В настоящее время среди важнейших задач учета труда и заработной платы можно назвать следующие: 1) своевременно (в установленные сроки) производить расчеты с персоналом организации по оплате труда (начисление заработной платы и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки), 2) своевременно и правильно относить на себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования, 3) собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.
4) Учет труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль за количеством и качеством труда, за использованием средств, включаемых в фонд заработной платы. Кроме того, необходимо помнить, что за каждым расчетом подразумевается лицо, для которого заработная плата является основным и главным источником его жизнедеятельности, а для организации - это суммы затрат, прямо влияющих на конечный финансовый результат ее деятельности.
Рассмотрение вопроса разобьем на следующие подвопросы.
А. Учет личного состава
Первичным участком учета труда является работа по учету личного состава, использованию рабочего времени по категориям работников и видам производств и по учету выработки при сдельной форме оплаты труда.
Учет личного состава работников ведется отделом кадров или другим лицом на это уполномоченным. Учету подлежат все работники, независимо от выполняемой работы и занимаемой должности.
Главный бухгалтер должен располагать полной информацией о кадровом составе сотрудников предприятия. Он должен иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает на данном предприятии. Один экземпляр всех документов по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Указанные документы могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.
По каждому принятому работнику отделом кадров составляется личная карточка работника ф. № Т-2.
Прием на работу и все последующие перемещения по службе оформляются приказами по организации, которые являются первичными документами – носителями информации, например:
Т- 1 – Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
Т- 5 – Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
Т- 8 – Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.
С принятым на работу работником, как мы уже отмечали в первом вопросе, заключается Трудовой договор (контракт).
В приказе о приеме на работу указывается присвоенный работнику табельный номер. В дальнейшем он записывается во всех документах по начислению заработной платы, учету рабочего времени и затрат труда. На каждого работника в бухгалтерии заполняется расчетная книжка. На руководящих работников и служащих кроме карточек заполняются личные листки. Впервые поступившим на работу выписываются трудовые книжки. При наличии трудового стажа работник, поступивший на новое место работы, сдает в отдел кадров свою трудовую книжку, где обязательно указывается последнее место работы.
Б. Учет рабочего времени
Важным участком работы является учет рабочего времени (явки на работу, простои, прогулы и т.д.). Учет рабочего времени ведется в табелях ф. № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда» ф. № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Оба табеля необходимы не только для учета рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.
Табели открываются на весь расчетный период (месяц) или по организации в целом (небольшие предприятия), или по ее структурным подразделениям и категориям работающих.
Табель составляется табельщиком или лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.
Табели составляются в одном экземпляре и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
В. Учет оплаты труда
Т.о. табельный учет необходим для начисления причитающейся работникам заработной платы. При повременной оплате труда, когда зарплата начисляется исходя из количества проработанного времени, действующей тарифной ставки и разряда работников, на основе табеля определяется число дней и часов работы, за которое оплачивается труд работника. При сдельной форме оплаты труда по данным табельного учета определяется доля каждого рабочего в общем заработке бригады.
Сдельный заработок бригады распределяется между ее членами пропорционально отработанному каждым из них времени с учетом тарифных разрядов рабочих.
Сумма начисленного сдельного заработка определяется нарядом. Наряд может быть индивидуальный (ф.Т-40), если работа выполняется одним работником, а если работа выполняется бригадой, то бригадным (коллективным)(ф. Т-41). В этом случае наряд на оборотной стороне содержит дополнительные данные о составе бригады, отработанном ею времени, объеме выполненных работ, квалификации членов бригады.
Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ, табеля вместе со всеми дополнительными документами (актами о браке, простоях, листками на доплату и др.) передаются в бухгалтерию.
Работники бухгалтерии:
1) проверяют внешнее оформление документов, нормы и расценки, шифры. При обнаружении ошибок и небрежном оформлении – документы возвращаются для переоформления;
2) производят таксировку;
3) распределяют заработок между членами бригады;
4) проставляют корреспонденцию счетов с указанием субсчетов и статей затрат.
Затраты на оплату труда группируются по участкам (цехам), объектам, видам производств и хозяйств.
Для определения суммы заработной платы каждому работнику по всем видам начислений и удержаний из заработной платы рекомендуется применять лицевые счета ф. № Т-54, который открывается и ведется на каждого работающего (табельный номер) в бухгалтерии.
Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая им достоверность.
Кроме того, на основании Инструкции ГНС от 29.06.95г. № 35 на каждого работника заводится и ведется Налоговая карточка физических лиц (ф. № 1 – НДФЛ) и Справка о доходах физического лица (ф. № 2 НДФЛ). Формы этих документов утверждены Приказом МФ РФ от 1.11.00 г. № БГ – 3 - 08 /379 «Об утверждении форм отчетности по налогам на доходы физических лиц».
