Внутренняя среда организации

Тема 3. Организации как объекты управления

1. Понятие, признаки и виды организаций.

2. Внутренняя среда организации.

3. Внешняя среда организации: факторы прямого и косвенного воздействия.

4. Жизненный цикл и культура организации.

5. Типы организаций в Украине.

Понятие, признаки и виды организаций.

При изучении первого вопроса студент должен уяснить, что в процессе производственно-хозяйственной деятельности работники объединяются с целью выполнения миссии, целей и задач организации. Именно это обеспечивает эффективное использование деловых качеств каждого человека.

Организация – группа лиц, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели

В украинском законодательстве организации, имеющие статус юридического лица, называют предприятиями, обществами, ассоциациями, объединениями и др. На практике используют термины «фирма», «корпорация» и др.

Чтобы считаться организацией группа людей должна соответствовать следующим требованиям:

1) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2) наличие хотя бы одной цели, которую принимают как общую все члены данной группы;

3) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организации классифицируют по различным признакам: по количеству целей, по способу и целям образования, в зависимости от особенностей взаимодействия отдельных элементов.

1. По количеству целей:

· простые организации – имеют только одну цель.

· сложные организации – ставят перед собой комплекс взаимозависимых целей.

2. По способу и цели образования

· формальные организации – создаются для решения конкретных производственных, хозяйственных и иных задач. Являются юридически узаконенными, существующие в определенном правовом пространстве, а их деятельность регулируется соответствующими правовыми актами. В таких организациях существуют два типа отношений: официальные – между должностями и неофициальные (неформальные) – между живыми людьми, личностями.

· неформальные организации – возникают стихийно и существуют как совокупность юридически не зафиксированных в основном неслужебных контактов между людьми, преследующими определенные личные цели, достижение которых не обеспечивается их членством в официальных организациях. Чаще всего они входят в состав формальной организации, создаются на основе совместных интересов.

Таблица 4.1 - Сравнительная характеристика формальных и неформальных организаций

Классификационные признаки	Формальные	Неформальные
1. Особенности возникновения	По правовому акту	Правовая незакрепленность
2. Субъекты	Должность	Личность
3. Характер связей	В соответствии с должностными инструкциями	Свободный межличностный
4. Основы регулирования	Правовые нормы	Традиции, обычаи
5. Причины создания	Достижение официальных целей, в соответствии с потребностями организации	Удовлетворение личных потребностей участников в поддержке, общении, информации, не удовлетворяемых официальной организацией

3. Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов:

· Механическая (бюрократическая) организация характеризуется большой сложностью, особенно большим числом подразделений по горизонтали; высокой степенью формализации; преобладанием жестких «вертикальных» связей; официальным характером отношений; ограниченной информационной сетью; низким уровнем участия всего управленческого персонала в принятии решений. Такие организации требуют безусловной лояльности, ограничивают свободу действий, игнорируют мнения людей, саму их личность.

· Органическая(адаптивная) организация является более гибкой. Для нее характерно небольшое число управленческих уровней, правил и инструкций; большая самостоятельность в принятии решений на низовых уровнях; широкая информационная сеть; наличие неформальных коммуникаций.

Организации, независимо от их специфики, характеризуются такими общими особенностями:

1. Определение миссии и целей.

2. Наличие ресурсов (человеческих, материальных, технологических, финансовых, информационных).

3. Разделение труда:

- горизонтальное разделение труда – разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, что обусловливает создание соответствующих подразделений и служб;

- вертикальное разделение труда – направлено на координацию работы, т.е. на осуществление процесса управления.

Таблица 4.2 - Общие черты и различия механических и органических

Организаций

Классификационные признаки	Механические	Органические
1. Структура и границы	Неизменные	Гибкие и меняющиеся
2. Связи между элементами	Жесткие вертикальные	Вертикальные и горизонтальные
3. Самостоятельность элементов	Ограниченная	Высокая
4. Специализация	Узкая	Широкая
5. Иерархичность	Сильная	Слабая
6. Сферы деятельности	Традиционные	Инновационные
7. Размеры	Крупные и средние	Средние и малые

4. Зависимость от внешней среды (экономических и правовых условий, общественных организаций, международных событий, законодательных актов, конкурентов, техники, менталитета общества и др.).

