Исповедь внедренца. Автоматизация бухгалтерии Управления федеральной почтовой связи по Калининградской области.
И.Беликова
Как известно лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать собственные. К сожалению, накопленный нашей аудиторской фирмой опыт свидетельствует о том, что
многие компании, приступающие к созданию информационных систем и начинающие работу, как правило, с автоматизации бухгалтерского учета, забывают об этом простом правиле. А "подводных камней" на этом пути предостаточно. О них мы и хотели бы рассказать на примере одного осуществленного проекта.
Все есть, кроме результатов
За двумя границами на западе России находится Управление федеральной почтовой связи по Калининградской области (УФПС). В его состав входят пять межрайонных узлов связи, главпочтамт г. Калининграда, автобаза и центр почтовых перевозок. Общая численность работающих в УФПС — около двух тысяч человек. Все узлы Управления имеют самостоятельный баланс, на основе которого составляется сводный. Насколько непросто его подготовить традиционными средствами, не стоит и говорить.
Приняв "в духе времени" решение о постановке автоматизированного бухгалтерского учета и выделив средства на приобретение программного обеспечения (выбор пал на систему БЭСТ-4) и компьютерной техники, руководство Управления возложило задачу его внедрения на свой штат программистов и бухгалтеров. В итоге к тому моменту, когда нам пришлось подключиться к работе, во всех подразделениях УФПС были компьютеризированы по два-три участка учета — классический вариант "лоскутной автоматизации". В определенной степени она решала локальные задачи подразделений, но ни в коей мере не отражала потребности УФПС. Консолидированный баланс Управления составлялся по принципу "заката солнца вручную", и практически все данные пересчитывались на калькуляторе.
После очередной сдачи баланса (с валерьянкой и в последний день) нас пригласили на встречу в Управление для серьезного разговора.
Из нашего опыта. "Серьезный разговор", как. правило, сводится к. заявлению: "Ваша программа никуда не годится". И очень непросто убедить заказчика, что полученный им результат, а точнее его отсутствие, — следствие изначально допущенной ошибки. Многие предприятия, приобретя программное обеспечение, берутся все сделать сами — настраивают-перестраивают, доделывают-переделывают. Эффект же частенько отрицательный — старую систему бухучета разрушили, а новую так и не создали. Причина же в том, что бухгалтер не знает возможностей программы, а программист весьма туманно представляет, что нужно бухгалтеру. Взявшись за такую работу, специалисты предприятий вместо того, чтобы сначала до деталей продумать и расписать всю технологию учета заново, пытаются перевести на "новые рельсы" старую сложившуюся систему, не задумываясь о том, насколько она удобна и рациональна.
"Нормальный" процесс автоматизации предприятия включает три основных этапа: обследование предприятия, настройку автоматизированной системы, обучение персонала. Выполняют эти работы сторонние специалисты, а в обязанности бухгалтеров и штатных программистов входит лишь ведение учета и эксплуатация системы.
Серьезный разговор
Наша встреча с руководством УФПС прошла без кровопролития. Интеллигентно обменявшись словесными "оплеухами", сошлись на том, что выход нужно искать сообща. Сложившаяся в УФПС ситуация для нас не была неожиданной. Еще за год до того, по характеру задаваемых специалистами Управления вопросов, мы поняли, что они не справляются со взятыми на себя обязательствами по настройке системы. Тогда мы предложили УФПС свои услуги, предусматривавшие помимо прочего разработку новой Учетной политики предприятия, но получили отказ: мол, "сами с усами"...
Все течет, все изменяется. Специалисты, взявшиеся за внедрение системы, нашли более подходящую работу в другом месте, оставив предприятие у разбитого корыта. В подобных случаях "неудачная" программа нередко выбрасывается, вместо нее приобретается другая и все начинается сначала с тем же успехом. К счастью, начальник и главный бухгалтер Управления федеральной почтовой связи по Калининградской области внимательно изучили создавшуюся ситуацию и постарались ее изменить, приняв единственно правильное на тот момент решение — довериться профессионалам.
