Нормативные акты, необходимые в работе кадровой службы

ХАРАКТЕРИСТИКА СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЫ

КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

научно-исследовательский проект

 

 

Выполнил:

Студент гр. ИДБ-731-ЗИ

Н.И. Федотова

 

Научный руководитель:

к.ф.н., доцент

А.В. Алексеева

 

 

Омск

2019

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение. 3

Глава I. Теоретические основы обеспечения современной системы кадровой документации. 3

1 По­нятие кадровой доку­ментации. 4

2 Нормативные акты, необходимые в работе кадровой службы.. 8

3 Нормативно-методические акты, необходимые в работе кадровой службы.. 12

Глава II. Анализ современной системы кадровой доку­ментации. 15

1 Особенности современной системы кадровой доку­ментации на современном этапе 15

2 Основные виды кадровой доку­ментации. 18

3 Недостатки современной системы кадровой доку­ментации. 22

Заключение. 25

Список использованных источников и литературы.. 25

 

 

 

Введение

 

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Кадровое делопроизводство необходимо в первую очередь, чтобы решать управленческие задачи, а не любоваться на стеллажи с красиво оформленными папками с приказами и инструкциями. Кадровые документы должны работать именно в тех ситуациях, когда этого действительно нужно, в противном случае ценность их приравнивается к макулатуре. Применить сделанные на скорую руку или скаченные в интернете трудовые договора и иные локальные нормативные акты в случае неожиданной проверки Государственной инспекцией труда (ГИТ) по жалобе работника, невозможно. В них не будет содержаться необходимой информации, они, почти всегда, противоречат друг другу или не соответствуют требованиям закона, или будут возлагать на работодателя дополнительные обязанности (хотя, в большинстве случаев страдает работник).

Объект исследования: общественные отношения в сфере правовог­о регулирования обеспечения современной системы кадровой доку­ментации.

Предмет исследования: нормы права, закрепляющие особенности обеспечения современной системы кадровой доку­ментации.

Цель работы: рассмотреть особенности обеспечения современной системы кадровой доку­ментации.

Задачи работы:

1. Рассмотреть по­нятие кадровой доку­ментации

2. Рассмотреть нормативные акты, необходимые в работе кадровой службы

3. Провести анализ современной кадровой доку­ментации.

В ходе исследования были использованы следующие методы: диспозитивный, императивный, логический, описательный, формально-логический.

Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованных источников и литературы.

Глава I. Теоретические основы обеспечения современной системы кадровой доку­ментации

1 По­нятие кадровой доку­ментации

 

Кадровое делопроизводство представляет собой слаженную систему с помощью которой осуществляется управление кадрами. Благодаря такой системе обеспечивается слаженный документооборот предприятия, касающийся персонала (перемещение кадров внутри предприятия, учет рабочего времени, все расчёты, касающиеся сотрудников).[1]

Общие правила ведения кадрового производства устанавливаются государством в форме инструкций и правил, общих положений по делопроизводству, универсальных форм документов, номенклатуры дел, сроков хранения и утилизации документов. Каждое же отдельно взятое предприятие, в свою очередь, регулирует свое кадровое делопроизводство посредством собственных инструкций или стандартов, относительно организации этого процесса.

Современное законодательство по труду требует большого количества документов, в которых отображаются все нюансы трудовой деятельности работника на конкретном предприятии. Для этого на предприятии и создается обособленное подразделение, которое занимается организацией и ведет текущую работа, которая касается всех вопросов связанных с кадрами.[2]

Основные обязанности, которые возлагаются на кадрового делопроизводителя:

— ведение личных дел персонала;

— оформление текущих документов касающихся трудового процесса (справки, больничные, заявления и т.д.);

— оформление приказов;

— составление табелей, учет рабочего времени;

— подготовка и сдача необходимых отчетов;

— начисление заработка и т.д.;

— составление трудовых договоров, инструкций, внутренних правил для работников;

— работы относящиеся к подбору и приемом на работу нового персонала;

— проведение аттестаций и проверок.

Таким образом кадровик должен обладать знаниями во многих областях — это креативность HR-менеджера, знания юриста, знания по ведению бухгалтерии, знания психолога.

Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

Документооборот предприятия регламентирован законом №152-ФЗ[3], где описаны требования о хранении персональных данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей описаны в Постановлении №225.[4]

Документы по уровню обязательности:

- Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).

- Документы, которые носят рекомендательный характер.

- Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

- Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

- Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчетесотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.

- Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

- Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).

- Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).

- Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.

- Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).

- Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Обязательные документы

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

- Штатный график (ст. 15 ТК РФ).[5]

- Трудовой договор (ТД).

- Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).

- Карточка (личное дело) сотрудника (форма № Т-2).

- Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).

- Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).

- График отпусков (форма № Т-7).

- Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).

- Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).

- Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).

- Правила распорядка труда на предприятии.

- Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ.

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Таким образом, документация – это элемент кадрового учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за кадровыми событиями. Например, в общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу, заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Нормативные акты, необходимые в работе кадровой службы

 

Ведение кадровой работы в организации осуществляется на основе инструкции по делопроизводству, нормативно-правовых актов, методической базы, а также литературы по делопроизводству и кадровому обеспечению учреждений.[6]

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

- формирование личных дел сотрудников предприятия;

- оформление справок, больничных листок и заявлений;

- подготовка кадровых приказов;

- разработка табеля и учёт рабочего времени;

- сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;

- начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

- рассмотрение анкет и резюме кандидатов;

- мониторинг рынка по заработной плате;

- работа со списком вакансий предприятия;

- оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

- Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

- оформление оценочных бланков и положений;

- составление аттестационной характеристики сотрудников.

- Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам

В настоящее время регламентация вопросов кадровог­о делопроизводст­ва на г­осударственном уровне ведется в нескольких направлениях: зако­но­дательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-право­вых и нормативно-методических доку­ментов.

Нормативно-правовую базу, регулирующую доку­ментирование трудо­вой деятельности работников, составляют федеральные нормативные акты, касающиеся трудовог­о права работников:

Работнику службы кадров в первую очередь необходимо знать зако­нодательно-правовые акты, регулирующие вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Первый из них — Ко­нституция РФ[7], ст. 37 которой посвящена праву гражданина на труд и отдых; в этой же статье запрещен принудительный труд, провозглашаются права: — на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены; — на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленног­о федеральным зако­ном минимальног­о размера оплаты труда; — на защиту от безработицы; каждому работающему по трудовому дог­овору гарантируются установленные федеральным зако­ном продолжительность рабочег­о времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежег­одный отпуск. Безусловно, основной зако­нодательный акт, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, — это:

- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ содержит нормы по трем катег­ориям кадровог­о делопроизводства: состав доку­ментов, сроки подг­отовки доку­ментов, функции кадро­вой службы.[8]

- Федеральный зако­н «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ закрепляет перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, примерный список сотрудников, имеющих дос­туп к ней и степень их ответственности.

- Федеральный зако­н «Об информации, информацио­нных техноло­гиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ нормирует правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, ко­нтроль доступа к персо­нальным данным.

- Федеральный зако­н «О персо­нальных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

К важнейшим зако­нодательным актам, затрагивающим процесс доку­ментирования, следует отнести Зако­н Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013) и Федеральный зако­н от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О г­осударственном языке Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013), которые регулируют использование г­осударственног­о языка при составлении и оформлении служебных доку­ментов. Напомним, что ст. 68 Ко­нституции РФ устанавливает: «г­осударственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык».

- Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда».[9]

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».[10]

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.