МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПО ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ
КАФЕДРА ЗЕМЛЕПОЛЬЗОВАНИЯ И КАДАСТРОВ
РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКАЯ РАБОТА
по дисциплине:
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Выполнил ст. 33к гр. Филатов С.А.
Проверила Каталина Л.А.
МОСКВА 2011
Содержание
Введение
Глава 1. Распорядительная документация
Глава 2. Информационно-справочная документация
Глава 3. Персональная документация
Заключение
Список используемой литературы
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводством называется деятельность человека по разработке и оформлению документов организации документирования, учёту и хранению. Вданной работе рассмотрим правила оформления организационно-распорядительной организации по ГОСТ Р6.30 - 2003.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на три группы:
1. Распорядительная документация: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания;
2. Информационно-справочная документация: письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные, объяснительные записки;
3. Организационная документация: уставы, положения, правила,
4. Инструкции, штатные расписания.
Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создаёт условия для унификации документов.
Глава 1
Распорядительная документация
Приказ - правовой распорядительный документ, издаваемый руководством организации в целях решения, возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.
Различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказ по основной деятельности оформляют на основных бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизит углового или продольного бланка с указанием наименования вида документа, даты, номера, заголовка к тексту, текст, подпись, реквизиты согласования и визирования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметки для автоматического поиска документа.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Точка в конце констатирующей части не ставится. Так как приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительные части делятся на пункты, а иногда на подпункты. В последнем пункте назначается лицо, которому поручается контроль над исполнением приказа.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документами по личному составу.
Распоряжение - правовой документ, составленный руководителем организации или его заместителем. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Указание - организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа. Издаётся при оформлении командирования, наложения взыскания.
Право издания этого документа имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (совет директоров, учёный совет).
Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти (комитетами, комиссиями), образуемыми при органах власти.
Глава 2
Информационно-справочная документация
Информационные письма - разновидность письма, извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо, организацию о свершившемся акте.
Письма-приглашения - могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. Целесообразно использовать изготовленные типографские трафареты, в которых заполняется от руки фамилия, имя, отчество приглашённого, время и день события, на которое приглашается адресат.
Письма-просьбы - излагают какую - либо просьбу предельно кратко и уважительно. Подчёркивают заинтересованность организации в её скорейшем исполнении, заранее выражают благодарность за исполнение.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия, содержащая изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка, подписанная автором и адресованная руководителю предприятия, называется внутренней. Она может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.
Объяснительная записка - документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого - либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Служебная записка - документ внутренне деловой переписки между структурными подразделениями, организациями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Глава 3
Персональные документы
Заявление - документ, содержащий просьбу ил предложение лица (лиц), адресованное должностному лицу или организации.
Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве.
Текст резюме составим из следующих разделов:
1. Персональные данные;
2. Цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотела бы
получить);
3. Образование, перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учёбы;
4. Опыт работы - краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат;
5. Дополнительная информация - иностранные языки, навыки, имеющие отношение к профессии и т. д.,
6. Рекомендации с именами и телефонами.
Расписка - документ, подтверждающий получение каких — либо материальных ценностей.
В текст расписки внесём: должности, имена, фамилии и отчества лиц, выдавших и получивших что - либо, перечень полученного с указанием количества и стоимости цифрами, а в скобках прописью.
Личная доверенность выдаётся от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Личная доверенность нотариального заверения не требует, согласно Гражданскому кодексу РФ.
Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня выдачи.
Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (Гражданский кодекс РФ). Доверенность хранится в архиве в течение трёх лет.
Заключение
Рассмотренные выше организационно-распорядительные документы подготовлены на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности предприятий и фирм.
Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности. Делопроизводство - это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового и прогнозного обеспечения управленческого труда.