Счет должен быть составлен правильно и точно. Чтобы у посетителей не оставалось сомнений в правильности суммы, которую он платит официанту, на предприятиях общественного питания введена практика подавать посетителю счет, в котором вписаны все блюда и напитки, цена каждого их них в отдельности и общая сумма заказа. Для этой цели на каждом столе на пластмассовых, подставках или в специальную папку кладется книжка для подачи счетов, куда записывают каждый заказ после его выполнения: вид и количество блюд, а также цену каждого блюда и напитка в отдельности и общую сумму. Таким образом посетителям дается. возможность сверить написанные в счете цены с ценами, указанными в меню.
После окончания завтрака, обеда или ужина посетитель оплачивает счет. Официант заканчивает оформление счета, переписав его с листа для заказов, на котором записан и номер, в свою книжку с бланками счетов.
В счете должны быть указаны виды блюд и напитков, цена каждого из них в отдельности, общая сумма, дата и подпись официанта.
Официант подает готовый счет на тарелке, покрытой полотняной салфеткой, сложенной в форме конверта. Он ставит тарелочку со свободной стороны посетителю, отходит к серванту и ждет, чтобы его пригласили для оплаты счета. Если оплаченная сумма точно соответствует сумме, указанной в счете, официант благодарит и берет ее с тарелки. Если официант должен дать сдачу, он кладет сдачу на ту же тарелочку и снова подает посетителю. Наличный расчет в ресторанах производится по окончании обслуживания гостя, которому выписывают счет; перед началом обслуживания по кассовым чекам (шведский стол, комплексный обед, бизнес-ланч) и предварительно при приеме заказов на обслуживание торжеств путем оформления заказа-счета.
В конце дня на основании копий счетов официант составляет реестр и сдает его с копиями счетов, съемными клавишами и ключами от счетчиков кассовой машины и выручкой кассиру или главному кассиру.
РЕЕСТР СЧЕТОВ (образец)
Предприятие общественного питания_____________________
Официант____________________________________(фамилия)
Реестр сдачи счетов кассиру_____________________(фамилия)
За ___(число, месяц)___________________200 г
Итого
Официант___________________________________(подпись)
| № п/п | Номер счета | Сумма, руб. коп. |
| 1. |
Итого
Официант___________________________________(фамилия)
Проверил метродотель_________________________(подпись)
Безналичный расчет осуществляют фирмы путем заключения договоров на питание с рестораном, на расчетный счет которого перечисляются денежные средства. В качестве безналичного расчета используются кредитные карты. Для этого рестораны приобретают специальное оборудование: импринтер или электронный терминал.
Кредитная карта - пластиковая карточка, которую открывает клиент банка или другого кредитно-финансового учреждения в пределах установленного лимита для получения денег с получением услуг ресторана или бара в кредит.
Для оплаты по безналичному расчету используют дорожные чеки. Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, и клиент оплачивает услуги в ресторане на эту сумму.
Перспективным направлением в осуществлении расчетов ресторанов с потребителями является система оплаты на основе пластиковых карт, что повышает престиж предприятий сферы услуг и способствует привлечению большого числа кредитоплатежных потребителей.
Контрольно-кассовые машины и POS-терминалы
Успешная работа ресторана, кафе, бара во многом зависит от использования современных контрольно-кассовых машин.
На предприятиях общественного питания кассовые машины выполняют фискальные функции, являясь основным инструментов для расчетов с потребителями, а для налоговых органов - показателем контроля за соблюдением правильности уплаты налогов предприятием.
Российские законы предусматривают использование машин, включенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Приобретенная кассовая машина обязательно ставится на учет и обслуживание в Центре технического обслуживания (ЦТО). Для дальнейшего контроля на кассовую машину наклеивается голограмма.
По существующей классификации контрольно-кассовые машины, используемые в ресторанах, подразделяют на три группы(класса):
пассивные;
фискальные регистраторы/кассовые машины с интерфейсом
активные/POS-терминалы
Пассивныекассовые машины позволяют осуществлять стоимостной учет продаж и пробивать чеки.
Кассовые машины этой группы просты в эксплуатации и используются на небольших предприятиях.