5. Наличие определенного структурного построения и необходимости управления.

6. Наличие формальные и неформальных групп.

7. Осуществление определенных видов деятельности в соответствии с поставленными целями.

Организация является системой, то есть совокупностью взаимосвязанных, взаимодействующих элементов, которые составляют целостное образование, наделенное свойствами, отличными от свойств его составляющих.

Любая организация – это единство двух систем: управляемой и управляющий. Управляющая (субъект) – орган или лицо, которое осуществляет управляющее действие. Объект управления (управляемая система) – отдельная структура или организации организация в целом, на котором направленное управляющее действие. Одна и та же структура может маты и субъектом и объектом управления.

Закрытая система

Командная информация Информация обратной связи

(директивные указания) (о выполнении указаний)

Объект

На западе эта же схема предполагается в немного другой редакции. ПУ рассматривается не только как взаимодействие субъекта и объекта, а, прежде всего, как самоуправление организацией.

В отличие от закрытой системы, системы открытого типа имеют входные и исходные каналы, которые разрешают ей взаимодействовать с внешней средой.

Таблица 4.3 – Характеристика элементов системы

Наименование элемента	Характеристика элемента	Роль менеджера
Вход	Информация, материалы, трудовые ресурсы	Привлечение новых материальных и трудовых ресурсов, материалов и технологий
Процесс	Обработка и преобразование входа	Получение новых комбинаций материалов, исследований, разработок
Выход	Продукция, услуги, прибыль	Достижение внешних изменений в функционировании системы, получении лучшего продукта через изменения в технологии или продукции, услугах через изменения в спросе

На современном этапе все организации рассматриваются как открытые системы, то есть системы, внутренние элементы которых взаимодействуют не только между собою, но и с внешней средой.

Открытая система характеризуется:

- целостностью – замена одной составляющей обуславливает изменение других;

- обособленностью – каждую составляющую можно рассматривать в отдельности;

- независимостью – возможное отделение подсистем;

- перспективностью – развитие в направлении совершенствования;

- специализацией – способность выполнять определенные работы;

- преобразованием входных элементов на исходные;

- централизацией – одна с составляющих становится доминирующей;

- ростом – тяготение к расширению, увеличению;

- цикличностью развития;

- равновесие;

- непредвиденностью причин возможных нарушений.

В процессе функционирования системы образуется эффект синергии (рост совокупной эффективности управленческой деятельности вследствие объединения, интеграции и взаимодействия управляющей и управляемой систем). Синергия создает условия, при которых общий эффект превышает сумму показателей отдачи отдельных подсистем организации, которые действуют независимо.

Внутренняя среда организации

Приступая к изучению второго вопроса данной темы, студент должен запомнить, что внутренняя среда – это ситуационные факторы внутри организации.

Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производства продукции, услуг). Это структура предприятия, ее культура и ресурсы, в составе которых главная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.

К основным переменным в организации относятся: цели; структура; задачи; технология; люди.

Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат.

Цель всегда предшествует осознанной деятельности людей, является мотивом, который побуждает их к деятельности, поскольку формируется на основе их потребностей и интересов. Цель выбирают, конструируют в виде идеальной модели состояния системы в будущем, возможность достижения которой оценивают руководители с учетом разных факторов – личных (уровень профессионализма, соотношение мотивов и стимулов) и факторов внешней среды)ресурсные и институциональные ограничения).

Цели существенно отличаются в зависимости от типа организации. Например: организация, занимающаяся бизнесом, концентрирует внимание на таких экономических показателях, как прибыль, рентабельность, производительность. Некоммерческие организации не стремятся к получению прибыли – их больше волнуют затраты. Эти отличия влияют на набор целей, которые формулирует руководство.

Структура — это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, которые позволяют наиболее эффективно достигать цели организации.

Разделение труда, на котором основывается построение структуры организации, может касаться работы с машинами, людьми и информацией. В зависимости от вида работ, взятых за основу разделения труда, соответственно выделяют производственную структуру, структуру аппарата управления и организационную структуру управления.

