Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т. п.).
К нормативно-методическим документам относятся[11]:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
- инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
- государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- основные правила работы архивов организаций;
- перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.
В нормативные документы по кадрам конкретных организаций, включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях.[12]
К таким документам, прежде всего, относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников. Локальные нормативные акты работодателя составляют штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.
До настоящего времени не нашли нормативного закрепления вопросы документирования отношений:
- по социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений (в том числе при урегулировании возникающих в ходе переговоров разногласий); - по разрешению трудовых споров (документирование процедуры создания и организации деятельности комиссии по трудовым спорам, оформление принятых комиссией решений).[13]
Все кадровые документы на работников должны храниться в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.[14] Стандарты формирования и оформления документов кадровой службы носят не всегда обязательный характер для организаций, однако следование им помогает систематизировать кадровую документацию, наладить документооборот на предприятии, улучшить работу персонала. Существует большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата, разработанных Центральным бюро нормативов по труду.
Глава II. Анализ современной системы кадровой документации
1 Особенности современной системы кадровой документации на современном этапе
Современные мировые тенденции обусловливают необходимость формирования технотронной экономики, в которой ключевую роль играет человек. Человеческий капитал представляет собой важнейший фактор формирования и развития инновационной экономики и экономики знаний как очередного этапа общественного развития. Именно человеческий капитал, накопленный «багаж» знаний и навыков в настоящее время являются важнейшими конкурентными преимуществами хозяйствующего субъекта. Следовательно, сегодня наибольшую актуальность для организаций приобретают проблемы обеспечения интеллектуально-кадровой безопасности, которые, по сути, сводятся к минимизации кадровых рисков. Кадровые риски являются следствием недостаточно эффективной работы с человеческими ресурсами в организации и причиной всех других видов рисков в организации.[15]
В современных условиях динамично развивающегося мира анализ рисков в деятельности организаций, выступающих ключевым звеном рыночной экономики, является необходимым фактором ее устойчивого функционирования.
Как мы отмечали выше, сегодня, в эпоху формирования экономики знаний и закреплением за персоналом статуса главного богатства компании, особое внимания требует к себе оценка кадровых рисков хозяйствующих субъектов.
Персонал организации является важнейшим ресурсом предпринимательской деятельности, так и источником крупных потерь, вплоть до банкротства и ликвидации фирмы, т.е. выступает в качестве основного источника риска.
Для современной системы кадровой документации характерны такие направления в работе как:
Организация кадрового делопроизводства.
- Применение ГОСТ Р 7.0.8-2013 и его соотношение с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Разработка методов организации эффективного кадрового делопроизводства. Создание единой системы кадрового документооборота. Примерная номенклатура дел.
Соблюдение требований к оформлению кадровых документов с учетом последних изменений законодательства.
- Основные правила и порядок оформления кадровых документов. Придание юридической силы.
- Унифицированные формы документов и порядок работы с ними. Типичные ошибки в оформлении кадровых документов, порядок их исправления.
- Трудовые книжки. Особенности заполнения и внесения исправлений. Электронные трудовые книжки: перспективы внедрения до 2020 года.
- Документирование трудовых отношений:
- Документирование приема на работу, перевода, перемещения. Составление трудового договора с работником. Обязательные и дополнительные условия.
- Оформление дополнительной работы: совмещение и совместительство, увеличение объема работ, расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
- Особенности оформления трудовых отношений с различными категориями работников: государственными служащими, женщинами, иностранцами, инвалидами и др.
- Правовая ответственность при заключении договоров ГПХ, фактически регулирующих трудовые отношения.
- Порядок оформления отпусков, больничных листов, командировок.
- Документирование дисциплинарной ответственности.
- Основания и порядок оформления прекращения трудового договора.
В 2019 г. в организацию кадрового делопроизводства были внесены изменения:
Российское трудовое законодательство — динамичная и постоянно совершенствующаяся система. Ряд норм этого документа, вступивших в силу в 2018 г. касаются и обязательных документов для кадрового делопроизводства. Рассмотрим, что именно предстоит изменить в работе кадровой службы.
