План урока№ 59, 60дата 25.10.2021 года
Предмет: Эксплуатация контрольно-кассовой техники
Тема программы 1.1: Работа на контрольно-кассовой технике.
Тема урока: Окончание рабочей смены кассира.
Отчеты и другие документы при закрытии смены на ККТ
Уважаемыестуденты!
Сегодня мы рассмотрим такие темы урока: окончание рабочей смены кассира, отчеты и другие документы при закрытии смены,
Изучая эти темы, вы можете получить необходимую консультацию на интересующий вас вопрос, позвонив мне по телефону.
Кассирнесетматериальнуюответственность за результатысвоейработы. Многиеруководителивводятштрафыдаже за небольшиепогрешности, которыемогут привести к проблемам с контролирующими органами. С приходом онлайн-касс в розничнуюторговлюпроцессработы с ККМ изменился.
Сегодня мы разберемся, каккассируработать с онлайн-кассойпри закрытии и открытиисмены.
Отчет об открытии и закрытии смены.
Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД. Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата. Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе. Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.
Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.
Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.
Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.
Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.
График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.
В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.
Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:
- Работник при закрытиисменыпередаетвыручкуинкассаторамили менеджерам. Ответственноелицоможетсравнитьколичествопереданныхсредств с результатами отчета для быстройпроверки на соответствие. Таким образом, можно за секунду увидеть недостачу илипереизбытоксредств в кассе.
- Отчетный чек — основа для формированияприходно-расходныхордеров. В бухгалтерскойучетнойсистемепроходитфиксациякассовыхсмен: карточка пополняетсявременем и датойзавершениясмены, статус изменяется на «Закрыто».
- Менеджерымогут вести управленческийучетнамногобыстрее и комфортнее, используяцифрыиз Z-отчета. Иначеимпришлосьбыиспользоватьдополнительное ПО иливручнуюразделятьвыручку по сменам, переписыватьотдельныезначенияизсотенфискальныхдокументов в единую базу.
- Специалистыизконтролирующихоргановвовремяинспекцииотслеживаюткорректностьприменения ККТ. Смотрят, уплаченылиналоги, уплаченылиони в достаточномколичестве. При закрытиисменыданныеизонлайн-кассызаписываются в фискальныйнакопитель. Итоговаясуммавыручкиостается у него в памяти.
Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.
Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.
Формы отчетов о закрытии смены.
Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:
- Базовый (основной) отчет о закрытиикассовойсмены на онлайн-кассе. Этоглавныйотчет о закрытиисессии. Егонужноформировать в обязательномпорядке. При снятиипроисходитобнулениеработывсего магазина.
- Закрытиеотчета по подразделениям. Актуально для большихторговыхсетей. По итогамэтого z-отчетавиднырезультатыдеятельностикаждогоизотделовбизнеса.
- Нулевойотчет. Начинающиекассирыдумают, чтоформировать документ о закрытиинеобязательно, еслиникакихпоступлений в кассу не было. Это не так. Нулевойотчет — обязательная форма базового отчета. Онаснимаетсятогда, когда через онлайн-кассу не прошлониоднойоперации.
- По товарнымгруппам. Еслипрограммноеобеспечениекассыпредусматривает базу товаров/услуг, с помощью Z-отчетаможноузнать, сколькотехилииныхпозицийбыло продано кассиром за день.
- Z-отчет по кассирам. Показываетличнуюэффективностькаждогопродавца. Можетиспользоваться менеджерами для начисленияпремийили для распределениянагрузкимеждусотрудниками.
К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.
Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:
- Найти раздел «Закрытиекассы» на мониторе и перейти в него.
- Найти меню действий и выбрать графу «Закрытьсмену».
- Снять чек и поместитьего в отведенную папку.
Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.
Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.
Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:
- Заходим в меню «Текущаясмена» и нажимаем на красный круг в правом углуэкрана.
- Выбираемфункциюпечати X-отчета. Этототчетнеобязательный, но он помогаетсверитьданныеизотчета о закрытиисессии с наличностью в ящике и средствами, полученными через терминал для банковских карт.
- Выбираемопцию «Закрытьсмену» в меню «Текущаясмена». Z-отчетраспечатывается на фискальнойленте, а данные о закрытиисменыотправляются ОФД.
При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.
Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.
Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.
Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.
Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.
Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.
Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.
Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.
Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.
Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.
Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.
Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.
На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.
Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.
Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.