В результате победы Великой Октябрьской социалистической революции старый буржуазно-помещичий аппарат управления был сломан. В. И. Ленин и Советское правительство много сил и внимания уделяли созданию нового советского государственного аппарата. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. — постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 — начале 1919 г. В 1921 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. Руководство этой работой, по предложению В. И. Ленина, было возложено на отдел нормализации Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции СССР, созданный в 1922 г.
К этой работе привлекались широкие массы трудящихся. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В стране издавались специальные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.
В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой В. И. Ленин придавал большое значение, так как с этой категорией служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата.
Владимир Ильич предоставлял своим секретарям право разбираться во всех служебных вопросах, готовить материалы к совещаниям, напоминать о сроках исполнения государственных директив. В 1918— 1922 гг. был создан и усовершенствован ленинский стиль организации секретарского труда. Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.
Однако расцвет секретарского труда был недолгим. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, в жизнь же вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые — машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, партия и правительство продолжали совершенствовать работу аппарата.
В начале 60-х годов секретари получили новые должности — секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они начали получать среднее специальное образование на базе профессионально-технических училищ. Однако выше нулевого и первого уровня, по стандартам Международной Ассоциации профессиональных секретарей, подготовка не поднялась, хотя с 1977 г. был введен учебный курс основ секретарского дела. Фактически все ПТУ страны готовят профессиональных машинисток (стенографисток) со знанием иностранной машинописи, работы с документами, оргтехники и секретарского дела.
В 1969—1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки утверждены были только два: ГОСТ 6.38—72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39—72 «Формуляр-образец».
С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.
Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации (УСД) и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.
Литература:
Т. Н. Бондырева «Секретарское дело».