Реестр бухгалтерских документов

Группа ПКК-21

Предмет: Основы бухгалтерского учета

Тема программы 1.1: Ведение бухгалтерского учета

Тема урока: Документы и их роль в бухгалтерском учете

Цели урока: Сформировать у студентов знания по ведению бухгалтерского учета и его документального оформления.

Уважаемые студенты! Задайте вопросы по телефону или в ЛС.

Документы и их роль в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. Если нет первичного документа, то и нет бухгалтерской записи. Если есть бухгалтерская запись, но нет первичного документа, то это означает грубую ошибку в ведении бухгалтерского учета.

В совокупности все документы составляют документацию. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой для других функций системы управления: расчета плановых (нормативных) показателей производства, продаж, себестоимости, прибыли; нормирования производственного потребления материальных и других ресурсов и т.д. На основании документов создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Все документы бухгалтерского учета можно разделить на группы.

По содержанию документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы свидетельствуют об имеющем место хозяйственном факте. Они являются началом учетной регистрации хозяйственных фактов экономической жизни хозяйствующего субъекта. Каждый первичный документ предназначен для оформления отдельного хозяйственного факта: сумма выданных из кассы предприятия денежных средств оформляется расходным кассовым ордером; приемка складом материалов — приходным ордером и т.д.

Ос­но­ва­ни­ем для бух­гал­тер­ских за­пи­сей яв­ля­ют­ся пер­вич­ные до­ку­мен­ты. Они оформ­ля­ют­ся на каж­дый факт хо­зяй­ствен­ной жизни. Пер­вич­ные учет­ные до­ку­мен­ты утвер­жда­ют­ся учет­ной по­ли­ти­кой ор­га­ни­за­ции. Они могут со­став­лять­ся как по обя­за­тель­ной к при­ме­не­нию форме, так и по форме, раз­ра­ба­ты­ва­е­мой ор­га­ни­за­ци­ей са­мо­сто­я­тель­но.

То есть до­ку­мен­ты бух­гал­тер­ско­го оформ­ле­ния при­ме­ня­ют­ся для фик­си­ро­ва­ния хо­зяй­ствен­но­го факта и от­ра­же­ния его в бух­гал­тер­ском учете. А вот для си­сте­ма­ти­за­ции и на­коп­ле­ния ин­фор­ма­ции, уже вклю­чен­ной в учет­ную си­сте­му на ос­но­ва­нии пер­вич­ной документации, пред­на­зна­че­ны ре­ги­стры син­те­ти­че­ско­го и ана­ли­ти­че­ско­го учета.

Ос­нов­ные бух­гал­тер­ские до­ку­мен­ты вклю­ча­ют в себя не толь­ко пер­вич­ную до­ку­мен­та­цию и ре­ги­стры учета, но и бух­гал­тер­скую от­чет­ность, со­став­ля­е­мую на за­клю­чи­тель­ном этапе учет­ной ра­бо­ты. Бух­гал­тер­ская от­чет­ность пред­став­ля­ет поль­зо­ва­те­лям ин­фор­ма­цию об иму­ще­ствен­ном и фи­нан­со­вом по­ло­же­нии ор­га­ни­за­ции и о ре­зуль­та­тах ее хо­зяй­ствен­ной де­я­тель­но­сти.

Реестр бухгалтерских документов

Пе­ре­чень бух­гал­тер­ских до­ку­мен­тов опре­де­ля­ет­ся не толь­ко тре­бо­ва­ни­я­ми бух­гал­тер­ско­го, на­ло­го­во­го и иного за­ко­но­да­тель­ства, но и спе­ци­фи­кой де­я­тель­но­сти каж­дой кон­крет­ной ор­га­ни­за­ции. К при­ме­ру, если ор­га­ни­за­ция за­ни­ма­ет­ся опто­вой тор­гов­лей и яв­ля­ет­ся пла­тель­щи­ком НДС, то при каж­дой от­груз­ке она фор­ми­ру­ет то­вар­ные на­клад­ные и сче­та-фак­ту­ры, а если ока­зы­ва­ет услу­ги – сче­та-фак­ту­ры и акты ока­зан­ных услуг.

При этом пер­вич­ные учет­ные до­ку­мен­ты, ре­ги­стры бух­гал­тер­ско­го учета и бух­гал­тер­ская от­чет­ность долж­ны хра­нить­ся ор­га­ни­за­ци­ей не менее пяти лет после окон­ча­ния от­чет­но­го года.

При смене ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции про­из­во­дит­ся пе­ре­да­ча до­ку­мен­тов бух­гал­тер­ско­го учета в со­от­вет­ствии с уста­нов­лен­ным ор­га­ни­за­ци­ей по­ряд­ком.

При смене глав­но­го бух­гал­те­ра бух­гал­тер­ские до­ку­мен­ты, как пра­ви­ло, также пе­ре­да­ют­ся но­во­му со­труд­ни­ку, от­вет­ствен­но­му за си­сте­му учета, по акту при­е­ма-пе­ре­да­чи бух­гал­тер­ских до­ку­мен­тов, об­ра­зец ко­то­ро­го каж­дая ор­га­ни­за­ция раз­ра­ба­ты­ва­ет са­мо­сто­я­тель­но. По-дру­го­му этот пе­ре­чень может име­но­вать­ся «Ре­естр бух­гал­тер­ских до­ку­мен­тов при пе­ре­да­че дел», об­ра­зец ко­то­ро­го тоже за­ко­но­да­тель­но не уста­нов­лен. В нем, есте­ствен­но, ука­зы­ва­ет­ся пе­ре­чень пе­ре­да­ва­е­мых до­ку­мен­тов. До­ку­мен­ты в нем могут быть пе­ре­чис­ле­ны как по­объ­ект­но (при ми­ни­маль­ном объ­е­ме до­ку­мен­тов), так и по томам (к при­ме­ру: сче­та-фак­ту­ры за 2-й квар­тал 2020 года, по­лу­чен­ные от по­став­щи­ков; расчетно-платежные ведомости за 1- й квар­тал 2021 года).