Задания по теме
«СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
1. Различия в структуре ГОСТов. Разделы, приложения, их содержание.
Структурно государственные стандарты 2003 и 2016 годов существенно различаются.
| Критерий | ГОСТ Р 6.30-2003 | Р 7.0.97-2016 |
| Количество структурных элементов | 8 структурных элементов, включая: постановление, предисловие, 4 раздела (область применения, состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов) и два приложения (схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов). | 11 структурных элементов, включая постановление, предисловие,6 разделов (Область применения, нормативные ссылки, общие требования к созданию документов, реквизиты документа, оформление реквизитов документов, бланки документов), три приложения (Расположение реквизитов на титульном листе документа, схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов) |
Вывод: Исходя из данных таблицы, а также анализа различий и сходств двух государственных стандартов, можно сказать, что содержание было расширено – оно предусматривает регулирование большего количества аспектов делопроизводства, а также предоставляет большее количество образцов требуемого оформления реквизитов и бланков документов.
Состав реквизитов, определяемых стандартами. Общее число, новые, исключенные из стандарта, изменившие название. Оформление реквизитов.
| Критерий | ГОСТ Р 6.30-2003 | Р 7.0.97-2016 |
| Число реквизитов | 30 реквизитов | 30 реквизитов |
| Новые реквизиты | 4 новых реквизита: наименование структурного подразделения – автора документа; наименование должности лица – автора документа; гриф ограничения доступа к документу; отметка об электронной подписи. | |
| Исключения из стандарта | 4 исключенных реквизита:код организации; ОГРН юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); идентификатор электронной копии документа | |
| Изменившие название | 1. Были слиты пункты о государственном гербе, а также гербах муниципальных образований. | |
| 2. Объединены эмблема и товарный знак. | ||
| 3. Уточнен пункт о ссылке на регистрационный номер и дату документа – документ назван поступившим. | ||
| 4. Пункт о месте составления или издания документа заключены в единое понятие – место составления (издания) документа. | ||
| 5. Отметка о наличии приложения была названа отметкой о приложении. | ||
| 6. Виза согласования документа названа «визой». | ||
| 7. Оттиск печати назван печатью. | ||
| 8. Отметка о поступлении документа в организацию переименована в «отметку о поступлению». |
Оформление реквизитов было изменено незначительно – всего 9 нововведений на 30 реквизитов.
1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Гост 2016 года установил, что независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии.
2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).
4. Новый государственный стандарт, уточнил, что в делопроизводстве могут употребляться государственный язык РФ или государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.
4. Была установлена необходимость уточнения преемственности документов. При составлении документа на основе уже существующего, другого документа, необходимо сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ.
4. ГОСТ 2016 года предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз – разрешаются как вступительное обращение, так и заключительное, с дублированием формулы.
5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель, если он и является приложением. Состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.
6. Новый стандарт установил, что при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Может использоваться как сокращенное написание, так и полное. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам, если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно ГОСТ от 2016 года на первом листе приложения проставляются: отметка о приложении, гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Здесь указываются не только фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но и наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя.
9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.