Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Признаки единицы систематизации документов архивного фонда в архиве суда:
1.структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям суда);
2.хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3.функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, а также тем и вопросов, которых касается содержание документов);
4.номинальный (о делопроизводственной форме — по видам и разновидностям документов);
5.корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6.географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов);
7.авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.
Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом.
Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических показателей в архиве.
Комплектование архивов судов электронными судебными документами.
Способ передачи в архив суда электронных документов:
Первый способ. На сегодняшний день электронные документы в архив суда могут предаваться в составе судебного дела, на физически обособленном материальном носителе однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы;
Второй способ. Может быть реализован по средствам действующего в суде программного обеспечения. (Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций).
В судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются:
1.Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей);
2.Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).
Главной отличительной особенностью комплектования архивов судов электронными судебными документами – их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).
В связи с пунктом 7.9 «Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», утвержденным приказом Судебного департамента от 29. 04. 2003 г. № 36: «При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи». Аналогичные нормы действуют и в других судах судебной системы Российской Федерации.
4.Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.
Оформление и подготовка к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производят работники отделов дело/ судопроизводство судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
В отношении дел временного срока хранения (до 10 лет включительно применяются правила частичного оформления (допускается возможность не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи).
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела
- запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполнительные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату.
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначальная поступила копия документа с помощью фукса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируются, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступление его копии переносится необходимое визирование и справка).
- группировать в дела документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела)
-Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие- по датам поступление, исходящие-по датам отправления)
- дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
- переписка группируется, как правильно, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности- документ-ответ следует за документом-запросом.
В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа- заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором.
Правила нумерации листов в деле:
●Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому дому или части отдельно.
● Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрационный материалы, представляющее самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
● Сложенный лист разворачивается и нумеруются в правом верхнем углу
●Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруются как один лист.
● Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруются отдельно
● Подшитые в дело конверты нумеруются- при этом в начале нумеруются конверт, а затем очередным номером каждое вложение и конверт.
Подготовка описи дел -это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирование и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел суда.
При просмотре дел проверяется: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включённых в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность её составления; правильность оформление обложки дела; наличие и правильность листа заверителя дела.
В случае обнаружения нарушения установленных правил формирование и оформление дел они должны быть устранены.
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется начальником отдела дело/ судопроизводства, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
5.Перечень документов федеральных судов с указание сроков хранения. Правила исчисления сроков хранения.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков хранения является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков их хранения используется при классификации документов, составлении номенклатура дел и формирование дел по номенклатуре в делопроизводстве. Он служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.
Срок хранения документов- это период времени в течение которого должно обеспечиваться сохранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения судебных документов зависит от видов документов и от категории судов, где они образованы. Согласно приказа судебного департамента при верховном суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения: «постоянно», «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации», «1,2,3,5,15,75 лет», «5 лет ЭПК,10 лет ЭПК,15 лет ЭПК,25 лет ЭПК,45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК», «до востребования» и др.
Конкретные сроки хранения определяется по каждой из категории судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства.
Действующие в настоящее время "Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения" содержит 17 тематических разделов и 7 разделов, объединяет своём составе 498 наименований категорий документов, образующихся в ходе судебной деятельности и устанавливает для них сроки хранения.
| Категория судебного дела: | Срок хранения: |
| О взыскании алиментов и об увеличении (уменьшении) размера алиментов | До прекращения права на получение алиментов |
| По спорам, вытекающим из трудовых правоотношений | постоянно |
| О праве собственности на землю | постоянно |
| О защите прав потребителей | 5 лет ЭПК |
| Об оспаривании решений, действий (бездействий) органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих | 5 лет ЭПК |
| О признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим | постоянно |
| Дела о преступлениях, за которые назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы | постоянно |
| По преступлениям небольшой тяжести | постоянно |
| Материалы о замене наказаний в случае злостного уклонения от отбывания исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими видами наказания | 5 лет ЭПК |
| Материалы об освобождении от наказания в связи с болезнью осужденного | 5 лет ЭПК |
| Дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях | 5 лет ЭПК |
Правила исчисления сроков хранения для различных категорий судебных дел:
| Гражданские, административные дела: обращение к исполнению вступившего в законную силу определения об оставлении иска, жалобы без рассмотрения; вынесение судебного приказа и обращение его к исполнению |
| Уголовные дела: погашение судимости, вступление в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела |
| Дела об административных правонарушениях: обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу |
Определения:
· Классификация документов, образующихся в деятельности суда – процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.
· Систематизация архивных документов - деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
· Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
· Инструкция по судебному делопроизводству- является основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
· Документы временного хранения- хранение документов до уничтожения в течении сроков, которые установлены в НПА (кратковременный- до 10 лет и долговременный- свыше 10 лет)
· Документы постоянного хранения- хранение документа без определения срока (бессрочно)
· Подготовка описи дел- это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.
· Срок хранения документов- это период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.