I. Документальное оформление кассовых операций

С целью предотвращения возможных злоупотреблений при расче­тах наличными денежными средствами порядок осуществления органи­зациями кассовых операций на территории Российской Федерации дос­таточно жестко регламентирован. Основные положения, определяющие порядок расчетов между организациями, определяются Центральным банком РФ. Так основные моменты осуществления расчетов наличными определены в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993г. N 40.

Основным документом, регламентирующим порядок учета денежных средств, является Инструкция ЦБ РФ от 04.10.93г. N 18 (с изм. и доп. от 27 марта, 3 мая 2000 г.) «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрено:

1) установление лимита наличных денег в кассе;

2) расходование денег в целевом назначении;

3) прием и выдача наличных денег по КО-1 и КО-2;

4) порядок ведения кассовых операций;

5) материальная ответственность кассира.

Указанным документом определено, что предприятия, учреждения и организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреж­дениях банков.

Расчеты наличными денежными средствами через кассу между юридическими лицами ограничены. В соответствии с письмом ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. N 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами уста­новлен в сумме 60 тысяч рублей.

Расчеты между организациями свыше 100 тысяч рублей должны производиться только в безналичном порядке (через расчетный счет).

Что же понимается под кассой, кассовыми операциями и кассовыми денежными средствами?

Касса – специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для выдачи и временного хранения наличных денег и денежных документов.

Кассовые операции – операции связанные с получением наличных денег и выдачей из кассы.

Кассовые денежные средства – наличные деньги и денежные документы, находящимися в кассе предприятия

Кассовые документы – документы, оформляющие кассовые операции.

В кассе разрешается хранить наличные деньги в пределах лими­тов остатка наличных денег. Лимиты остатка наличных денег в кас­сах устанавливаются учреждениями банка по согласованию с руково­дителями этих предприятий с составлением Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы (Письмо ЦБ РФ от 5.01.98г. N 14-П). При необходимости указанные лимиты могут быть пересмотрены. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе предприятия обязаны сдать для за­числения на счета в порядке и в сроки, согласованные с учреждени­ями банка.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных им лимитов только для оплаты труда, выплаты премий и пособий по социальному страхованию и др. выплаты на срок не свыше 3-х рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местонахождениях - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Возникает закономерный вопрос: "С какой целью устанавливает­ся лимит остатков наличных денег в кассе?"

Установление лимита остатка наличных денег в кассе предотв­ращает необоснованное изъятие из оборота денежной массы хозяйс­твенными организациями и позволяет более рационально использовать средства в масштабах всего государства.

Необходимо отметить, что в соответствии со статьей 15.1. КоАП РФ:

Итак, как мы уже сказали, бухгалтерия обязана вести учет денежных средств.

Основными задачами учета денежных средств на предприятиях являются:

1. - учет и выполнение операций с наличными денежными средс­твами;

2. - контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплины;

3. - своевременное и правильное документальное оформление опе­раций по движению денежных средств;

4. - строжайший повседневный контроль сохранности наличных де­нег, валюты и ценных бумаг в кассе;

5. - своевременное проведение инвентаризации денежных средств.

Деньги хранятся в помещении кассы, специально обору­дованном, снабженном сигнализацией и в установленном порядке охраняемом. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Хранение наличных денег осуществляется в сейфах, несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются печатью кас­сира. Ключи от сейфа (шкафа) и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в установленных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты этих ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий, наличие которых не реже одного раза в квартал проверяется комиссией. Назначение комиссии производится руководителем предприятия. Результаты проверки оформляются актом. При обнаружении утраты руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Кассовые операции выполняет кассир, которому запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. Кассир является материально-ответственным лицом и в соответствии с действующим законодательством несет полную мате­риальную ответственность за сохранность всех принятых им ценнос­тей и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросо­вестного отношения к своим обязанностям.

Кассовые операции оформляют специальными документами в соот­ветствии с типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными постановлением Госкомс­тата от 18 августа 1998г. N 88:

1) Наличные деньги поступают в кассу предприятия с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами (Ф. N КО-1), ко­торые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бух­галтер или лицо, на это уполномоченное приказом руководителя предприятия.

В приходном ордере заполняется и квитанция, которая вручает­ся лицу, внесшему деньги, или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный ор­дер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (Ф. КО-3).

Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредс­твенно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассо­вым ордерам принимают только в день их составления.

При приемке наличных денег кассиры должны проверять плате­жеспособность банковских билетов (банкнот) и монет банка России.

		ПОСТУПЛЕНИЕ		РАСХОДОВАНИЕ
		Ф.№ КО-3 «журнал регистрации приходных и расходных документов» (Регистрация всех приходных и расходных документов при их выписке)

2) Выдаются наличные деньги из кассы на основании расходных кассовых ордеров (Ф. N КО-2) или других документов (платежных ве­домостей, расчетно-платежных ведомостей), на которых ставят штам­пы с реквизитами расходного кассового ордера. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на доку­ментах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разре­шительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необяза­тельна. Расходный кассовый ордер также составляют в бухгалтерии и регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записыва­ет в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Лицам, не состо­ящим в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам.

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности обязательно делается от­метка "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии и другие выплаты выплачиваются кассиром по платежным ведо­мостям ф. Т-53, без составления расходных кассовых ордеров на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости (расчетно-платежной) делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руко­водителя и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по­собий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат кассир должен:

1) - в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведена оплата труда или же другая выплата поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

2) - составить реестр депонированных сумм;

3) - в конце ведомости сделать надпись о фактически выпла­ченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, пособий по вре­менной нетрудоспособности, премий и других выплат, подлежащих де­понированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведо­мости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно дела­ется надпись "Деньги по ведомости выдавал тот-то и подпись".

На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расход­ный кассовый ордер, или непосредственно на платежной ведомости ставится штамп "Расходный кассовый ордер N...".

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, неис­пользованные в 3-дневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предпри­ятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир выпи­сывает Объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услу­ги, не выданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их до­кументы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью «Оплачено», с указанием даты (число, месяц, год).

Действующими правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая предназначена для учета движения наличных денег и является регистром аналитического учета. Предприятие ве­дет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На пос­ледней странице кассовой книги указывают количество пронумерован­ных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземп­ляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остатки денег в кассе на следующее чис­ло и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй от­рывной лист кассовой книги с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Бухгалтер при приеме отчета кассира проверяет:

1) все ли кассовые ордера включены в отчет, правильно ли оформлены;

2) правильность выведения оборотов и остатков;

затем:

3) проставляет корреспонденцию счетов

4) производит запись из отчета в журнал-ордер N 1 и ведомос­ть N 1.