Увеличение значения МРОТ. С 1 июля он будет равен 7800 р., что на 4% выше предыдущего значения.
Для работодателей это будет означать пересмотр условий оплаты труда и включение в трудовые договоры, заключаемые с вновь нанятыми работниками, положений, учитывающих это изменение. Напомним, что платить менее МРОТ за работу полный день, смену или неделю работодатель права не имеет. Упрощение кадрового учета для малого бизнеса, подпадающего под критерии микропредприятий. Ниже на примере ИП мы подробно рассмотрим это новшество и назовем необходимые кадровые документы образцы и бланки 2018 г.
Независимая оценка квалификации. Федеральный закон, регулирующий ее проведение принят в июле 2016 г и вступил в силу с 01.01.2017 г. Соискатели проходят ее либо за счет собственных средств, либо по направлению работодателя. Оценка производится в виде экзамена по итогам которого выдается свидетельство. Отрицательные результат отражается в заключении с рекомендациями по улучшению знаний. Инициатива о прохождении независимой оценки может поступить и от работодателя. Но для направления работника на экзамен требуется его письменное согласие. Во время экзамена за сотрудником сохраняется его должность и зарплата, а также возмещаются командировочные расходы.
Ужесточены сроки выплаты зарплаты. Если ранее работодатели сами могли устанавливать их, то теперь в ст. 136 ТК устанавливаются предельные сроки — не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.
Некоторые кадровые документы для ИП в 2019 г. больше не являются обязательными. Такое новшество предусмотрено Законом от 03.07.2016 г. № 348-ФЗ. Согласно его положениям, от необходимости вести кадровый учет освобождаются так называемые микропредприятия. В эту категорию могут входить как ИП, так и юридические лица. Критериями отнесения именно к микропредприятиям закон называет следующие признаки: численность сотрудников до 15 человек; общий годовой доход не выходит за пределы 120 млн. руб.; для ООО среди учредителей доля других юрлиц не превышает 49%. Послабления для малого бизнеса не означают возможности не вести кадровую документацию вовсе. Речь идет только о ряде локальных актов, таких как ПВТР, положения о зарплате и премировании, графики отпусков и смен и т. п. Однако все условия, которые обычно включаются в такие документы должны быть прописаны в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками. Их наличие все так же обязательно.
Таким образом, система кадровой документации на современном этапе – динамичная система, которая подвержена изменениям.
2 Основные виды кадровой документации
Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.
Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:
- Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
- Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на аутсорсинге кадрового делопроизводства.
Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.
Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.
Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг друга прав, обязанностей и ответственности работодателя и сотрудника организации. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, как работодатель, так и сотрудник организации может доказать свою правоту. Поэтому работа с кадровой документацией должна быть чрезвычайно серьезной, поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные обязанности и права работника.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию.
Документы, образующиеся в результате регламентации трудовых отношений и используемые в кадровой работе, классифицируются по видам (рис. 1).[16]
Организационно-распорядительная документация создает комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Данная документация состоит из распорядительной документации, в которую входят приказы, распоряжения, постановления, указания и информационно-справочной документации, которая состоит из писем, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.
Рис. 1 Классификация кадровой документации
Организационно-кадровая документация включает в себя[17]:
- Устав организации - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, учреждения.
- Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с её Уставом.
- Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, устанавливающая полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности.
- Положение о структурных подразделениях является локальным нормативным актом, помогает распределить роли и функции между подразделениями внутри организации.
- Правила внутреннего трудового распорядка относятся к числу локальных нормативных актов, которые разрабатываются на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждается руководителем организации.
- Документация по личному составу представляет собой совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудника организации. В данную группу включают следующие документы:
- Резюме - документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другую относящуюся к делу информацию, обычно требуемую при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.
- Трудовой договор соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности.
- Автобиография не является обязательным документом в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Автобиография представляет собой последовательное описание человеком событий собственной жизни.
