Выражением процессов управления являются функции управления проектом, которые можно представить как набор действий или вид деятельности, обеспечивающих достижение запланированных результатов. Из множества подходов к определению перечня функций управления проектом остановимся на подходе, предложенном В. А. Заренковым. Он включает в себя семнадцать функций от управления замыслом проекта до управления выполнением гарантийных обязательств (рисунок 1).
Рисунок 1 - Функции управления проектом
Управление замыслом можно рассматривать как управление действиями, способствующими принятию решения о развитии первоначального замысла и его воплощении в жизнь.
Основными препятствиями на пути развития и воплощения могут стать:
- отсутствие собственных ресурсов и возможности обеспечить их поступление из вне;
- различные виды сопротивления со стороны подчинённых и коллег;
- отсутствие опыта или квалифицированных кадров, необходимых для развития и воплощения;
- замысел несёт в себе чрезмерно революционную или радикальную идею.
Управление замыслом — это любые действия или их совокупность, направленные на устранение препятствий на пути развития и воплощения замысла, работа по подготовке к инициации проекта.
Управление предметной областью проекта позволяет идентифицировать отличительные особенности реализации и специфические параметры результатов проекта, связанные с его классификационными признаками.
Предметная область проекта — это точка приложения усилий, направляемых при выполнении работ по проекту, определяемая степенью детализации проекта, характером инструментов и субъектов воздействия. Например, в строительстве в качестве предметной области могут выступать фундаменты, стены, крыши, инженерные сети и прочие конструктивные элементы здания или все здание целиком.
Своевременную реализацию отдельных этапов проекта и всего проекта в целом обеспечивает управление временными параметрами проекта.
Временные параметры это не только моменты начала и завершения работ по проекту, их продолжительность, но и резервы времени, необходимые для своевременного устранения возможных отклонений по проекту.
Основные причины возникновения потерь рабочего времени при выполнении проекта кроются в ошибках, допущенных еще на этапе планирования: необоснованно сжатые сроки выполнения работ, отсутствие достаточных временных резервов, неправильная оценка рисков, недостаточно адекватная система контроля исполнения и, наконец, ошибки при составлении календарных планов.
Другим, не менее важным аспектом управления по временным параметрам является управление личным временем руководителей и исполнителей проекта. Главное правило, которым должен руководствоваться каждый участник разработки и реализации проекта — все и всегда необходимо делать своевременно.
Управление стоимостью и финансированием проекта обеспечивает планирование, оценку стоимости, формирование и контроль выполнения бюджета проекта.
Главная цель управления стоимостью — удержать стоимость проекта в запланированных рамках. Ключевым инструментом в достижении этой цели является составление бюджета проекта, в котором все притоки и оттоки денежных средств по проекту распределены во времени.
Бюджет любого проекта формируется на основании смет проекта, содержащих структурированный перечень выполняемых работ и используемых ресурсов. В зависимости от типа проекта различают несколько видов смет. Например, в строительстве используют локальные и объектные сметы.
Локальные сметы являются первичными сметными документа-и и составляются на отдельные виды работ и затрат по зданиям и сооружениям или по общеплощадочным работам на основе объёмов, определяющихся при разработке рабочей документации или рабочих чертежей.
Объектные же сметы объединяют в своем составе данные из локальных смет на объект в целом и являются сметными документами, на основе которых формируются свободные (договорные) цены на строительную продукцию.
Существует множество способов графического представления смет и бюджетов. Наиболее наглядные и популярные из них — календарный план-график, матрица распределения расходов, столбчатые, линейные и структурные диаграммы.
Управление финансированием проекта сводится к его своевременному обеспечению необходимыми объёмами денежных средств.
Основными формами финансирования проектов являются:
– финансирование с регрессом на заёмщика, при котором все проектные риски ложатся на заёмщика;
– финансирование без права регресса на заёмщика, при котором все риски проекта ложатся на кредитора;
– финансирование с ограниченным правом регресса, предполагающий распределение рисков между участниками проекта.
В условиях многопроектного управления финансовые потоки должны быть спланированы и синхронизированы таким образом, чтобы обеспечить общую финансовую стабильность, ликвидность и платёжеспособность.
Управление качеством — функция, обеспечивающая соответствие по показателю качества фактического проектного результата запланированному. Управление качеством проекта носит сквозной характер, пронизывает все этапы реализации проекта, подразумевает участие всех руководителей и исполнителей. Все мероприятия в рамках выполнения этой функции должны быть максимально регламентированы и документально оформлены.
Управление качеством проекта использует современные базовые подходы к управлению, в том числе и «всеобщее управление качеством».
Выполнение этой функции включает в себя мероприятия по планированию, повышению и контролю качества. Фактически, управление качеством проекта — это процедура совершенствования методов предотвращения возникновения и устранения возможных дефектов.