Теоретические аспекты закона информированности-упорядоченности и рекламная деятельность
Общие сведения об управленческой информации
Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Управленческая информация - это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения.
Информация представляет важнейший элемент информационной среды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает:
· информационные технические средства управления;
· технологии;
· профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства;
· общую культуру управленческих отношений;
· систему документооборота.
Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих ИСУ друг другу информационный процесс становится не эффективным.
Основная задача ИСУ - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.
Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушено, то вся система саморазрушается и начинаются трудности, доводящие до отторжения информации.
Работа с документами без подписей и печатей, высокий престиж делового слова характеризуют высокий уровень управленческих отношений.
Задача придания характеристикам управленческой информации измеряемый вид еще не решена.
Обычно информацию разделяют на два больших класса:
v объективную, овеществленную в товаре;
v субъективную, отраженную, организованную людьми.
К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.
Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом.
Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:
ü отделить ценную информацию от «шумов»;
ü выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.
Важное значение имеет работа со слухами. Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратится в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основных метода:
Ø воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной бытовой информации;
Ø информирование работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т. д. На ряде японских фирм введена должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы.
Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.
Характеристики управленческой информации
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон- как объем символьной и воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах.
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления, временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления. Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
¨ информационная избыточность,
¨ субминимальный уровень,
¨ недостаток информации.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:) засекречивание части необходимых сведений;
b) стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Субминимальный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Естественно, этот уровень - величина субъективная и его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.
Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.
Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность имеет три уровня:
§ абсолютный (100%),
§ доверительный (более 80%),
§ негативный (менее 80%).
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают решение в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным или даже негативным уровнем достоверности.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:
· нулевой,
· средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%),
· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),
· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую стоимость имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник.
Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:
I. улучшения настроения;
II. поднятия эмоционального уровня;. предварительной настройки внимания на заданную тему.
Насыщенность имеет три уровня:
® высокий (80-100%),
® нормативный (50-80%),
® низкий (менее 50%).
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации.
Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:
Á секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Степень секретности информации отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно.
Á Конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем ценности и сведения о потенциале организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах.
Á Публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.
Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по двум вариантам: по упреждению и по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не сведены. Пока лучшие результаты дает процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам путем корректировок характеристик. Ниже приведены показатели среды, определяющие характеристики информации.
Автоматизация управленческого труда с помощью ИСУ способствуют усилению позитивного действия законов и принципов управления. В первую очередь это касается законов, свойственных управлению в целом. К ним относятся законы:
§ единства систем управления;
§ соотносительности управляющей и управляемой систем;
§ пропорциональности производства и управления;
§ экономии времени.
Закон единства систем управления должен предусматривать:
ü неразрывную связь информационной базы всех звеньев организации в результате создания единой достоверной и доступной информационной базы;
ü объединение разрозненных элементов, подсистем управления в систему на единой информационной базе;
ü накопление статистических данных о работе организации для учета исторических факторов при подготовке решений.
Реализация закона соотносительности управляющей и управляемой систем должна идти в результате:
Ø соотносительности фондовооруженности рабочего места производственного работника и работника аппарата управления
Ø повышение профессионального уровня руководителей и специалистов до уровня современной производственной технологии.
Закон пропорциональности производства и управления реализуется в следующем:
· составление обоснованных бизнес-планов;
· поддержание оптимальных пропорций в производственной, экономической и социальной области.
Закон экономии времени требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления. Это в первую очередь относится к информационным операциям по подготовке и реализации решений.
Ряд законов и закономерностей отражает отдельные стороны управления при использовании ИСУ. Это законы: экономии интеллектуальной энергии, перехода от административных к организационным методам управления.
Перечисленные законы позволяют сформулировать ряд принципов организации управленческого труда при использовании ИСУ:
стабильность и регламентация;
гибкость построения ИСУ;
адаптации работников к ИСУ;
адаптации ИСУ к работнику аппарата управления;
горизонтальной интеграции процессов управления;
вертикальной интеграции;
альтернативности управленческих решений;
интеграции и кооперации управленческого труда.