Оформление реквизитов в процессе подготовки документов





При подготовке организационно-распорядительных документов работники ФАС ПО обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.4.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чём?»: «О выделении...», «Об изменении...» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.4.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2004 года.

3.4.3. Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре.

3.4.4 Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.4.5. Адресование документа.

При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Управление организационно-правового обеспечения

юридической помощи

Начальнику отдела

А.А. Ивановой

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору объединения "Агропром"Е.А. Петровой

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной постановлением Правительства от 15.04.2005 № 221.

Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.4.5. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

Личная подпись Е.З. Васютин

Дата

УТВЕРЖДАЮ Председатель суда Личная подпись Е.З. Васютин Дата

При оформлении документа на бланке наименование суда в грифе утверждения не пишется, например:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утвержденного документа.

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

от 17.02.2008 № 22

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Федерального арбитражного суда Поволжского округа Личная подпись Е.З. Васютин Дата

3.4.6. Резолюция.

Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.4.7. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

3.4.8. Оформление приложений к документу.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

от __________ № ___

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

от __________ № ___

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

Приложение № 2

к приказу

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

от___________ № ___

3.4.9. Подпись документа.

Документы, направляемые в ВАС РФ, федеральные органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписывает председатель ФАС ПО или, по его поручению, заместитель председателя суда.

Документы, направляемые сторонним организациям и гражданам, подписывается руководством суда, а также руководителями структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией, председателями судебных составов, судьями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывает исполняющий обязанности этого должностного лица или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

3.4.10. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе или на отдельном листе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документы (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Федерального арбитражного суда

Поволжского округа

(подпись) Е.З. Васютин

23.02.2008

3.4.11. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке указывается фамилия основного исполнителя.

3.4.12. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.





Читайте также:
Основные научные достижения Средневековья: Ситуация в средневековой науке стала меняться к лучшему с...
Основные идеи славянофильства: Славянофилы в своей трактовке русской истории исходили из православия как начала...
Образцы сочинений-рассуждений по русскому языку: Я думаю, что счастье – это чувство и состояние полного...
Теория по геометрии 7-9 класс: Смежные углы – два угла, у которых одна...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-11-19 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.022 с.