К основным моделям пассивных контрольно-кассовых машин относятся: Samsung 4615 и 250; Sharp-A250RF.
У кассовых машин фирмы Samsung количество программируемых наименований операций может достигать 300. Возможности Sarp ER-250RF несколько ниже, чем у Samsung. В то же время они позволяют обслуживать 10 подразделений и программировать 200 наименований.
К пассивным машинам относятся также автономные (портативные) кассы, работающие без подключения к электросети, что позволяет использовать их вне ресторана (в местах массового отдыха, мелкорозничная сеть и др.). Широко распространены портативные кассы российского производства «Микро» и ЭКР.
В условиях автоматизации производственной и торговой деятельности крупных ресторанов целесообразно использовать компьютерно - кассовую сеть (ККС), объединяющую компьютер и кассовые машины.
Руководителю ресторана для выработки правильного управленческого решения необходимо иметь оперативную информацию о следующем;
движении сырья и товаров на складе;
поступлении полуфабрикатов;
расчетах с поставщиками;
выпуске продукции в цехах и ее реализации в залах.
Решению указанных задач отвечают фискальные регистраторы. Это кассовые машины, способные работать только в составе компьютерно кассовой системы, получая информацию через каналы связи. Если пассивные и активные контрольно-кассовые машины могут функционировать в автономном режиме, то фискальные регистраторы требуют обязательного подключения к компьютеру. Выбор типа кассовой машины влияет на многие параметры системы автоматизированного управления: функциональность, надежность, стоимость и др.
Максимальной функциональностью и надежностью обладают активные контрольно-кассовые машины. Они имеют возможность не только функционировать в компьютерно-кассовой системе, но и управлять ею. К активной системе контрольно-кассовых машин относятся POS-терминалы, которые обладают возможностями по вводу, выводу, хранению и обработке информации.
В современных ресторанах широко применяются автоматизированные системы управления на базе POS-терминалов, которые позволяют контролировать объем продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчеты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учет и прогнозирование.
В небольших ресторанах устанавливают один кассовый аппарат. Работать на нем может один кассир, который пробивает заказы официантов или бармена. В средних ресторанах устанавливают не менее одного стационарного терминала на 4-5 официантов. В крупных ресторанах целесообразно иметь одну контрольно-кассовую машину и необходимое число терминалов, с помощью которых официанты оформляют предварительные заказы и отправляют их на производство и в сервис-бар. Расчеты с потребителями ведутся через кассу.
Существует три основные модификации официантских терминалов: стационарный с клавиатурным вводом (рис. 5.7 а), стационарный с сенсорным вводом (рис. 5.7 6), электронный блок заказов, который позволяет формировать заказ непосредственно у столика потребителя и передавать его по электронной сети на кассу и принтеры, установленные на производстве и в баре.
В ресторанах расчет с потребителями осуществляется, как правило, через кассиров, а не через официантов. Разделение функций обслуживания официантами, а расчетов через кассира позволяет усилить контроль за работой персонала.
В ресторанах и кафе наряду с торговым залом автоматизации подлежат следующие структурные подразделения: складские, кухня, бухгалтерия, а также работники системы учета и управления (калькуляторы, менеджеры и оператор системы автоматизированного управления САУ).
В небольших ресторанах функции калькулятора, бухгалтера и оператора САУ может выполнять один человек, а в крупных - несколько операторов, осуществляя ввод информации по складу, технико-технологическим и калькуляционным картам.
Комплекс автоматизированного управления зала ресторана и кассовых машин называется фронт-офисом зала. Комплекс предусматривает наличие автоматизированных рабочих мест официантов, барменов, кассиров, менеджера зала. Информация о работе зала поступает в общую систему. Системы автоматизации зала ресторана подразделяют на три вида:
полная автоматизация;
автоматизация на базе пассивных контрольно-кассовых машин;
на базе фискальных регистраторов.
При полной автоматизации ресторана система автоматизации зала связана с учетной системой «бэк-офис». Вместе они обеспечивают комплексную автоматизацию предприятия питания. При внесении блюд в заказ делается автоматическая распечатка его на кухне и в сервис-баре, а при закрытии заказа производится печать фискального чека на кассовой машине.
