Лекция №4. Организация офиса проекта
План лекции
Понятие офиса проекта
Основные принципы проектирования и состав офиса проекта
Основные принципы организации виртуального офиса проекта
Понятие офиса проекта
На сегодняшней лекции мы рассмотрим сравнительно новые для российской практики вопросы организации офиса проекта — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы, касающиеся команды проекта, затрагиваются в аспектах, относящихся к ее работе в рамках офиса.
Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова:
• команда как организационная структура существует на время
реализации проекта;
• состав команды не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т.е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например, члены команды могут:
— работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с основной деятельностью,
— работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе,
— функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.
Этим обусловлены особые требования к организации работы команды, из которых главное – необходимость создания инфраструктуры, позволяющей реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует это понятие не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется УП, сколько инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления им.
Офис проекта — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.
Основное назначение офиса проекта в данной трактовке состоит в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это та оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании – место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления им, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
В российской практике идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе УП офис в самом обобщенном виде понимается:
• как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:
— головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.,
— набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникации, компьютеры, оргтехника;
• виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему.
На первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга, работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов.
На втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рациональное наполнение. На этом уровне базовыми являются инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и качеством в рамках проектов.
На третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.
В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом. Экспертная оценка показывает, что такой подход
определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.
Основные требования к организации офиса проекта:
• наличие реального управленческого офиса — помещения;
• единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
• информационная технология УП;
• база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
• компьютерная сеть, сообщающаяся с Интернетом;
• виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.
Основа виртуального офиса – распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы УП (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент — сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Интернета или другой системы обмена информацией поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать его текущее состояние по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды. При этом использование мобильной техники (ноутбук + модем + мобильный телефон) делает виртуальную часть офиса мобильной.
Основные принципы проектирования и состав офиса проекта
В данном подразделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает большое количество технических и организационных решений, которые перечислены ниже.
1. Помещение:
• проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта;
• проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.
2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:
• устройства для организации документооборота;
• организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
• организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
• средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещения;
• хозяйственный инвентарь и оборудование.
3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
• компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры,
серверы, принтеры;
• программное обеспечение;
• средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.
Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов, которые задействованы для его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции, например оформление счета или доставку продукции. Элементы бизнес- процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса; формирование замысла; формулирование целей; установление содержания процесса; планирование операции — сопоставление поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек; составление бизнес-плана; заключение контракта; проработка ресурсного обеспечения; реализация процесса и его завершение.
По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов.
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это накладывает свои требования на организацию офиса:
• информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть
ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;
• необходимо исключить дублирование бизнес-операций;
• менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций, а в случае расположения в одной географической точке должны быть локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.
Это самые общие требования. В настоящем подразделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов, но следует отметить, что их структура определяет локализацию и структуру офиса, поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса.
Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.1.
Все шаги должны основываться на результатах предыдущей деятельности (желательно с интеграцией в единой базе данных).
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в Visio 2000.
Организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления ими целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.
Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (каждый сотрудник прикладывает свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные, при этом можно обращаться с компьютера к
Т
телефонным станци 
ям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции можно настроить так, что сотрудники будут звонить и передавать данные только тем людям, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которого должно реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной интернет-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный офис проектируется как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизированными процедурами.
Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта. Она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий бумажные оригиналы документов и их электронные копии). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:
• централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;
• хранение документов в электронном виде в различных форматах;
• ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);
• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с ними), а также различных версий документов;
• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к ним;
• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:
-систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
-систему управления документооборотом, — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;
- набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов, — текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
- систему экспорта/импорта документов.
Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.3. В качестве центрального блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая осуществляет:
./ разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
./ регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.
