нибудь серьезного непредвиденного затруднения. Многие аварии и наполовину не столь опасны, как они кажутся в первый момент. Сделайте их стимулом для выправления производства для того, чтобы изменить создавшееся тяжелое положение.
Не игнорируйте тревожные признаки, но различайте всегда, что предвещает серьезные аварийные происшествия, а что – единичные мелкие случаи (выход из строя станка и т.п.) Важно получить информацию первому и реагировать на сигналы быстро, и сколь возможно, правильно. Это решение будет вынесено правильно тогда, когда имеешь максимум информации об аварийном случае. Эта информация должна всегда собираться у ответственных и авторитетных лиц.
Технические совещания не должны быть слишком многолюдными и чрезмерно узкими
Многие инженеры доводят свое отвращение к многолюдным совещаниям до какой-то мании. Попросту они считают, что никакое решение, вынесенное на многолюдном совещании, не имеет ценности. Действительно, большие совещания обычно приводят к тому, что дискуссируемый вопрос расплывается, и члены совещания обсуждают одновременно целый ряд разнообразных точек зрения на вопрос. Эти точки зрения обычно бывают более или менее поверхностными. Однако, все в руках председателя совещания. Требуются незаурядные способности для того, чтобы не допустить пустых разглагольствований и повторений. Основными обязанностями председателя являются: собрать все факты, непосредственно относящиеся к разбираемому предмету, расположить их в логической последовательности и добиться согласия членов совещания путем:
а) выяснения общей оценки выдвинутых предложений;
б) голосования;
в) внесения окончательного решения, обобщая все результаты прений.
При отсутствии компетентного председателя техническое совещание легко может выродиться в бесконечные пререкания. Опасность в этом отношении тем более, чем многолюднее совещание.
Малочисленные совещания из трех человек, обычно эффективны в деле разрешения узловых проблем и вопросов программ. Однако они имеют большой недостаток вследствие того, что на этих совещаниях могут не присутствовать представители всех имеющихся по разбираемому вопросу мнений. Отсюда возможны ошибки и вынесение половинчатых, не охватывающих вопросов целиком, решений. Это произойдет вследствие того, что не взвешены все мнения и не учтены все факты, имеющиеся по данному вопросу. Помимо технических ошибок, решения подобных совещаний могут вызвать недовольство и оппозицию тех лиц, чьи мнения не были учтены. Вспомните исторический пример. В значительной степени войны за независимость США от Англии возникли из-за того, что колонии в Северной Америке не были представлены в Британском парламенте.
Несомненно, в известных случаях нет необходимости собирать многолюдные собрания: когда существует полная информированность о рассматриваемом вопросе у немногих лиц. Но, во всяком случае, уместно всегда обеспечить присутствие того лица, в чьем непосредственном ведении находится обсуждаемый участок работы.
Прекрасный метод для того, чтобы при проведении в жизнь намеченного мероприятия избежать серьезных трений и возражений, собирать для решения вопроса узкие совещания с обязательным присутствием всех тех лиц, на которых лежит непосредственная ответственность за проведение намеченного мероприятия.
На всяком совещании совершенно необходимо наметить выход из создавшегося положения и вынести практическое решение для его реализации. Зачастую имеется тенденция вывернуться из положения, уклонившись от вынесения решения, отложить срок, пустить все на самотек. Дела, так или иначе, часто улаживаются сами собой. Но это свидетельствует о низком уровне технического управления производством.
Считайте всякое техническое совещание неудачным, если оно не решило:
1. Что должно быть сделано.
2. Кто должен это сделать.
3. К какому сроку оно должно быть сделано.
Все это должно быть точно зафиксировано в виде письменного решения.
