Обследование организационной структуры управления предпринимательской деятельности
При разработке и внедрении информационных систем (ИС) на реальных предприятиях, обследуют организационную структуру управления субъекта, например, предпринимательской деятельности. Обследование структуры предприятия позволяет подробно изучить функционирование системы управления даже малого предприятия. При этом учитываются:
· структурные элементы и подразделения предприятия;
· порядок их расположения по вертикали и по горизонтали, а также типы взаимосвязей между ними;
· различные данные о сотрудниках предприятия;
· структура распределения полномочий и ответственности между сотрудниками организации (структура децентрализации предприятия);
· порядок выполнения каких-либо операций для реализации конкретных функций и т.п.
Полученные данные служат в дальнейшем для составления детальной модели бизнес-процессов субъекта деятельности и используются на всех этапах процесса разработки и внедрения информационных систем.
Рис.1 Вариант организационной структуры управления, на примере фирмы
ЗАО "Макс и К"
Пример формирования необходимых данных – заполнения анкеты. В качестве описываемого элемента используем Службу сбыта фирмы ЗАО "Макс и К", органиграмма организационной структуры управления которой приведена на Рис. 1.
Общая часть.
В общей части необходимо отразить основные данные по исследуемому элементу субъекта деятельности. Она может включать в себя следующие позиции:
1. Название исследуемого элемента ИС.
2. Роль исследуемого элемента (подчинен и получает к исполнению директивы от, например, от: Зам. Директора по производству – Иванов С.И), может получать дополнительные указания от…. и т.д.
Исследуемое подразделение дает распоряжения и методические указания, например, Отделу маркетинга, по: проведению маркетинговых исследований, организации рекламной компании и т.п.
3. Функции исследуемого элемента могут быть замещены: уникальные функции, т.е. замене не подлежат. Исследуемый элемент может функционально заместить (частично заместить функции элементов исследуемой организационной структуры управления): Службы снабжения в поиске поставщиков сырья для производства, составление графикапоставок сырья в зависимости от потребностей производства и т.п.
Цели исследуемого элемента.
Основная цель функционирования исследуемого элемента: … (обеспечение повышения эффективности функционирования организации, и ее экономического роста).
Взаимодействие с другими подразделениями или службами
1. Для достижения этих целей составляются подобные таблицы.
Таблица 1
| Получает | Передает | ||||
| Содержание информации | Форма | Срок и периодичность получения | Содержание информации | Форма | Срок и периодичность получения |
| Качественные характеристики производимых товаров | Спецификация (форма №7 по внутреннему классификатору) | 2-го числа каждого месяца (если нет срочной информации) | Требования потенциальных потребителей относительно качества производимой продукции | Спецификация (форма №6 по внутреннему классификатору) | 1-го числа каждого месяца (если нет срочной информации) |
| и т.д. |
Таблица 2
| Получает | Передает | ||||
| Содержание информации | Форма | Срок и периодичность получения | Содержание информации | Форма | Срок и периодичность получения |
| Оперативную информацию относительно миграции местного населения | Циркуляр по миграции населения за последний квартал | 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом | Факты миграции местного населения, ставшие известными организации | Собственный циркуляр фирмы по миграции населения за последний квартал | С 1-го по 5-е число месяца, следующего за отчетным периодом |
| и т.п. |
Таблица 3
| № п/п | Содержание и цель информации | Форма | Периодичность внесения информации | Ответственное лицо |
| 1. | План обязательных мероприятий на неделю, с разбивкой по дням и отметкой времени начала и окончания (если это возможно) | Ежедневник (Форма №3 по внутреннему классификатору) | Еженедельно по пятницам с 16:00 до 18:00 | Начальник Службы маркетинговых исследований |
| 2. | и т.п. |
В результате их заполнения можно четко определить не только место данного подразделения в организации, но составить органиграмму фрагмента организационной структуры управления предприятия, отражающего внутрифирменное окружение, в нашем случае Службы сбыта (Рис. 2).
Рис.2 Фрагмент организационной структуры управления фирмы ЗАО "Макс и К", с отображением различных видов связи между Службой сбыта и другими подразделениями
Аналогичным образом можно строить органиграммы для отображения нужных элементов организационной структуры управления исследуемого субъекта деятельности.
После того, как будут построены все необходимые для исследования органиграммы, их необходимо логически увязать друг с другом, в результате чего будет сформирована организационная структура управления субъекта деятельности.
Приведенная методика анализа универсальна и может быть использована для оценки любого показателя, входящего в состав построенных мультипликативных моделей.