Автоматизация ресторана на базе пассивных контрольно-кассовых машин предполагает работу с заказами потребителей без немедленного внесения в систему учета заказанных блюд. Заказ вносится в контрольно-кассовую машину по окончании обслуживания, затем данные поступают в общую систему учета.
Применение комплексной системы автоматизации ресторана позволяет улучшить учет и контроль во всех подразделениях предприятия (склад, производство, зал, бухгалтерия и др.).
Системы автоматизации ресторанов должны адаптироваться под меняющиеся задачи, иметь механизмы перехода от более простых версий программ к более сложным.
В настоящее время на рынке представлено несколько программ для предприятий общественного питания, успешно выполняющих задачи по реализации работы ресторана, кафе или бара на каждом участке и предлагающих различные системы организации бизнес-схемы управления ими. В качестве примера можно рассмотреть систему автоматизации ресторанного бизнеса, разработанную фирмой «Raid». В системе ресторанного бизнеса принято выделять две части -- управление залом и управление складом.
Основные принципы работы системы управления залом, предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих потребителей (зал, кухня, сервис-бар и т.д.), можно проиллюстрировать таким образом:
Прием заказа у потребителя;
Формирование заказа на кассовом терминале;
Передача заказа на приготовление блюд и напитков на принтеры производства и сервис-бара;
Отметка готовности блюд на производстве и получение их официантом;
Закрытие заказа (пробивание чеков на кассовой машине);
6. Передача чека и счета потребителю, получение денег. Такая система способствует:
* улучшению работы персонала;
экономии времени за счет автоматизации процесса обмена данными между подразделениями;
сводит к минимуму вероятность ошибок при работе персонала;
становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: отчете о продаже изделий кухни, отчет по выручке, отчете по всем действиям пользователей системы, аналитических отчетах по лучшим продавцам, блюдам, столам.
Интегрированная дисконтно-кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок с поддержкой для каждого потребителя индивидуального бюджета.
Система позволяет не только создать жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно менять их в соответствии с требованиями руководства.
Вторая составляющая комплекса управления рестораном - программа товародвижения на складе. Для четкого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений предприятия и позволяет контролировать следующие действия:
весь путь движения продуктов, начиная от поступления, приготовления полуфабрикатов, готовых блюд на склад (и продажи их потребителям);
состояние любого подразделения, наличие продуктов на складе, в производственных цехах;
своевременная информация о необходимости пополнения запасов продуктов.
Система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в любом из подразделений того или иного продукта или готового блюда. Грамотное использование такой системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчетов и ошибок при ведении заказов продуктов, узнать о наличии продуктов на складе, на основании сообщений компьютера исключить ошибки в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок. Такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может четко понять, в каком состоянии у него каждая точка учета и почему.
Компьютерные системы в ресторане используются для следующих целей:
Учет продажи готовых блюд, контроль действий персонала;
Калькуляция блюд, расчет остатков на складах ресторана; Бухгалтерия;
Планирование закупок, контроль отклонений;
Безопасное и надежное хранение данных;
Управление световыми и иными электрическими приборами.
Работа на кассовой программе для ресторана осуществляется следующим образом: официант на кассовом терминале формирует заказ для потребителя, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На принтерах, установленных на производстве и в сервис-баре, автоматически печатается чек с указанием номера стола и фамилии официанта, который передал заказ. По этому чеку официант получает блюдо с кухни и продукцию из сервис-бара. Таким образом, ограничивается недокументированное получение блюд и увеличивается скорость обслуживания.
Одновременно на одном терминале может работать до 8 официантов. Для расчета с потребителями официант печатает счет. Если у потребителя имеется дисконтная или расчетная карта, официант регистрирует ее, потребителю автоматически предоставляется скидка. Кассир принимает деньги у официанта и выдает фискальный чек.
Менеджер ресторана имеет возможность наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказы, возвраты, дает скидки.
Контрольные вопросы:
1. Назовите восемь основных правил поведения за столом.
2. Кто является VIP клиентом?
3. Назовите три основных класса кассовых аппаратов, используемых официантом при обслуживании посетителей?