Учитесь выносить быстрые, отточенные решения
Это, несомненно, наиболее трудная и ответственная часть деятельности инженерно-технического работника. Некоторые работники испытывают сильнейшую внутреннюю борьбу по всяким пустяковым вопросам, подлежащим решению. Это происходит вследствие того, что они не могут преодолеть в себе страх перед возможной ошибкой. Обычно способность к правильным и быстрым решениям приходит с практикой и опытом, но это можно ускорить, если усвоить несколько простых принципов:
1. Решение вынести легче и правильнее, если иметь в руках все происходящие факты. Сбор всего материала по решаемому вопросу всегда окупит себя. Конечно, иногда говорят, что не трудно решить вопрос, если все знать, а ценен работник, умеющий вынести такое же решение, пользуясь менее обширной информацией. Чтобы правильно для себя решить этот вопрос, следует всегда взвешивать его с такой точки зрения: «Что хуже для меня – вынести неправильное решение, или потерять время для сбора более полной информации по данному вопросу».
2. Вынесение решений всегда облегчается знанием основных принципов правильного суждения. Если хотите, или можете, разработайте для себя собственный сборник таких правил. Носите его при себе, или помните так же, как помните теоремы Эвклида или законы Ньютона. Эта статья – попытка сформулировать такие правила.
3. Вовсе не обязательно всегда быть правым. Говорят, что для хорошего инженера обязательно быть правым лишь на 51% его рабочего времени (разумеется, невредно увеличить этот минимум).
4. Сам факт, что решение трудное, обычно означает, что хорошо взвешены все преимущества и недостатки различных вариантов. В этом случае часто важнее дать любое решение, безразлично какое, но быстро, чем через продолжительное время придти к абсолютно правильному решению. Надо принимать окончательное решение и отстаивать его до конца.
5. Совершенно невозможно всех оставить довольными, если выбрать одну позицию из целого ряда противоположных точек зрения, изложив все происходящие факты. Но потом, когда все изложено, вся информация перед Вами, выносите категорическое решение, нисколько не заботясь о том, не наступили ли Вы кому-нибудь на ногу этим решением. Может случиться, что все представители различных взглядов останутся недовольными, если начальник будет лавировать между отдельными самолюбиями и т.п. при разрешении какого-либо вопроса.
Ниже приведены критерии, которые могут помочь найти линию поведения при решении технической проблемы при неполной информации по данному вопросу.
Следует принять во внимание:
1. Ускорит ли данное мероприятие цикл обработки, снизит ли простой?
2. Является ли оно честным и справедливым?
3. Находится ли оно в соответствии с установившейся технологией и методами производства? Были ли такие прецеденты в прошлом? Для отклонения от установившихся приемов работы всегда должны быть серьезные основания.
4. Находится ли это решение в соответствии с предшествовавшими мероприятиями в этой или другой областях? Даже основательный мотив к изменению курса технических мероприятий не сможет предотвратить возникновение неблагоприятных мнений: Вас обвинят в непостоянстве решений, неустойчивости, что это скоропалительный учет фактов, побудивших вынести то или иное решение, выходящее из обычных рамок. При всех случаях и всеми имеющимися в Вашем распоряжении средствами отстаивайте законность и правильность мероприятий, когда Вы в этом твердо уверены.
5. Надо точно взвесить, каковы шансы за и против. Необходимо ясно себе представлять, какие выгоды могут представиться при всех вариантах предпринимаемых решений, и какой можно понести урон при неудаче. Очень часто можно найти такое решение, которое позволило бы при ощутимых выгодах в случае удачи не потерпеть большого урона в случае неудачи. Недопустимым является, чтобы страх сделать ошибку парализовал всякую инициативу. Тот, кто не рискует, ничего не выигрывает. Куда более здравым является допускать всегда возможность совершения ошибки, иногда рисковать. Очень мало бывает ошибок, которые не учат ничему. Всякая ошибка прибавляет опыт.
В заключение скажем, что сущность в отстаивании своего убеждения включает в себя мужество поступать так, как это диктуют Вам Ваши убеждения, технические и моральные, невзирая на возможность критики, или необходимость в объяснении своих поступков. Многие, кажущиеся запутанными положения, становятся ясными после того, как удается установить голые факты, лежащие в основе данной ситуации. Отсюда вытекает смелый вывод: если Ваши соображения стоящие, надо выдвигать их, не заботясь о том, что их немедленно придется защищать от чьих-либо нападок. Если же они не верны, следует их немедленно исправить вместо того, чтобы стараться замаскировать их вымышленными объяснениями и т.п.
ЧАСТЬ 3