После принятия принципиального решения о приеме зарубежной делегации и согласования сроков определяется содержание организационно-протокольных мероприятий и их объем в зависимости от уровня, характера и формата запланированного визита. После согласования всех вопросов начинается работа по подготовке программы пребывания делегации. Над программой работают так называемые подготовительная и передовая группы вместе с посольством в стране пребывания.
Направление подготовительных и передовых групп в страну предстоящего визита высокого гостя — одна из норм международной протокольной практики. В состав таких групп входят представители служб протокола, безопасности, связи, информации и медицины. Подготовительная группа вместе с представителями принимающей стороны и собственного посольства выполняет следующие задачи: детальная проработка проекта программы; осмотр объектов, посещение которых предусмотрено программой; проведение встреч по интересам с представителями соответствующих служб; обсуждение всего спектра организационно-технических и хозяйственных вопросов, включая размещение в резиденции, гостиницах, предоставление транспорта; определение финансовых условий проведения визита.
Большое внимание при подготовке визитов уделяется протоколу размещения гостя. Российская протокольная практика предусматривает возможность предоставления гостю резиденции в Кремле. Однако это может быть сделано только в том случае, если речь идет о главе государства, а визит носит государственный или официальный характер, а также главе правительства, прибывающего с официальным визитом по приглашению Президента Российской Федерации.
После окончательной проработки программы визита готовятся необходимые справочные и пояснительные материалы, схемы встречи проводов делегации, рассадки участников переговоров и официальных протокольных мероприятий (обеда или завтрака), церемонии возложения венка, а также планы размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных автомашин.
Программа визитов глав государств и глав правительств включает в себя следующие основные элементы:
официальная церемония встречи (проводов) в аэропорту,
размещение,
переговоры, беседы,
подписание документов возложение венка,
протокольное мероприятие (обед или завтрак),
возможная поездка по стране.
В программе может быть также предусмотрен ряд других мероприятий и встреч, включая представителей СМИ. Насыщенность мероприятий, предусмотренных программой, их объем, церемониал и уровень участия официальных лиц определяется исходя из основных положений международной протокольной практики, причем в строгом соответствии с видом того или иного визита.
Новый текст основных положений российской протокольной практики детально расписывает все мероприятия по приему глав иностранных государств в Российской Федерации с момента прибытия высокого гостя. Достаточно четко определяется уровень официальных встречающих лиц и церемониальная сторона визита.
Как при государственном, так и при официальном визите глав государств в аэропорту во время встречи гостя предусматривается воинская церемония: выстраивается почетный караул трех видов Вооруженных Сил Российской Федерации. Вывешиваются государственные флаги, исполняются государственные гимны страны гостя и России. При официальных визитах глав правительств также проводится воинская церемония, но во встрече гостя участвует почетный караул только одного вида Вооруженных Сил. При рабочих и других видах визитов проведение воинских церемоний не предусматривается.
Протокольная практика определяет и церемониал других мероприятий в ходе визитов (церемония встречи в Кремле, возложение венка, подписание итоговых документов, встречи с представителями средств массовой информации, порядок сопровождения гостя и др.).
Протокольные правила, закрепленные в новом тексте Основных положений государственной российской протокольной практики составляют основу работы протокольных подразделении как главы государства, главы правительства, Министерства иностранных дел, так и министерств и ведомств, осуществляющих международно-экономические связи, а также крупных финансово-экономических корпораций. Они определяют проведение ключевых мероприятий, связанных с приемом всех иностранных делегаций, требуют единообразного подхода к основным положениям международного протокола.
Наиболее важное место в ходе любого визита занимает его деловая часть. Партнером по переговорам с главой иностранной делегации в соответствии требованиями протокола обычно является руководитель соответствующего уровня. Исключения здесь крайне редки и могут быть вызваны лишь форс-мажорными обстоятельствами. В ходе визита помимо переговоров в составе делегаций могут быть предусмотрены беседы один на один. Важное место занимает подписание совместных документов. В программе визита всегда указывается место проведения переговоров, бесед и подписания документов. Для этих целей используются представительские кабинеты или специально подготовленные помещения.
Официальные лица, участвующие в переговорах и других мероприятиях делового характера также определяются программой визита. В зависимости от характера и вида того или иного визита протокол достаточно четко определяет уровень сопровождения гостя.
В рамках государственных или официальных визитов глав государств, а также официальных визитов глав правительств и министров иностранных дел зарубежных стран российская протокольная практика предусматривает церемонию возложения венков.
Важным элементом программы любого визита является официальное протокольное мероприятие (обед или завтрак), устраиваемые в честь гостя принимающей стороной. В ходе визитов глав государств для этого используются парадные залы Большого Кремлевского Дворца. Протокольные мероприятия в честь глав правительств устраиваются в Доме приемов на Воробьевых горах или в Доме Правительства, а в честь министров иностранных дел — в представительском особняке МИД России. При проведении протокольных мероприятий предусматривается обмен речами или краткими тостами.
На официальное протокольное мероприятие приглашаются, как правило, официальные лица, принимающие участие в переговорах или беседах, а также имеющие прямое отношение к приему гостя. Если гость прибыл с супругой, то основные участники протокольного мероприятия с российской стороны приглашаются так же с супругами.
В соответствии с протоколом Российской Федерации, пребывание иностранной делегации в Москве при государственном визите не превышает, как правило, трех-четырех дней, а при официальном визите — двух-трех дней. В случае пожелания гостя программой визита может предусматриваться поездка по стране, но без повторного заезда в Москву (за исключением возможной технической остановки).
Протокольной практикой предусматривается вручение гостю памятных подарков. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В своем большинстве протокольные и деловые подарки имеют по преимуществу сувенирный характер. При этом учитывается опыт протокольной практики большинства стран, где введены стоимостные ограничения на вручаемые и получаемые подарки. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.