- Характеристика представляет собой официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. В характеристике упоминаются отзыв о служебной работе и общественной деятельности работника.
- Анкета составляется собственноручно, поступающим претендентом на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. При этом данные могут пройти обязательную проверку.
Таким образом, частью единого делопроизводственного процесса является кадровое делопроизводство. Именно в рамках кадрового делопроизводства осуществляется отбор кадров, их учет, фиксация трудовых отношений, сопровождающих процесс деятельности организации.
3 Недостатки современной системы кадровой документации
Сегодня многие компании не придают особого значения ведению кадрового делопроизводства и учета, что является грубейшим нарушением. Из-за неправильного ведения кадровых документов возникают серьезные проблемы. В частности, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого что требовать. Обычно компании задумываются о восстановлении кадрового учета после проверок Трудовой инспекцией или после подачи иска уволенным работником. Поэтому очень важно вовремя систематизировать кадровую документацию и привести ее в соответствие с нормами законодательства.
С трудностями сталкиваются абсолютно все руководители компаний, но как показала практика, часто встречающаяся проблема это ведение кадрового делопроизводства. К сожалению, приходится констатировать тот факт, что руководители компании считают ведение кадрового делопроизводства необязательным. С такой политикой руководства, кадровый учет либо не ведется вообще, либо вместо специалиста по кадрам его ведение поручается неквалифицированным сотрудникам (бухгалтера, менеджеры, секретари и др.).
Отношение такого рода к кадровым документам это самая большая ошибка, так как в дальнейшем возникают очень серьезные проблемы с законом.
Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.
Рассмотрим типичные ошибки:
1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.
Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным.
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.
Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.
Таким образом, ошибки бывают в любой деятельности, особенно в делопроизводстве, так как во многих организациях для большинства сотрудников оно не является профессиональной областью.
Целью исправления подобных ошибок является не только стремление к порядку в организации и соблюдение законодательства, но и повышение удобства работы и мотивации сотрудников.
Решение данных проблем невозможно без определения состава обязательных документов, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства в коммерческой организации (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов, альбом унифицированных форм, график документооборота кадровой документации).
Заключение
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений работодателя и работника, как внутри организации, так и в случаях рассмотрения спорных вопросов сторонними организациями (например: в судебном порядке, профсоюзом и т.д.).
Ведение кадровой документации - это комплекс действий, включающий создание и ведение документов, которые устанавливают определенный порядок использования наемного труда, отношений между работником и нанимателем и т.д..
Анализ работы с кадровой документацией в организациях показывает, что в делопроизводстве наиболее распространены следующие ошибки:
- отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные пакеты документов, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету состава работников и рабочего времени;
- нарушается порядок создания, ввода вработу, применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, нанимаемых на работу;
- содержание локальных документов (в основном: договор найма, договор материальной ответственности, договор аренды и т.п.) в большинстве случаев противоречит нормам ТК РФ;
- от работников требуют предоставить или составления документов не предусмотренных ТК РФ, несмотря на прямой запрет таких действий (ч. 3 ст. 65 ТК РФ);
- содержание трудовых договоров не всегда отвечает требованиям ТК РФ;
- несвоевременно и безграмотно ведутся такие важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные дела работника;
- неправильно ведутся документы трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организаций, с выпускниками, с иностранными работниками, с пенсионерами, и др.);
- игнорируются унифицированные формы организационно-распорядительных документов и первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;
- кадровые документы оформляются не правильно и не имеют юридической силы из-за непонимания и не знания практиками юридического значения документов и незнания порядка их оформления;
- документы не всегда регистрируются или в большинстве случаев регистрируются задним числом,так же часто теряются;
- документы, вышедшие из работы, хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.
Перечисленные типичные ошибки в работе с кадровой документацией показывают, что имеющиеся проблемы в этой области охватывают весь спектр кадрового документооборота: документирование трудовых отношений и других связанных с ними отношений; организацию документооборота; оперативное и архивное хранение документов.