выбор и оценка эффективности систем электронного документооборота

При внедрении систем в корпорациях учитывается количе­ство пользователей системы и примерное количество проходя­щих через них документов. Основной целью внедрения является эффективное функционирование системы электронного докумен­тооборота. Однако величина затрат также имеет немаловажное значение. От того, насколько точно будут определены потреб­ности организации в конкретных средствах хранения и переда­чи информации, зависит и сама техническая база и, соответ­ственно, затраты на внедрение. Без учета потребности каждого структурного эле­мента корпорации не представляется возможным определить оптимальное соотношение технических средств передачи и хра­нения информации.

Задача выбора состоит в нахождении максимально эффективных по определенному критерию путей движения документов как внут­ри корпорации, так и при контакте с внешними объектами. Оценка вариантов организации системы электронного документооборота может производиться на основе следующих критериев:

1. Время работы системы – суммарное по системе время реакции на запросы. При этом время ответа на запрос включает время передачи запроса в узел, в котором хранится требуемый документ, время поиска документа в этом узле и формирования ответа, а также время обратной передачи отве­та. При построении системы на основе этого критерия управляют такими параметрами, как тактовая частота процессора, объем оперативной памяти, объем и скорость доступа к запоминающим устройствам, ско­рость передачи информации по сети и т.д., то есть основываются на изменении технической базы.

2. Затраты на передачу документов между структурными элементами системы по каналам связи.

Следует заметить, что при оптимиза­ции на основе данного критерия не учитывается стоимость хра­нения документов. В качестве примера можно привести ситуацию, когда доку­мент на каждом участке системы дублируется и, соответствен­но, стоимость передачи документа при каждом новом запросе с одного участка системы на другой минимальна, но при этом резко возрастает стоимость хранения информации, что понижа­ет общую эффективность такой системы.

Еще одним отрица­тельным фактором в данном варианте является то, что при его использовании резко возрастает стоимость обновления и кор­ректировки документов, так как при изменении придется выис­кивать все места хранения данной информации и вносить в них изменения. Кроме того, в данном случае резко возрастает веро­ятность потери какого-либо хранилища информации (особенно если хранилища информации разнесены территориально), в результате чего пользователям будет предоставлена недостовер­ная информация и организация может понести значительные убытки

3. Затраты на корректировку и обновление документов. При высокой степени изменчивости информации минимизация данного критерия приводит к значительному умень­шению количества копий. Что ведет к резкому увеличению документопотоков информации, передаваемой между различными участками систе­мы, вызывает увеличение времени исполнения операций и стоимости поиска информации из-за необходимости обращения именно к тем хранилищам, где находятся запрашиваемые доку­менты. Однако, если хранилища информации территориально разделены, то увеличение времени и стоимости передачи может свести на нет экономию от уменьшения объемов хранимой ин­формации. Кроме того, в рассматриваемом случае значительно снижаются показатели надежности системы электронного доку­ментооборота.

4. Стоимость хранения документов. Оптимизация по данному кри­терию ведет к снижению непериодических затрат на хранение документов, а также затрат на их обновление, поскольку мини­мизация дублирования документов приводит к снижению зат­рат на внесение изменений во все хранилища информации и значительному сокращению времени поиска документа в рам­ках одного узла. Однако уменьшение объемов информации за счет ликвидации ее дублирования имеет и свои отрицательные стороны, описанные во втором варианте

Проведенные кри­терии невозможно применить в «чистом виде», т.е. оптимальность системы электронного документооборота мо­жет быть достигнута только путем сочетания нескольких пере­численных вариантов.

Поэтому, при целесообразно использовать какой-либо обобщающий экономический критерий - сум­ма затрат на хранение, передачу и обновление документов.

Следует отметить, что наряду со стоимостью хранения и передачи информации существует другой важный критерий – время передачи информации (время работы системы). Внастоящий момент он выходит на первый план в некоторых типах корпоративных систем, например, в инвестиционных компаниях, где все решают мину­ты или секунды и для принятия правильного решения необхо­димо располагать всей полнотой информации в кратчайшие сроки. Для корпорации в широком смысле этого слова данный критерий не является главным и может выступать в качестве ог­раничения, а на первый план выступает экономический крите­рий.

Задача 6. Выберите один из вариантов организации электронного документооборота на предприятии.

6. Средняя стоимость обновления одного документа в системе 1,4 $.

7. Стоимость 1 Гбайта 12 $.

Решение.

Методом расстояний определяем 1- х _{min i} / x _ij

Задача 7. Оцените эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Если за счет внедрения будет достигнуто сокращение годового рабочего времени на 6 130 часов и снижение расходов на бумажный документооборот на 1 000 $. При этом среднемесячная зарплата работников составляет 700 $. А для управления системой документооборота требуется системный администратор с окладом 1 2000$. Единовременные (капитальные) затраты на организацию системы составляют 104 000$.