Производственная структура – группировка конкретных заданий в пределах производственных подразделений (цехов, участков), которые между собой связаны единой технологической цепью.

Структура аппарата управления – распределение власти и ответственности между управленческими работниками. Она основывается на вертикальном разделении труда, вследствие которого устанавливается количество уровней управления, строится управленческая вертикаль и формируются скалярные цепи, по которым осуществляется руководство или передается информация на высшие уровни управления.

Организационная структура управления – объединяет производственную структуру и структуру аппарата управления. При ее построении прежде всего определяют функции персонала организации. Если масштабы деятельности организации большие, то работников, которые выполняют работу в пределах одной функции, объединяют в специализированные отделы. Особенность организационной структуры управления состоит в том, что в ее пределах осуществляется группировка задач управления и распределение полномочий между подразделениям, а не отдельными должностными лицами, т.е. распределяются полномочия, а не власть.

Задачи — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми, предметами труда, информацией.

С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Влияние технологии на управление определилось тремя крупными переворотами в технологии:

1) промышленной революцией;

2) стандартизацией и механизацией производственного процесса;

3) применением конвейеров;

4) информатизация.

Основная характеристика современных технологий – изменчивость. Так, в сфере информационных технологий изменения происходят на протяжении нескольких месяцев. Изменения технологии требуют изменений внутренней среды организации:

- использование новой технологии обеспечивает высокую конкурентоспособность продукции (по качеству и затратам на ее изготовление). Поэтому организация должна своевременно изменить существующую технологию, чтобы не ослабить свои конкурентные позиции;

- внедрение новой технологии предусматривает новые знания работников, что обусловливает необходимость их обучения и переподготовки;

- новая технология может значительно изменить состав и способы решения управленческих заданий, что повлечет за собой перераспределение функций и изменение организационной структуры.

Классификация технологии по Вудворд. (Джоан Вудворд британская исследовательница управления). В основе классификации лежит повторяемость и технология выполнения операций, связанных с предметами и средствами труда.

1. Единичное мелкосерийное или индивидуальное производство — изготавливается одно или малая серия одинаковых изделий (эффективно при условии, когда для потребителя главным критерием является качество и уникальность товара). Например: компьютеры IBM, уникальное медицинское оборудование, мебель или одежда по индивидуальному заказу.

2. Массовое или крупносерийное производство — изготавливается большое количество изделий идентичных или очень похожих друг на друга. Эффективно, когда доминирующим критерием является качество и дешевизна, а уникальность не важна. Например: практически все потребительские товары изготовляются на базе технологии массового производства.

3. Непрерывное производство — круглосуточное использование автоматизированного оборудования. Эффективны при необходимости непрерывно изготовлять одинаковый по характеристикам продукт в больших объемах (крекинг нефти, производство электроэнергии).

Классификация технологии по Томпсону. (Джеймс Томпсон — социолог и теоретик организаций). В основе классификации лежит технология решения управленческих задач, связанных с людьми и информацией.

1. Многозвенные технологии — характеризуются серией взаимосвязанных задач, которые должны выполняться последовательно (производство автомобиля).

2. Посреднические технологии — характеризуются относительной самостоятельностью выполнения работ отдельными подразделениями организации. Например: банковское дело связывает вкладчиков и тех, кто берез займы в банках; бюро по трудоустройству – продавцов и покупателей рабочей силы.

3. Интенсивная технология — предусматривают разносторонние связи между исполнителями с целью уточнения выполняемой работы. Например: в больницах на «пятиминутках» рассматривают сложные случаи лечения пациентов, при необходимости созывают консилиум.

Персонал. Поведение человека в обществе и на работе является следствием сочетания индивидуальных характеристик личности, к которым относятся:

а) способности;

б) предрасположенность, одарённость — это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо работы;

в) потребности — недостаток чего-либо;

г) ожидания — люди формируют их относительно результатов своего поведения;

д) восприятие — это интеллектуальное собрание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие у двух людей всегда разное;

е) точка зрения;

ж) ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо или безразлично в жизни

Основное усилие менеджмента в организациях направлено на людей.

Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, так как они имеют два компонента: социальный компонент — людей и технический компонент — внутренние переменные.

Взаимосвязь внутренних переменных организации

Технология