КОНТРОЛЬ Б/Н ОПЛАТЫ
Ежедневно проверять список гостей на сегодня/завтра по б/н оплате. Список можно взять с Epitome Reports (заезд ожидаемый, дата, форма оплаты). Проверять счета плательщиков в модуле A/R. Если там есть инф. об оплате – значит, счёт оплачен (проверить полностью ли!). Если платежа нет – звонить контрагенту и выяснить этот вопрос. В противном случае, делать изменения в форме оплаты в бронировании.
Данные о поступивших платежах вносят в Libra б/г (Марина или Юлия) – в идеале – каждое утро.
В конце месяца Маша подготавливает список должников. Проверить эту инф. у б/г Марины, т.к. данные о долгах в Libra и 1С не совпадают. Связываться с «должниками». конт. лица – те, кто сделал бронирование, и выяснять этот вопрос.
Вопрос неоплаты лучше выяснять в б/г контрагента – они могут сказать, что счёт к ним и не приходил!
Если поступает просьба заселить гостя по б/н в тот же день – это по согласованию с Машей. В остальных случаях по полной предоплате – минимум за 3 дня. Банковский день до 14-00 по Мск (пон-пят) – т.е время, когда можно совершить оплату. Платёж поступит на след. день. Б/г (или кассир, или Марина) вносят данные о платежах в Libra и мы можем её увидеть (в идеале) к обеду.
По факту - данные о платежах в Libra не всегда актуальны.
ЗАКРЫТИЕ ПРОДАЖ
НА САЙТАХ
Перейти по ссылке, см. окно браузера (ярлык на рабочем столе).
 |
Booking.com
HRS Логин и пароли
Extranet.ostrovok.ru указаны далее в папке
OkToGo
Bronevik.com – по запросу
Логин -h4261
Пароль -fc1864
Venere.com
Логин heliopark _kaiserhof
Пароль California 2
Rusbooking.com
Логин heliokalin
Пароль 75890
Xtranet.travel.s7.ru
логин HELIOPARK_Ka_User
пароль HEL@1008
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
На рабочем столе есть Excel документ «Закрытие продаж хх.09.14», внести нужную инф., переименовать его, сохранить.
* Отвечает только Эвридика Довлесова – это автоматический ответ эл. почты – означает, что письмо принято («Региональный центр бронирования»)
Центр профи: ok@acase.ru;
АкадемСервис –Инвест: t.medvedeva@acase.ru;
Региональный Центр Бронирования: freesale@rcr-travel.ru;
Балтма Тур (ТУИ) grach@baltma.ru;
oudb@cbtc.ru, m.ahmetova@reservation.ru,
* Expedia - нет возможности закрывать продажи.
Связь - только по тел. 8 800 555 02 19 – РФ,
8 420 775 478 487 – Филипп Кошуро (Чехия, говорит по РФ)- личный кабинет
8 10 49 89 37 00 63 733 – Олеся Федорчук – договор и цены. ofedorchuk@expedia.com
8 10 49 89 37 00 63 731 – Максим Кобзев – все вопросы. Mkobzev@expedia.com
ЗАКАЗ ТРАНСФЕРОВ
При заказе необходимо внести инф. в бронь в виде сообщения, затем отправить заполненную таблицу (документ Word на рабочем столе) Мицковичу С. К. mickovich@kaiserhof.heliopark.ru с указанием даты трансфера.
См. регламент заказа трансфера.
Визовая поддержка
Необходимо гарантированное бронирование в отеле и пакет документов (лучше сканы) – на всех трёх документах подписи должны быть идентичны:
1. Паспорт гостя
2. Письмо, заполненное полностью и правильно (Letter of agreement)
3. Копия к/к
Оплатить услугу может кто угодно, необязательно гость сам за себя. Бывает, что принимающая сторона оплачивают на рецепции.
На основании этих док. снимаем оплату (800 рублей). Чек по банк. терминалу и копию Letter of agreement отдаём в б/г, чеки оплаты, которые вы обычно выдаёте гостю (по банк. терминалу и фискальный) – подшиваем к заявке вместе с письмом, копиями к/к и паспорта.
Начисляем стоимость услуги.
Документы (паспорт и подтверждение гарантированного бронирования) направляем в т.ф.
Положено заказывать в «Юноне» - менеджер Олеся – unona1@kldmice.ru, в копию их директора – для контроля - svetlana@kldmice.ru, т. 307 100, график работы – загадка. Время ожидания – примерно 1 рабочий день, лучше предварительно звонить и сообщать, что выслала заказ.
Если надо оперативно (5-10 минут), то я пишу Анне Ленченковой - lanna@baltma.ru, т. 931 931, график работы – 5-дневка, с 9-30 до ….
Агент высылает нам ваучер на 2 листах в эл. виде – мы гостю.
ЗАКАЗ ЭКСКУРСИЙ И БИЛЕТОВ
(администратор по связям)
Положено заказывать в «Юноне » - менеджер Юлия - dara@kldmice.ru, unona@kldmice.ru, в копию их директора – для контроля - svetlana@kldmice.ru, т. 307 100, график работы – загадка.
Заказ также как и другие услуги – индивидуально. Гость в почте спросил, вы в т.ф узнала – ответили, при необходимости – свели гостя и агента.
Сделав заказ экскурсий, не забудьте про сообщение в брони и тетради передачи смены.
Если есть точная инф. о заказе экскурсии, то лучше фиксировать её, чтобы в конце месяца спросить с т.ф. комиссионное вознаграждение.
Т/ф «Янтарная Мозаика » - Бровко Татьяна – 8963-292-41-17 – на связи 24 часа
Там же можно заказывать авиа – билеты.
* Есть опыт успешного сотрудничества с «Турне-Транс» - 999 777 (авиа и ж/д)
Для заказа билетов необходимо направить паспортные данные гостя агенту.
Оплата билетов, обычно производится гостем на рецепции за наличный расчёт. Деньги хранятся в конверте, не в кассе. Их надо будет отдать курьеру в обмен на эл. билеты и квитанции об оплате. НЕОБХОДИМО ПРОВЕРИТЬ БИЛЕТ НА ПРАВИЛЬНОСТЬ (дата, имя, время).
ОТЧЁТЫАГЕНТОВ
Агенты сами шлют отчёты факсом, эл. почтой, крупные компании – чётко 1 раз месяц, в конце, или до 5-10 чисел следующего.
Ты проверяешь по каждому счёту гостя отдельно. Если всё верно - подписываешь внизу страницы, отправляешь обратно, затем отдаёшь Олесе в б/г через секретаря. Если есть расхождения – связываешься с контрагентом.
Б/г время от времени сообщает список организаций, не предоставивших во время отчёты агентов – необходимо с ними связыватся.
* Booking.com – ежедневно (раз в 2 дня) проверять отчёт о проживающих гостях. Бывает, что гости выезжают раньше, важно информировать об этом контрагента, чтобы не платить лишнюю комиссию. Если гость продлевается, то (по указанию Маши) контрагенту об этом не сообщается, комиссия выплачивается в соответствии с заявкой.