Данные первичных бухгалтерских документов по начислению зарплаты или лицевого счета являются основанием для заполнения следующих регистров аналитического учета по расчетам с работниками:
- расчетно-платежной ведомости ф. № Т-49, по которой не только определяется сумма начисленной заработной платы и необходимые удержания, но и производится выплата заработной платы;
- расчетной ведомости ф. № Т-51, в которой содержаться все расчеты по определению суммы заработной платы, подлежащей выплате работникам. Выплата же заработной платы производится по платежной ведомости ф. № Т-53.
Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».
Таким образом, аналитический учет носит персональный характер и организуется в разрезе каждого табельного номера, а синтетический учет фиксирует его суммы, объединяя, согласно Плану счетов, в составе счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это основной для этих целей счет, пассивный по отношению к балансу, так как кредитовое сальдо на конец месяца отражает невыполненные организацией обязательства перед работниками ввиду не наступления срока их погашения или отсутствия денежных ресурсов для этих целей.
По кредиту счета 70 отражаются суммы:
а) оплаты труда, причитающиеся работникам, в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников;
б) оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, - в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»;
в) начисленных пособий по социальному страхованию – в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
г) начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. – в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
Рассмотрим основные бухгалтерские проводки по кредиту счета 70:
1. Начислена зарплата работникам, занятым
приобретением объектов основных средств (НМА) 08 70
2. Начислена заработная плата рабочим
- основного производства 20 70
- вспомогательных производств 23 70
- занятым на устранении производственного брака 28 70
- обслуживающих технику 25 70
3. Начислена зарплата работникам аппарата управления 26 70
4. Начислена зарплата работникам, занятым
продажей продукции 44 70
5. Начислено пособие по временной нетрудоспособности 69 70
6. Начислены премии и иные выплаты за счет прибыли,
остающейся в распоряжении организации 84 70
7. Начислены отпускные, вознаграждение за выслугу лет и т.п.
за счет ранее созданного резерва 96 70
8. Начислена зарплата работникам, занятым
ремонтом основных средств (один из вариантов) 97 70
9. Начислена зарплата работникам, занятым
ликвидацией последствий ЧС 91 70
По дебету счета 70 отражается выплата (перечисление), депонирование заработной и все виды удержаний из заработной платы, которые мы будем рассматривать в третьем учебном вопросе лекции.
Регистрами синтетического учета по расчетам с персоналом по оплате труда являются:
- журнал-ордер № 10-с (№ 10 и № 10/1 в промышленности) – по кредиту счета 70;
- оборот по дебету счета 70 находит отражение в зависимости от вида выплат, удержаний и вычетов в ж/ордере № 1 (Д-т 70 К-т 50), в журнале № 2 (Д-т 70 К-т 51), в журнале № 8 (Д-т 70 К-т 68; Д-т 70 К-т 73; Д-т 70 К-т 76).
Однако запись оборотов по кредиту счета 70 в ж/о № 10-с производится после обобщения начисленной зарплаты в разработочных таблицах:
- в строительстве – р/т 2 «Распределение заработной платы» и р/т 5-с «Сводка начисленной зарплаты по ее составу и категориям работников, учета расчетов с работниками по страхованию и распределение зарплаты»;
- в промышленности – р/т 3, Р/т 4, Р/т 5.
В р/т 2 производится распределение основной зарплаты рабочих по синтетическим счетам и шифрам учетной номенклатуры на основании первичных документов.
В р/т 5-с обобщаются все суммы начисленной рабочим и служащим зарплаты, как входящие, так и не входящие в фонд зарплаты. Она обеспечивает получение сводных данных по расчетам с работниками и об использовании фонда зарплаты. Кроме того, в ней обобщаются данные о произведенных удержаниях из зарплаты, которые служат основанием для записей в другие журналы-ордера. Заполняется на основании первичных документов и расчетных ведомостей.
Т.о. учет расчетов по оплате труда включает следующие этапы работы бухгалтерии:
1) на основании первичных документов рассчитывается зарплата каждого работника и заносится в Т-54;
2) определяется величина удержаний и вычетов;
3) определяется сумма зарплаты к выдаче на руки;
4) на основании Т-54 составляется Т-49 или Т-51;
5) выплачивается зарплата по Т-49 или Т-53;
6) составляются р/т 2 и р/т 5-с (или другие регистры);
7) начисляется ЕСН и другие обязательные платежи, исчисляемые с фонда оплаты труда;
8) отражаются начисления, удержания и выплаты в соответствующих учетных регистрах;
9) отражается депонированная зарплата.
Вывод:
В каждом хозяйствующем субъекте обязательно организуется учет личного состава, выработки, начисленной заработной платы. Основными первичными документами по оплате труда являются Т-12, Т-13, Т-40, Т-41, Т-54, Т-51, Т-53.
Регистрами аналитического учета расчетов по оплате труда являются расчетные ведомости. Разработано несколько вариантов оформления расчетов организации с работниками по заработной плате. Аналитический учет организуется в разрезе каждого табельного номера, а синтетический учет фиксирует суммы оплаты, объединяя их в составе счета 70. Основными учетными регистрами синтетического учета является журнал-ордер 10-с. Обороты по дебету счета 70 отражают суммы выплат, удержаний и вычетов, что мы и рассмотрим в третьем вопросе.