Из нашего опыта. Очень многое зависит от руководства предприятия. Там, где руководители интересуются ходом работ по автоматизации бухгалтерского учета и требуют от подчиненных своевременного их выполнения, желаемый результат обязательно будет достигнут.
Заключение договора и обследование предприятия.
Выслушав пожелания руководителей УФПС, приступили к подготовке договора, который должен четко разграничивать ответственность сторон. Львиную долю задач, в том числе разработку учетной политики предприятия и обучение персонала, мы, как аудиторская фирма, берем на себя. Заказчику же помимо оплаты работ по договору вменяется в обязанность оперативный ввод начальных остатков и ведение учета по принципу "день в день".
Совместные работы начинаем с изучения особенностей хозяйствования предприятия и подготовки подробного описания системы бухгалтерского учета по стандарту ПБУ 1/98 "Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»". На этом этапе очень важно оценить предстоящую работу и не идти на поводу у заказчика. Зачастую он даже не представляет, каким образом будет достигнут желаемый результат, так как не знает возможностей программы. В таких случаях мы рекомендуем ему набраться терпения и при необходимости жестко отстаиваем свою позицию.
Заключая договор с нашей фирмой, главный бухгалтер УФПС настаивала на первоочередной автоматизации Калининградского почтамта как самого крупного подразделения Управления, с самым сложным учетом. Тем не менее, нарисовав конструктивную схему предстоящей работы, мы сумели убедить ее в том, что начинать надо "с головы", т. е. с самого
Управления. Как показала практика, это решение было единственно верным. Прежде всего мы выяснили, какие данные и в каком виде нужны центральному руководству, и это позволило в дальнейшем перейти к созданию единой системы учета и составления консолидированного баланса по всем подразделениям.
Из нашего опыта. Порядок действии при обследовании предприятия у нас таков:
1. Предлагаем заказчику заполнить опросные листы, разработанные таким образом, чтобы по ответам можно было составить самое полное представление о специфике предприятия.
2. После анализа опросных листов проводим встречу с заказчиком, на которой разбираем вопросы, оставшиеся "за кадром " и требующие уточнения.
3. Выбираем наиболее подходящую заказчику схему учета и готовим ее описание в виде отдельного документа. В него включаем схему предприятия, примерную схему документооборота, рабочий план счетов с перечнем разрешенных корреспонденции.
4. Готовый документ передаем ни согласование заказчику.
Настройка системы и обучение персонала.
На заключительных этапах работы оплата, как правило, почасовая и, чтобы не "насиживать" часы у заказчика, основную настройку автоматизированной системы учета мы выполняем у себя в офисе, а затем настроенную базу переносим на вычислительную технику клиента. С этого момента для него начинаются трудные деньки. Продумав всю схему организации работ, выполнив сложные настройки и организовав рабочие места бухгалтеров, мы участок за участком включаем их в коллективную работу. По такой схеме велась работа и в УФПС.
Из нашего опыта. В работе с заказчиком на заключительных этапах проекта мы придерживаемся следующих принципов:
1. Специалисты предприятия должны уметь менять настройки программы при корректировке учетной политики. Для этого мы учим их работать самостоятельно.
2. Не выезжаем к заказчику до тех пор, пока его работники не выполнят "домашнее задание" по обработке в автоматизированной системе документов, относящихся к тому участку, по которому уже прошло обучение.
К сожалению, далеко не все специалисты заказчики активно включаются в работу, порою опрометчиво полагая, что она растянется на годы. Наша же задача — строго следовать намеченному плану. Для этого иногда приходится действовать очень жестко, вплоть до обращения к руководству предприятия с просьбой о замене нерадивых работников. Кик правило, это люди, плохо знающие бухгалтерский учет. Числясь бухгалтерами, они на самом деле выполняют работу счетоводов и учетчиков. В процессе обучения персонала работе с автоматизированной системой мы стараемся повысить квалификацию таких люден. Отсутствие у них желания приобрести дополнительные знания — тревожный сигнал для руководителей предприятия.